Как университетам повысить продажи ДПО: оптимизация обучения с Distant.Global

Для перевода дополнительного профессионального образования в онлайн институты и университеты нуждаются в системной поддержке и надежной технологической составляющей. В этой статье эксперт по цифровизации образования Наталья Абабий подсветит тонкие моменты, которые важны для оптимизации процесса перехода вузовских программ ДПО в онлайн. Более 15 лет Наталья занимается вопросами сохранения и повышения эффективности обучения в цифровом формате. Опыт работы преподавателем в университете, знание вузовской системы ДПО изнутри и успешный предпринимательский опыт, в том числе в организации онлайн-курсов на тысячи участников помогли ей создать и усовершенствовать платформу Distant.Global, которая отвечает всем потребностям участников образовательного процесса.

Переход ДПО в цифровой формат позволяет масштабировать образовательную деятельность учебного заведения и оптимизировать процессы, связанные с оплатой и документооборотом. Скорость и удобство — это преимущества, которые позволяют университетам в разы увеличить аудиторию слушателей программ ДПО.

Если говорить о том, как устроена традиционная система ДПО офлайн, то обычно это история со множеством препятствий. От момента, когда у потенциального студента возникла идея пройти переобучение или повысить квалификацию, до момента, когда он в реальности приступит к обучению, пройдёт несколько недель, а иногда – месяцев.

Будущему слушателю курсов ДПО нужно принести и согласовать документы, получить счёт на оплату и пойти в банк, чтобы его оплатить. За это время пыл учиться может остыть, и клиент откажется от своей идеи. Чем меньше препятствий у слушателя курсов на пути к цели, тем выше вероятность достижения результата. DG делает процесс оплаты простым и удобным: несколько кликов мышкой — и студент получает доступ к учебным материалам.

Благодаря удобству и оперативности системы оплаты, на этом этапе вуз теряет меньше потенциальных слушателей. Опыт применения платформы Distant.Global для организации ДПО в вузах показал, что продажи курсов, тренингов и программ переквалификации после автоматизации системы оплаты идут вверх. Благодаря проведению онлайн-конференций и мероприятий после перевода процессов в онлайн, увеличивается количество слушателей.

Обычно в вузах есть несколько отделов: финансовый, юридический, технический, и другие, которые отвечают за «подключение слушателя к услугам» ДПО. Когда будущий слушатель программы ДПО приходит учиться, его ожидает целая вереница различных согласований. Сначала он заключает и подписывает договор, потом идёт в банк, чтобы оплатить выданный счёт, затем предоставляет оплаченный счет и пакет документов в бухгалтерию вуза, и лишь после того, как его бумаги проверены и одобрены, слушателя подключают к системе, на которой ведётся обучение.

При этом часто и без того большой объём задач осложняется ещё и тем, что в вузах может быть несколько различных систем. То есть бывает так, что человек заключает договор на обучение, оплачивает работы, но его добавляют в отдельные системы, предоставляют доступы, где он должен проходит обучение, в лучшем случае - через месяц.

Внедрение Distant.Global позволяет высвободить целый штат специалистов, работать быстрее и проще, потому что все процессы происходят внутри одной платформы. Человек подписывает договор оферты, оплачивает и сразу получает доступ к курсу.

Нередко учреждения хранят паспортные данные и другие документы студентов в почте или на каком-нибудь «гугл-диске», тем самым нарушая закон о трансграничной передаче персональных данных. Distant.Global решает эту проблему: все персональные данные будут зашифрованы в системе, которая работает на российских серверах.

У вузов, как правило, есть свой большой методический опыт, выработанный годами: качественные программы обучения, опытные преподаватели. Но часто нет понимания, как преподнести свое предложение в привлекательном для рынка формате, потому что онлайн-механика расходится с привычными практиками. Университетам нужно добавлять новые элементы, чтобы вовлекать людей в обучение и сохранять их заинтересованность.

Тут наша система управления обучением может помочь. Мы знаем, как упаковать знания и процессы обучения так, чтобы они имели ценность в глазах потенциальных обучающихся. Да, у преподавателей вузов накоплен огромный методический опыт. Но одно дело — читать лекции в аудитории на 30-100 человек, и совсем другое — выводить обучение в массовый формат, когда на курс регистрируются 500, 5000 или 50000 человек. Когда речь заходит о переводе обучения в онлайн, необходимы новые знания, методики и приемы. И здесь наш собственный опыт в организации обучения на десятки тысяч участников может помочь.

Самый важный этап, определяющий успешность и эффективность проекта — подготовительный. Перед началом работы мы проводим анализ стейкхолдеров университета в рамках ДПО. Здесь выясняем

На этом же этапе просматриваем контент и даем подсказки организаторам обучения: где стоит добавить еще модуль с пояснениями, где просится тест, а где обязательно снять видео-инструкцию. Еще помогаем определить момент, когда лучше запросить отзывы о курсе — это важно для построения маркетинговой стратегии.

Также делимся экспертизой о том, как настроить образовательный процесс онлайн: каким образом будет проходить процесс набора, как организовать взаимодействие преподавателей и слушателей, если есть индивидуальные задания. Необходимо структурировать и реализацию курсов: какими ресурсами располагает вуз, какой контент следует добавлять, как и с помощью каких инструментов проверять знания, как выстроить практическую и проектную (при наличии) работу. И, наконец, разобраться с вопросами менеджмента: как администрировать весь процесс и управлять им, отслеживать статистику, особенно на больших числах, когда учится не пять человек, а пять тысяч.

Distant.Global вооружает команду отдела ДПО университета инструментами, которые позволяют сделать обучение конкурентоспособным и привлекательным с точки зрения рынка.

Если говорить о статистике, то бывает важно готовить её по разным блокам: в институтах и университетах есть отдел ДПО и на каждой кафедре есть ещё люди, которые отвечают за ДПО, и получается такая разветвлённая матричная структура, которую нужно учитывать при выстраивании процессов. Бывает, что есть отдел ДПО, которому нужно видеть аналитику по всем направлениям и срезам, а бывает, нужно ещё давать доступ отдельной кафедре или отдельному институту. Мы все это учитываем при проектировании платформы под запрос вуза.

После того, как мы изучили устройство процессов ДПО изнутри в конкретном университете и поняли задачи и потребности вуза, мы создаем техническое задание (ТЗ) на разработку платформы. Это объемный документ, в котором подробно прописаны все модули, которые должны быть в составе сервиса, все роли, их доступы и взаимосвязи.

Для подготовки ТЗ мы организуем на базе университета несколько рабочих групп, проводим с ними встречи, на которых выясняем: какие данные им нужны, чем они занимаются в рамках ДПО, что им нужно видеть в системе. Здесь следует уточнить, есть ли какие-то важные задачи, которые невозможно выполнить с помощью текущих систем, какие существуют сложности при организации рабочего процесса.

Когда вся информация собрана, создаем структуру данных на бумаге.

Рассмотрим процесс на примере работы документоведа. Его задача: облегчить процесс получения финального документа. Это предполагает комплексную работу от самого начала, когда человек появляется с запросом на обучение до выдачи итогового документа. В обязанности сотрудника отдела документоведения здесь входят

В одних вузах этим занимается документовед, в других — администратор. Наша задача — выяснить, как устроен процесс изнутри и зафиксировать эти задачи внутри технического задания. Всю техническую документацию по созданию платформы мы пишем сами: от заказчика не требуется знание терминологии и специфики.

На основе утверждённого ТЗ мы создаем платформу и передаём её университету вместе с инструкциями: проводим обучение через вебинары для тех, кто будет работать на этой платформе. Подключаем линию технической поддержки — специалистов, которые будут помогать решать вопросы, возникающие в процессе эксплуатации сервиса.

Итак, резюмируем выгоды сотрудничества вуза с DG

Благодаря внимательному отношению к задачам и потребностям университетов, точному учету нюансов их внутренних процессов, команде DG удается создавать решения, которые делают переход в цифровое пространство более комфортным для всех участников.

Тщательно изучая опыт сторон, которые участвуют в организации обучения, мы стараемся сохранить и перенести все удобные и привычные процессы в онлайн в том виде, в каком сотрудники университетов к ним привыкли. А те сложности, которые возникали в процессе организации обучения и не решались традиционными методами, решаем с помощью построения новой логики образовательных процессов.