Как университетам повысить продажи ДПО: оптимизация обучения с Distant.Global
Для перевода дополнительного профессионального образования в онлайн институты и университеты нуждаются в системной поддержке и надежной технологической составляющей. В этой статье эксперт по цифровизации образования Наталья Абабий подсветит тонкие моменты, которые важны для оптимизации процесса перехода вузовских программ ДПО в онлайн. Более 15 лет Наталья занимается вопросами сохранения и повышения эффективности обучения в цифровом формате. Опыт работы преподавателем в университете, знание вузовской системы ДПО изнутри и успешный предпринимательский опыт, в том числе в организации онлайн-курсов на тысячи участников помогли ей создать и усовершенствовать платформу Distant.Global, которая отвечает всем потребностям участников образовательного процесса.
Зачем оцифровывать программы ДПО
Переход ДПО в цифровой формат позволяет масштабировать образовательную деятельность учебного заведения и оптимизировать процессы, связанные с оплатой и документооборотом. Скорость и удобство — это преимущества, которые позволяют университетам в разы увеличить аудиторию слушателей программ ДПО.
От заявки до начала учебы – пара дней
Если говорить о том, как устроена традиционная система ДПО офлайн, то обычно это история со множеством препятствий. От момента, когда у потенциального студента возникла идея пройти переобучение или повысить квалификацию, до момента, когда он в реальности приступит к обучению, пройдёт несколько недель, а иногда – месяцев.
Будущему слушателю курсов ДПО нужно принести и согласовать документы, получить счёт на оплату и пойти в банк, чтобы его оплатить. За это время пыл учиться может остыть, и клиент откажется от своей идеи. Чем меньше препятствий у слушателя курсов на пути к цели, тем выше вероятность достижения результата. DG делает процесс оплаты простым и удобным: несколько кликов мышкой — и студент получает доступ к учебным материалам.
Благодаря удобству и оперативности системы оплаты, на этом этапе вуз теряет меньше потенциальных слушателей. Опыт применения платформы Distant.Global для организации ДПО в вузах показал, что продажи курсов, тренингов и программ переквалификации после автоматизации системы оплаты идут вверх. Благодаря проведению онлайн-конференций и мероприятий после перевода процессов в онлайн, увеличивается количество слушателей.
Кадров меньше, эффективности больше
Обычно в вузах есть несколько отделов: финансовый, юридический, технический, и другие, которые отвечают за «подключение слушателя к услугам» ДПО. Когда будущий слушатель программы ДПО приходит учиться, его ожидает целая вереница различных согласований. Сначала он заключает и подписывает договор, потом идёт в банк, чтобы оплатить выданный счёт, затем предоставляет оплаченный счет и пакет документов в бухгалтерию вуза, и лишь после того, как его бумаги проверены и одобрены, слушателя подключают к системе, на которой ведётся обучение.
При этом часто и без того большой объём задач осложняется ещё и тем, что в вузах может быть несколько различных систем. То есть бывает так, что человек заключает договор на обучение, оплачивает работы, но его добавляют в отдельные системы, предоставляют доступы, где он должен проходит обучение, в лучшем случае - через месяц.
Внедрение Distant.Global позволяет высвободить целый штат специалистов, работать быстрее и проще, потому что все процессы происходят внутри одной платформы. Человек подписывает договор оферты, оплачивает и сразу получает доступ к курсу.
Безопасность личных данных
Нередко учреждения хранят паспортные данные и другие документы студентов в почте или на каком-нибудь «гугл-диске», тем самым нарушая закон о трансграничной передаче персональных данных. Distant.Global решает эту проблему: все персональные данные будут зашифрованы в системе, которая работает на российских серверах.
Масштабирование обучения при переводе в онлайн
У вузов, как правило, есть свой большой методический опыт, выработанный годами: качественные программы обучения, опытные преподаватели. Но часто нет понимания, как преподнести свое предложение в привлекательном для рынка формате, потому что онлайн-механика расходится с привычными практиками. Университетам нужно добавлять новые элементы, чтобы вовлекать людей в обучение и сохранять их заинтересованность.
Тут наша система управления обучением может помочь. Мы знаем, как упаковать знания и процессы обучения так, чтобы они имели ценность в глазах потенциальных обучающихся. Да, у преподавателей вузов накоплен огромный методический опыт. Но одно дело — читать лекции в аудитории на 30-100 человек, и совсем другое — выводить обучение в массовый формат, когда на курс регистрируются 500, 5000 или 50000 человек. Когда речь заходит о переводе обучения в онлайн, необходимы новые знания, методики и приемы. И здесь наш собственный опыт в организации обучения на десятки тысяч участников может помочь.
Методические рекомендации
Самый важный этап, определяющий успешность и эффективность проекта — подготовительный. Перед началом работы мы проводим анализ стейкхолдеров университета в рамках ДПО. Здесь выясняем
- Как организован процесс ДПО в вузе. Кто за что отвечает, какие есть роли и функции. Достаточно ли имеющихся ресурсов или надо кого-то добавить.
- Какие курсы университет будет реализовывать.
На этом же этапе просматриваем контент и даем подсказки организаторам обучения: где стоит добавить еще модуль с пояснениями, где просится тест, а где обязательно снять видео-инструкцию. Еще помогаем определить момент, когда лучше запросить отзывы о курсе — это важно для построения маркетинговой стратегии.
Также делимся экспертизой о том, как настроить образовательный процесс онлайн: каким образом будет проходить процесс набора, как организовать взаимодействие преподавателей и слушателей, если есть индивидуальные задания. Необходимо структурировать и реализацию курсов: какими ресурсами располагает вуз, какой контент следует добавлять, как и с помощью каких инструментов проверять знания, как выстроить практическую и проектную (при наличии) работу. И, наконец, разобраться с вопросами менеджмента: как администрировать весь процесс и управлять им, отслеживать статистику, особенно на больших числах, когда учится не пять человек, а пять тысяч.
Distant.Global вооружает команду отдела ДПО университета инструментами, которые позволяют сделать обучение конкурентоспособным и привлекательным с точки зрения рынка.
Мультиканальная система доступа
Если говорить о статистике, то бывает важно готовить её по разным блокам: в институтах и университетах есть отдел ДПО и на каждой кафедре есть ещё люди, которые отвечают за ДПО, и получается такая разветвлённая матричная структура, которую нужно учитывать при выстраивании процессов. Бывает, что есть отдел ДПО, которому нужно видеть аналитику по всем направлениям и срезам, а бывает, нужно ещё давать доступ отдельной кафедре или отдельному институту. Мы все это учитываем при проектировании платформы под запрос вуза.
Проектирование системы «по индивидуальным меркам»
После того, как мы изучили устройство процессов ДПО изнутри в конкретном университете и поняли задачи и потребности вуза, мы создаем техническое задание (ТЗ) на разработку платформы. Это объемный документ, в котором подробно прописаны все модули, которые должны быть в составе сервиса, все роли, их доступы и взаимосвязи.
Для подготовки ТЗ мы организуем на базе университета несколько рабочих групп, проводим с ними встречи, на которых выясняем: какие данные им нужны, чем они занимаются в рамках ДПО, что им нужно видеть в системе. Здесь следует уточнить, есть ли какие-то важные задачи, которые невозможно выполнить с помощью текущих систем, какие существуют сложности при организации рабочего процесса.
Когда вся информация собрана, создаем структуру данных на бумаге.
Рассмотрим процесс на примере работы документоведа. Его задача: облегчить процесс получения финального документа. Это предполагает комплексную работу от самого начала, когда человек появляется с запросом на обучение до выдачи итогового документа. В обязанности сотрудника отдела документоведения здесь входят
- Сбор и передача информации о необходимых документах
- Проверка правильности и объёма их заполнения
- Допуск к обучению
- Формирование пакета документов после обучения
- Отправка финальных документов
В одних вузах этим занимается документовед, в других — администратор. Наша задача — выяснить, как устроен процесс изнутри и зафиксировать эти задачи внутри технического задания. Всю техническую документацию по созданию платформы мы пишем сами: от заказчика не требуется знание терминологии и специфики.
На основе утверждённого ТЗ мы создаем платформу и передаём её университету вместе с инструкциями: проводим обучение через вебинары для тех, кто будет работать на этой платформе. Подключаем линию технической поддержки — специалистов, которые будут помогать решать вопросы, возникающие в процессе эксплуатации сервиса.
Что получает вуз в процессе сопровождения цифровизации ДПО с Distant.Global
Итак, резюмируем выгоды сотрудничества вуза с DG
- Опыт и экспертиза команды DG. Возможность взглянуть на свои предложения с точки зрения рынка и упаковать образовательные продукты в соответствии с трендами.
- Помощь в оптимизации образовательных и организационных процессов. Благодаря продуманной логике и автоматизации многих задач, эффективность организаторов обучения ощутимо возрастает. С одними и теми же кадровыми ресурсами можно обучать и 500, и 50000 человек.
- Технологическая база, которая точно заточена под потребности всех сторон процесса обучения. В базовой комплектации есть все необходимые модули для полноценной организации обучения онлайн: система регистрации, система документооборота, модуль приема онлайн оплаты и т.д. И если вдруг потребуется какая-то уникальная функциональность, то мы ее согласуем, разработаем и внедрим.
Благодаря внимательному отношению к задачам и потребностям университетов, точному учету нюансов их внутренних процессов, команде DG удается создавать решения, которые делают переход в цифровое пространство более комфортным для всех участников.
Тщательно изучая опыт сторон, которые участвуют в организации обучения, мы стараемся сохранить и перенести все удобные и привычные процессы в онлайн в том виде, в каком сотрудники университетов к ним привыкли. А те сложности, которые возникали в процессе организации обучения и не решались традиционными методами, решаем с помощью построения новой логики образовательных процессов.