«Чтобы сотрудник выполнил задачу, надо думать как сотрудник...» или как правильно ставить задачи своим подчиненным?
«Чтобы сотрудник выполнил задачу, ты должен думать, как сотрудник, ты должен чувствовать, как сотрудник, ты должен сам стать сотрудником!» Именно так захотелось переделать фразу из сериала «Мыслить, как преступник» при написании этой статьи:)
Не всегда все идет так, как мы хотим. Задачи не выполняются: срываются сроки, качество выполнения не удовлетворяют ожиданиям. Возникают мысли «Что за бездарности и почему они не могут сделать нормально?». Знакомо?
Раскрою небольшой секрет – вся причина в нас самих! И сейчас я вам это докажу!
Давайте попробую визуализировать и доказать вам, почему именно вы ответственный за постановку задачи? Как вы влияете на её выполнение чужими руками? А дальше поделюсь методом успешной постановки задач.
Начнем с небольшого интерактива.
Закройте глаза и попробуйте представить собаку. Запишите ваш результат в заметки на телефоне или лист бумаги.
У кого-то из вас в голове отобразилась картинка таксы, питбуля, а возможно и «@» от адресно строки вашей почты:). Я этого не знаю, потому что это мысль, которая находиться у Вас в голове.
Так и с сотрудниками, они могут просто не понимать, что вы от них хотите. В поделюсь методикой дам методику постановки задач, чтобы представление о «собаке» у Вас и вашего сотрудника сходились. А вы обретёте спокойный сон и не будете думать о постоянном контроле.
Методика постановки задач состоит из 6 пунктов. Важно соблюдать последовательность и не перескакивать, иначе схема не будет работать.
#1. Проверка состояния сотрудника
#2. Актуализация задачи
#3. Критерии выполнения задачи
#4. Алгоритм действий выполнения задачи и корректировка плана действий
#5. Повышение мотивации
#6. Завершение постановки задачи
Разберёмся подробнее
#1. Проверьте состояние сотрудника
Прежде чем ставить задачу, убедитесь, что сотрудник вообще сможет выполнить эту задачу. Нужны ли специальные навыки или определенная квалификация для выполнения вашего поручения? Если вы дадите уборщице подготовку квартального отчёта, то как бы вы правильно не ставили задачу, вряд ли исход будет положительным.
Начните с малого. Убедитесь, что сотрудник находиться в состоянии воспринимать и обсуждать ход выполнения. Выделите время и место, договоритесь о встречи. Убедитесь, что ничто и никто не будут вас отвлекать.
У всех нас есть жизнь за пределами работы. Бывают разные времена в жизни человека и порой мы просто не в состоянии думать о чем-то, кроме своих проблем. А это важно и будет влиять на качество выполнения поставленной задачи.
Убедитесь, что ваш сотрудник сейчас адекватно будет воспринимать информацию от вас. Для этого можно задать несколько вопросов, чтобы понять его расположение:
«Как продвигается работа по текущему проекту?»
«Как успехи? Все ли нравиться в работе?» и т. п
Важно не то, что будет говорить человек. Важно – КАК он это говорит. Если ваш собеседник бодр и готов внимательно слушать, переходите к следующему этапу.
#2. Актуализация задачи
Приступайте к постановке задачи:
«Есть одна очень ответственное задание, нужно…»
«Есть одна поручение. Необходимо…»
«Есть один интересный проект, нужно…»
Опишите ее и расскажите, почему нужно сделать эту задачу:
«… это поможет нашей компании увеличить поставки на 20%»
«… от выполнения этого задания зависит годовая премия всего отдела»
«… если задача выполниться, то мы выиграем эксклюзивный годовой контракт для работы с этим клиентом»
Расскажите, почему именно этот сотрудник должен ее выполнить:
«У тебя хватит навыков и компетенций сделать все на высшем уровне»
«Это задание я могу доверить только тебе»
«Ты показал себя в прошлом проекте и хочу доверить выполнение этого задания именно тебе»
#3. Критерии выполнения задачи
При постановке задачи необходимо указать качественные и количественные критерии ее выполнения. Чем больше критериев вы установите, тем более точно ваш сотрудник поймёт, что вы от него хотите. Я рекомендую указывать не меньше 3х критериев.
Правильно поставить критерии можно следующей формулировкой
«Хорошо выполненной задачей будет, если…»
Указывайте временные критерии, ставьте промежуточные итоги проверки выполнения задания, количественные и качественные показатели.
Например:
– задачу необходимо выполнить до пн и сдать ее до 20:00;
– на это совещание должны придти все 10 из 10 сотрудников;
– все должны придти с подготовленным планом развития проекта, чтобы достигнуть выполнения плана в ХХХ рублей;
– в качестве промежуточного итога предоставь в среду отчет по текущей дебиторской за должности за апрель
ВАЖНО при постановке критериев не рассказать весь план действий, как нужно выполнять задачу. Вы обозначаете только критерии, а способ реализации вашего плана – выполняет сам сотрудник.
#4. Алгоритм действий выполнения задачи и корректировка плана действий
Помните про наш интерактив с «собакой» в самом начале стать?. На этом этапе настало время применить его в действии при постановке задачи.
Спросите сотрудника, как он планирует выполнять задачу. Мозг человека работает по следующему принципу: если я проговорил, как я буду это делать, то уже согласился, что смогу это сделать.
Я предлагаю вам сформулировать это следующей фразой:
«Расскажи, как ты будешь это делать?»
Очень важно добиться того, чтобы сам сотрудник проговорил в деталях, что и как он будет делать. При необходимости еще раз обозначьте и подсветите важные критерии. Задавайте наводящие и сложные вопросы «А что, если…?», «А как сделать так, чтобы Х критерий тоже выполнился?» и другие.
Корректируйте план действий, задавая вопросы, но НЕ давайте план действий. Будьте решительны и тверды.
Когда вы убедились то, что план действия выполнения задачи Вам подходит – переходите к следующему этапу.
#5. Повышение мотивации
Этот пункт важно применять для тех сотрудников, у которых, на ваш взгляд, упала мотивация.
Тема мотивации – это отдельная и большая тема. Не на все задачи нужно давать дополнительную мотивацию.
Для постановки мотивации вы можете использовать следующую фразу:
«Если ты выполнишь задачу, так как мы обсудили и будут соблюдены все критерии, ты получишь…»
Здесь приведу несколько примеров, чем можно замотивировать сотрудника:
- дополнительный выходной или кратковременное сокращение рабочего времени;
- участие в выставке;
- путевка на мероприятие, на которое сотрудник давно хотел сходить;
- не дорогая покупка: кроссовки, бижутерия, книга и др.;
- денежная премия;
- продвижение по карьерной лестнице
Это лишь не многие способы мотивации. Если вам интересно узнать, чем и как мотивировать ваших сотрудников? Как определять на собеседовании, подходит ли сотрудник на ту или иную должность? Переходите в мой телеграм канал, там делюсь полезными материалами и контентом на тему найма и управления.
#. 6 Завершение постановки задачи
Вы почти у цели. Когда вы обсудили все детали, пора логически завершать процесс постановки задачи. Это важный пункт! Если сотрудник не получил от вас подтверждения или одобрения на дальнейшие действия, то это может восприняться, как незавершенность диалога. Обязательно уточните, не осталось ли вопросов по заданию.
Завершите диалог одно из поддерживающих фраз:
«Отлично, до встречи в среду!»
«Космос!»
«Верю в тебя!»
«Благодарю! Давай сделаем это»
В завершение
Вы не обязаны думать за сотрудника, как он будет выполнять свои функции и задачи. Но вы можете помочь и поддержать его.
Станьте ментором и наставником для ваших подчиненных, но требуйте качественного исполнения ваших поручений. Задавайте правильные вопросы, используйте баланс между твердостью и мягкостью.
Подписывайтесь на мой телеграм канал, там я подробнее рассказываю про управление и найм.