Как сэкономить миллионы на аренде офиса? Реальные истории

ФОРМУЛА УСПЕХА: КОМФОРТНЫЙ ОФИС -> СЧАСТЛИВЫЕ СОТРУДНИКИ -> ВЫСОКАЯ ПРОДУКТИВНОСТЬ

Возможно вы замечали, что в последнее время, когда люди рассказывают о своей работе, они упоминают не только стандартные детали об уровне заработка, характере начальника, климате в коллективе, расположении офиса, но и непосредственно о самом офисе. Специалисты одного из наиболее популярных в РФ сайта для поиска работы HH.ru даже выделили комфортный офис среди 10 эффективных способов нематериальной мотивации сотрудников. И это неудивительно, ведь по разным оценкам мы проводим на работе от ¼ до ½ нашей жизни.

Стоит отметить, что все больше руководителей компаний стали осознавать важность качества офиса для успешной работы. Однако очевидно, что у топ-менеджмента есть масса задач, требующих незамедлительного решения, а выбор офиса будет делегирован другим сотрудникам. В каких-то организациях для этого созданы целые отделы, управляющие вопросами недвижимости, но такую роскошь себе позволить могут далеко не все. Поэтому чаще всего подбором офиса занимаются люди, не имеющие глубокой экспертизы в данном вопросе. Наилучшим решением в данном случае станет обращение за помощью к профессионалу в данной сфере – брокеру по коммерческой недвижимости.

КТО ТАКОЙ БРОКЕР или «МЫ ЧТО САМИ В ЦИАНЕ ЭТОГО НЕ НАЙДЕМ» ?

Зачастую в глазах общественности профессии брокер и риелтор тождественны, и ценность их работы минимальна. Брокеров также называют консультантами, и в этом кроется ответ на вопрос «чем он лучше простого риелтора?». Основная функция брокера – консультационная. Это человек, который каждый день взаимодействует с собственниками зданий и стремится выстроить с ними такие отношения, в результате которых о всех наилучших предложениях на рынке первым узнает он, а не ЦИАН. Соответственно, вместе с брокером о таких «скрытых» опциях узнаете и вы.

Находясь в постоянном контакте с ключевыми игроками рынка и зная о том, какая опция вам нужна, консультант всегда держит руку на пульсе. Так, например, оказавшись на презентации нового объекта, который подходит под запрашиваемые клиентом параметры и пока не широко известен на рынке, брокер может сразу обозначить собственнику, что у него есть потенциальный клиент на это здание. В условиях ограниченного качественного предложения скорость получения и донесения информации становится особенно важна. Не успели вы - успел кто-то другой. Более того, если узнать об уже построенных зданиях вы можете, просто проходя мимо, то, проезжая мимо очередной стройки, вы вряд ли будете предполагать, что через пару лет тут может появиться ваш офис мечты. Брокер же будет знать о всех строящихся и даже планирующихся к постройке объектах, располагать деталями проектов и рендерами, а также детальной информацией о ставках аренды и особенностях их формирования.

Далее, в случае заинтересованности, вам помогут заключить договор предварительной аренды и даже предусмотреть комфортный выход из договора. Многие скажут «мы же еще в новый офис даже не заехали, у нас договор на 5 лет, зачем нам думать о выходе из договора?». Это еще одно заблуждение. Ситуации бывают самые разные – руководство переехало с юга на север, а чаще всего вместе с руководством переезжает и офис компании; или, например, международная компания вынуждена прекратить деятельность на территории РФ, а впереди несколько лет аренды. Именно брокер-консультант поможет прописать такие условия аренды, что даже с пятилетним договором аренды вы сможете безболезненно (без штрафов) выйти из него.

О БРОКЕРАХ ОТ БРОКЕРОВ

Мы решили пообщаться с брокерами, чтобы получить информацию от первого лица. На вопрос «Какие ключевые трудности вы традиционно видите при общении с клиентом?» ответ был очень неожиданный – «Клиенту зачастую бывает сложно сформировать четкое ТЗ на поиск офиса. И это наша ключевая задача – разобраться в истинных потребностях и предоставить лучший вариант».

Как правило, либо офис соответствует заявленным параметрам, но оказывается слишком дорогим, либо помещение подходит по бюджету, но какие-то части ТЗ не соблюдаются. Именно в этом и кроется основная ценность брокера – умение найти наилучший баланс между желанием клиента и реальными вариантами, представленными на рынке. Опыт переговоров, доверительные отношения с собственниками зданий, знание помещений, которые открыто на рынке не предлагаются, и заинтересованность в успешной сделке – все это позволит профессиональному консультанту найти «дом» для компании на лучших условиях.

Мы также поинтересовались, что же такого может дать брокер-консультант клиенту, чего риелтор дать не сможет. Респонденты были единогласны в своих ответах – помимо глубоких знаний рынка и наработанных контактов, они могут уберечь арендатора от рисков задолго до момента их появления. Например, многие недооценивают важность технического аудита здания перед заключением сделки. В результате все скрытые недостатки этого здания начинают всплывать на поверхность, когда арендатор уже подписал договор и «поздно пить боржоми». Брокер же заранее введет клиента в курс всех необходимых проверок, предварительно рассказав, является ли запрашиваемая ставка аренды справедливой.

«Хвалить себя могут все, но можете ли вы рассказать нам о реальных кейсах помощи клиентам?» - поинтересовались мы у консультантов. Примеры, о которых нам рассказали, оказались действительно выдающимися, поэтому мы решили поделиться ими с вами:

КЕЙС 1

У клиента был неразрывный договор аренды. Звучит не очень, правда? Как оказалось, даже из таких ситуаций есть выход. С привлечением в проект брокера компания смогла выйти из договора, а объем экономии для клиента составил более 44% по сравнению с их обязательствами до конца срока аренды.

КЕЙС 2

Клиент арендовал офис некоторое время назад, и примерно за год до окончания договора не мог объективно оценить, что выгоднее – продлить договор аренды в текущем бизнес-центре или найти что-то новое. Консультант предпринял следующие шаги: проанализировал весь рынок альтернатив; провел параллельные переговоры со всеми собственниками; посчитал финансовые модели для всех вариантов размещения. В результате переговоров с текущим собственником были согласованы следующие условия: экономия до конца срока аренды 100 миллионов рублей, а также снижение ставки аренды на 27% при пролонгации на новый срок. При таких условиях вариант остаться в текущем здании был самым выгодным и очевидным.

КЕЙС 3

Во время пандемии компания попала в ситуацию, когда прогнозирование численности персонала стало практически невозможным. Соответственно, принятие решений о дальнейшей судьбе офиса также становится затруднительным. Сократим занимаемую площадь – а вдруг придется еще людей набрать? Останемся на той же площади, когда часть сотрудников на «удаленке» – столкнемся с неэффективным использованием площадей и нерациональным использованием финансовых ресурсов.

Самым правильным решением этой компании стало обращение за помощью к брокеру. Ведь еще одно преимущество профессионалов своего дела – знание неочевидных форматов. В данном случае таким форматом стал гибкий офис, о существовании которого клиент даже не подозревал. Такой тип офиса позволил компании быстро адаптировать занимаемое пространство к изменениям в штате.

Все три примера говорят лишь об одном – принцип «хочешь сделать хорошо – сделай сам» работает далеко не всегда. Минимальный срок договора аренды в качественном здании - 3-5 лет. Даже в случае грамотно составленного договора аренды, досрочный выход предусматривает штрафы.

Так зачем осознанно идти на серьезный риск, если можно подойти к вопросу комплексно, обезопасить себя от возможных убытков и быть уверенным в том, что при выборе помещения вы ознакомились со всеми потенциальными опциями? Обращение за помощью к профессионалам своего дела поможет вам сэкономить время, деньги, и, самое главное – нервы. При первом обращении в Rentify.Space наши брокеры проведут для вас бесплатную консультацию, в ходе которой Вы:

Мы со своей стороны организуем продуктивную встречу, на которой брокеры:

Бесплатную подборку можно получить у нашего персонального менеджера, написав ей о своем запросе в Telegram или WhatsApp