Невыстроенные бизнес-процессы могут стоить бизнесу миллионов. Почему так: разбираемся на примерах

Бизнес похож на сложный механизм, где каждая деталь должна работать четко и слаженно, как часы. На языке предпринимателей это означает выстраивание бизнес-процессов — они есть у каждой компании, но не всегда функционируют так, как хотелось бы. Особенно важный аспект любого бизнеса — документооборот. Все рабочие документы компании важно сохранять в архиве. Это нужно, чтобы чувствовать себя спокойно в любой непредвиденной ситуации: внеплановые проверки, срочный сбор статистики, уточнение информации по условиям прошлых сделок. Если документы хранятся по правилам, а в архиве порядок, найти нужный договор, акт или отчет будет легко. Но иногда документы просто пребывают в хаосе, и последствия этого могут проявиться спустя несколько лет. Потеря нужного документа может стоить компании и ее руководителю большой суммы. Если дело касается суда, каждая осечка будет работать на оппонента.

Один из наших доверителей попал в непростую ситуацию. Он бывший генеральный директор компании, которую признали банкротом через пять лет после его увольнения. Не найденные вовремя документы могли стоить ему 33,5 млн рублей.

В этой статье Игорь Носков, управляющий партнер юридической фирмы «Башилов, Носков и Партнеры», рассказал, как нам удалось отстоять интересы доверителя, и дал несколько советов генеральным директорам, которые решили покинуть фирму.

С августа по декабрь 2015 года наш доверитель был генеральным директором компании, которая занималась продажей одежды. Из-за ослабления курса рубля к доллару компания терпела убытки, и учредители продали бизнес. При этом все дела и документы перешли новому владельцу и генеральному директору в одном лице.

Через пять лет компанию признали банкротом, а нашего доверителя хотели привлечь к субсидиарной ответственности. Его обвиняли в том, что он к моменту своего увольнения не сохранил товарные остатки на сумму 33,5 млн рублей и, соответственно, не передал их новому директору.

На чем строилось дело? Конкурсный управляющий пытался найти товарные остатки, которые находились в залоге у одного из кредиторов. Когда найти их не удалось, конкурсный управляющий решил возложить всю ответственность за это на нашего доверителя. В таком случае он должен был возместить убытки на сумму 33,5 млн рублей.

Именно на этом этапе доверитель обратился к нам за защитой.

Ни времени, ни аргументов: как мы добывали доказательства

Найти какие-то документы через пять лет после увольнения — непростая задача. Но доверитель был уверен: перед уходом из компании он передал преемнику товарные запасы на сумму 105 млн рублей, а значит, он не должен отвечать за то, что они исчезли после его ухода.

Так как доверитель обратился к нам буквально за три дня до рассмотрения дела, в первую очередь мы попытались выиграть время. Мы подготовили краткий отзыв на заявление о взыскании убытков, предоставили его в суд и попросили отложить судебное заседание. Это сработало: суд удовлетворил наше ходатайство, отложил заседание и мы получили время на более детальную подготовку.

Следующим шагом мы запросили у доверителя все имеющиеся документы на момент его работы в качестве генерального директора. Пришлось вручную перебрать внушительный объем документов. Но это дало плоды: мы нашли акт приема-передачи документов и ценностей — он доказывал, что доверитель передал все документы и активы новому руководителю. Это был весомый аргумент в пользу нашего клиента.

Помимо этого, мы пытались получить от бухгалтера оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 41 — она показывает остатки товаров. Обычно ОСВ выгружается из 1С, но в нашем случае это было почти невозможно сделать: прежний бухгалтер уже не работал в компании, а новый сотрудник нашего доверителя не мог нам помочь. Чтобы добыть ведомость, пришлось восстанавливать базу 1С. Это помогло нам получить ОСВ от нужной даты — 22 декабря 2015 года.

Оба найденных документа прямо доказывали, что наш доверитель невиновен: он сохранил товар и передал его в нужном объеме новому генеральному директору.

Как мы защищались в суде: привели аргументы наглядно

Во всех делах мы используем приемы, которые помогают представить информацию в удобном виде и обратить внимание судьи на ключевые доводы. Мы выстроили защиту и последовательно отражали атаку:

Мы были уверены, что у суда не было оснований настаивать на привлечении доверителя к ответственности за утерю имущества. Но наших аргументов оказалось мало. Суд определил, что все руководители параллельно управляли и другими компаниями, а в этой значились только номинально. То есть, по мнению суда, наш доверитель — единственный настоящий руководитель, именно поэтому отвечать за убытки компании придется ему. Доверитель был обязан выплатить 33,5 млн рублей. Причем долг в этом случае оставался с ним на всю жизнь, даже в случае банкротства.

Конечно, решение суда нас сильно удивило. Мы были уверены, что правы, и стали готовить апелляцию.

Полностью отстояли интересы доверителя

Мы выяснили, что наш доверитель одновременно руководил несколькими компаниями, как и его предшественники и последователи. Это хорошо видно на схеме, которую мы представили суду.

Схема показывает, что все генеральные директора параллельно руководили несколькими компаниями. Суд мыслил так: если человек занимает руководящую должность сразу в нескольких компаниях, то он является только номинальным директором в каждой из них. Значит, наш доверитель был таким же номинальным директором, как и все остальные, и, следовательно, не должен нести ответственность за решения других директоров. На заседании суд встал на нашу сторону, отменил решение суда первой инстанции и отказал в удовлетворении требований в отношении нашего доверителя.

Сложно предугадать, что станет с компанией после вашего ухода. Но в бизнесе важно умение думать наперед. Поэтому мы подготовили памятку для топ-менеджеров, где собрали важные правила грамотного ухода с поста. Простые советы помогут обезопасить себя от необоснованных обвинений и убытков:

Сделайте копии актов передачи всего имущества компании: товара, ценных бумаг, документов и прочего. Если вам придется отвечать перед судом, вы сможете документально подтвердить, что передали все необходимое и ничего не удержали. Когда подтверждающих документов нет, остается полагаться лишь на добросовестность нового директора.

Если новый руководитель отказывается принимать документы, направьте их по почте ценным письмом на адрес компании. Обязательно сделайте опись вложения и опишите реквизиты документов максимально подробно. Иначе доказать уклонение от приемки документов будет сложно.

Сделки, займы, продажа и покупка имущества, наем новых сотрудников, увольнение и прочее. Все решения, которые вы принимали, будучи руководителем компании, должны быть подтверждены. Сохраните для себя документы, которые показывают, что вами двигало. Каждое необоснованное решение — повод для взыскания убытков, а при определенных обстоятельствах — для привлечения к субсидиарной ответственности.

Например, налоговая может заподозрить, что вы используете фирмы-однодневки для укрытия от налогов. Подготовьте документы, которые подтверждают, что все ваши партнеры — реальные компании, а сделки с ними законны. Пока вы не сдали полномочия, собрать нужные документы несложно. Так вы дополнительно себя подстрахуете.

Если у компании были финансовые трудности, у вас должен был остаться план выхода из кризиса. Соберите документы, которые показывают принятые по плану меры. Иначе вас будет проще привлечь к ответственности за неподачу заявления о банкротстве. Оппонент сможет настаивать на том, что по вашей вине купил заведомо убыточный бизнес, а значит, имеет право взыскать с вас убытки.

Наши доверители — владельцы и топ-менеджеры крупных компаний. Мы знаем, насколько важна для бизнеса отточенная механика работы и во сколько может обойтись небольшая осечка. Правильно выстроенные бизнес-процессы помогут избежать непредвиденных ситуаций вроде той, в которой оказался наш доверитель. Да, это занимает время, но оно не тратится впустую. Когда речь идет о бизнесе, большую роль играет любая мелочь, а тем более такой важный момент, как порядок хранения документов. Вовремя замеченная ошибка помогает увидеть, где в системе случился сбой. А это — возможность переосмыслить и оптимизировать бизнес-процессы.