Как начать работать с кассой: пошаговая инструкция

Начинающие предприниматели часто не понимают, как работать по закону 54-ФЗ. Какие бывают онлайн-кассы и какую выбрать для ИП?

В статье объясним, как работать с кассой: пошаговая инструкция.

В Федеральном законе №54 онлайн-касса называется «контрольно-кассовая техника». Это представление современного кассового аппарата, который работает через интернет и имеет фискальный накопитель.

На онлайн-кассах формируются чеки и автоматически передаются в налоговую службу. Это означает, что организации не придется собирать и копить все чеки для личного предоставления в ФНС.

Применение онлайн-касс обязательно для ООО и ИП. Однако это не касается предпринимателей на НПД и работающих в труднодоступной местности с проблемным интернетом. Полный список исключений перечислен во 2 ст. 54-ФЗ. Вместо онлайн-чеков работодатели должны предоставлять документ, который подтверждает факт расчетов.

Онлайн-кассы разделяют на три основных вида:

Цепочка оплаты происходит следующим образом:

Важно правильно работать с кассами, чтобы не попасть на штрафы. Например, если в ФНС 30 дней не поступают чеки — фискальный накопитель могут заблокировать.

Поэтому аренда облачных касс выручает ИП и ООО. Компания-арендодатель берет на себя всю ответственность за работу с облачной онлайн-кассой:

Такая онлайн-касса хранится в специальном дата-центре компании-арендодателя с предоставлением непрерывного интернета и обслуживанием 24/7.

Поскольку облачная онлайн-касса полностью автономна, предприниматель может не задумываться о том, закрыл ли он смену. Касса автоматически открывает и закрывает ее, а также формирует и отправляет электронные чеки при совершении транзакций. Виртуальная касса принимает только онлайн-платеж, поэтому подходит интернет-магазинам.

Также при расширении бизнеса одну облачную кассу можно подключить к нескольким сайтам. При самостоятельной работе с облачной онлайн-кассой требуется бесперебойный интернет и статичный IP-адрес. Внимательно следите за отправкой чеков, ведь они должны доходить до покупателя в течении рабочих суток.

Пошагово опишем, как работать на кассе:

Шаг 1. Выбрать онлайн-кассуВыбрать кассу

Существует реестр моделей касс, который ведет налоговая служба. Он соответствует 54-ФЗ. Если у вас крупные магазины по типу супермаркетов — вам подойдет стационарная касса или смарт-терминал, для веб-сайтов — облачная. Фискальный накопитель покупается отдельно.

Одну облачную кассу можно использовать для нескольких интернет-магазинов, если они зарегистрированы на одно юрлицо.

Шаг 2. Заключить договор с ОФД

Оператор фискальных данных является посредником между бизнесом и налоговой службой. Он обрабатывает фискальные данные с кассовой техники и передает их в ФНС. Всю информацию о пробитых чеках ОФД хранит пять лет. При выборе оператора следует опираться на то:

После выбора ОФД и заключения договора необходимо зарегистрироваться на сайте ОФД.

Шаг 3. Зарегистрировать ККТ в ФНС

Самое ответственное — регистрация кассы. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель заблокируют. Потребуется покупать новый, поскольку этот уже будет недействителен.

Поэтому при выборе кассы или ОФД лучше опираться на компании, которые предлагают помощь с регистрацией. При аренде облачной кассы за неправильную регистрацию ответственность несет компания-арендодатель и новый ФН покупается за их счет.

При самостоятельной регистрации следует:

После успешной регистрации на сайте необходимо в течение суток ввести полученный номер в кассу и получить первый чек.

Шаг 4. Выпустить электронную подпись

После того, как предприниматель зарегистрируется в ФНС, потребуется получить электронную цифровую подпись. Можно подать заявку на ЭЦП дистанционно через веб-сайт соответствующей организации. После получения подписи необходимо установить специальное ПО.

Шаг 5. Подобрать интернет-эквайринг

Для работы облачной кассы следует подключить интернет-эквайринг. Эта банковская услуга позволяет принимать онлайн-платежи. Чтобы ее подключить, надо открыть расчетный счет и заключить договор с банком. Деньги будут поступать сразу на расчетный счет ИП.

При выборе банка стоит обратить внимание на несколько аспектов:

Благодаря интернет-эквайрингу на сайте возможна онлайн-оплата в любое время суток, поскольку устанавливается платежный виджет. Для обработки платежей нет необходимости в присутствии кассира.

Шаг 6. Провести интеграцию кассы, сайта и интернет-эквайринга

После регистрации кассы, настройки CMS сайта и подключения интернет-эквайринга необходимо провести интеграцию. Это необходимо для четкой работы при совершении платежа:

После электронный чек отправляется клиенту и в ФНС согласно 54-ФЗ.

Шаг 7. Провести тестовый платеж и отправить электронный чек

Для того, чтобы провести тестовый платеж следует открыть кассовую смену и сформировать чек. Отчет о начале смены будет отправлен в ОФД для проверки. Если все в порядке, то можно начинать продажи. Через 24 часа необходимо закрыть смену и сформировать отчет о закрытии.

Если в тариф компании-арендодателя входит подключение кассы, то проведением тестового платежа и отправкой онлайн-чека на почту занимается она.

В статье рассказали про онлайн-кассу: что это и как работает. При самостоятельной работе с подключением кассы по 54-ФЗ могут возникнуть трудности. Поэтому стоит опираться на тарифы компаний, в которые уже входит договор с ОФД и помощь с регистрацией ККТ. Есть компании, которые предлагают решение «под ключ». Если придерживаться нашей пошаговой инструкции, работа с кассой пройдет просто в 7 этапов: