ТОП-5 проблем с первичкой: решения для бухгалтеров
Давайте сыграем в игру. Представьте компанию, которая занимается продажей какого-либо продукта или сервиса. Возможно, это стартап с небольшим коллективом. Без какого специалиста эта компания не сможет функционировать? HR, маркетолог или офис-менеджер? Согласны, все эти специалисты крайне важны и выполняют свою особую функцию, но каждый из них взаимозаменяем, особенно на начальном этапе, за исключением …. бухгалтера.
Подобно "серому кардиналу", бухгалтер остается в тени, руководя множеством задач, одной из которых является обработка первичной документации. Это важная часть бухгалтерской работы, которую нельзя доверить дилетанту. В случае возникновения проблем, связанных с первичкой, компания и ее дела могут столкнуться с серьезными последствиями. Работа с первичной документацией требует времени, упорства, внимательности и ответственности. Кроме того, требуются специфические знания и опыт. Одна лишь небольшая ошибка может повлечь за собой цепь проблем, которые негативно отразятся на работе бухгалтерии и всей компании.
Затруднения могут возникнуть в связи с задержками в предоставлении необходимых документов сотрудниками, ограничениями во время отпусков, требованиями пояснений со стороны контрагентов и налоговых органов. В то же время, существуют способы облегчить эту работу. Недавно проведенное исследование в одном из университетов США показало интересные результаты. Экзамены по бухгалтерии для студентов были сравнены с результатами искусственного интеллекта. Что же выяснилось? Искусственный интеллект знает бухгалтерию в два раза хуже, чем студенты, поэтому он не может заменить бухгалтера полностью, но может быть полезен в качестве помощника или аудитора. А это уже достойный результат.
В данной статье мы рассмотрим пять основных проблем, с которыми бухгалтеры сталкиваются при работе с первичной документацией, и предложим способы их решения.
Проблема 1: отсутствие или неправильное оформление первичной документации
Отсутствие или неправильное оформление первичных документов может привести к финансовым потерям компании, так как это затрудняет или делает невозможным учет расходов и доходов. Одной из причин отсутствия или неправильного оформления документов является человеческий фактор, порой обычная невнимательность может привести к серьезным ошибкам при заполнении первичной документации.
Решение: Все, что можно делегировать - делегируйте. Использование специализированных сервисов позволяет упростить процесс распознавания и введения первичных документов в учетную систему, снижая вероятность ошибок. В качестве примера: мультисервис Энтера распознает и автоматически заводит первичку в 1С. Вы экономите до 80% времени на ввод. Результаты впечатляют. Никакого дополнительного обучения сотрудников не понадобится: вы фотографируете или сканируете документы, сервис распознает и формирует документы в системе, затем, без вашего участия, передает документы в учетную систему.
Проблема 2: возврат документов от контрагентов
Часто возникают ситуации, когда контрагенты не возвращают первичные документы после проведения сделки или делают это с опозданием. Это может привести к задержкам в учете расходов и доходов, а следовательно, к снижению эффективности работы бухгалтерии.
Решение: При заключении договоров с контрагентами следует предусматривать ответственность или штрафные санкции за несвоевременное предоставление документов. Для решения этой проблемы мы также рекомендуем разработать внутренний регламент и процедуры, направленные на своевременное получение и учет документов от контрагентов.
Проблема 3: хранение документов
Какие документы хранить, сколько хранить и где - вопросы, терзающие не одно поколение бухгалтеров. Несохраненный документ может стать серьезной проблемой для бухгалтера и всей компании. Не предоставленные вовремя документы или их потеря могут негативно сказаться на ведении учета и отчетности, а также привести к штрафным санкциям и внесению правок в уже согласованные документы.
Решение: Для решения этой проблемы мы рекомендуем внедрить систему электронного архива, которая позволит хранить документы в электронном виде, упрощая их поиск и обеспечивая сохранность данных. Мультисервис Entera автоматически архивирует все отсканированные документы с учетом их типа, регистра и параметров. Электронные варианты доступны для экспорта из архива в случае проверки или восстановления базы данных. Обратите внимание, что документы будут доступны в любом месте и в любое время. Также необходимо придерживаться единых правил и процедур обращения с документами, проводя обучающие мероприятия и семинары для сотрудников бухгалтерии.
Проблема 4: учет специфических документов
Некоторые виды первичной документации, такие, как документы по учету валютных операций, интеллектуальной собственности, таможенные документы - требуют особых знаний и навыков для их учета.
Решение: В любой работе есть свои нюансы и тонкости, поэтому так ценятся опытные сотрудники. Наработать опыт и получить порцию познавательной теории никому не помешает. Мы рекомендуем повышать квалификацию сотрудников, проводя обучающие мероприятия и семинары по учету специфических документов, хотя бы 1 раз в год.
Проблема №5: сложности с проверкой качества документов
Отсутствие системы проверки качества исходной документации может привести к попаданию в учет документов низкого качества или даже поддельных документов.
Решение: Разработайте единую систему внутреннего контроля качества документации:
- определите критерии оценки качества документов, сроков проведения внутренних проверок и аудитов документов.
- внедрите механизмы внешнего контроля качества путем привлечения аудиторских фирм или независимых специалистов для проверки документации - это всегда хороший способ избежать ошибок, допускаемых сотрудниками.
Как мы видим, любая проблема решаема, все зависит от желания, сроков и ресурса. Постоянное развитие сотрудников, их обучение и делегирование рутинной работы специализированным сервисам поможет избежать финансовых потерь компании.