Как собирать обратную связь у участников мероприятия, чтобы в следующем году сделать его лучше?
Обращаться за обратной связью к участникам и посетителям мероприятия стоит до, во время и по итогам мероприятия, чтобы получить от них как можно больше полезной информации.
Основная цель участников выставки — найти новых покупателей и партнеров. Наша задача как выставочного оператора — сделать так, чтобы они нашли друг друга. Мероприятие становится эффективным, когда между участниками и посетителями случается контакт, приводящий к конкретному результату. Будь это единоразовая покупка или заключение договора на долгосрочное сотрудничество.
Просите обратную связь только в том случае, если готовы меняться
- Если вам говорят, что на мероприятии была плохая еда — готовьтесь менять подрядчика.
- Сказали, что на металлургической выставке не хватило сварочного оборудования? Придумывайте, как в следующем году увеличить эту составляющую и чем привлечь поставщиков и производителей. Как вариант, зовите ключевых участников рынка бесплатно и целенаправленно приглашайте на них посетителей.
- Не понравилась деловая программа? Делайте ее более конкретной/полезной/прикладной, расширяйте список тем и участников, привлекайте к составлению программы тех, кто был недоволен предыдущей.
Получайте обратную связь сразу же на выставке, особенно если она идет несколько дней
Во-первых, это возможность держать руку на пульсе и оперативно решать возникающие вопросы.
Во-вторых, это возможность в личном общении узнать больше полезной информации, задав участникам и посетителям открытые вопросы о том:
- с какими целями они шли на мероприятие;
- какие результаты уже удалось получить;
- чего и кого не хватило;
- что понравилось;
- что или кого хотелось бы увидеть на следующем мероприятии.
Разговоры лучше записывать, чтобы, во-первых, избежать интерпретаций, а, во-вторых, вернуться к ним, начиная подготовку к выставке в следующем году.
Уделяйте внимание участникам, чтобы они потратили время на вас
Общаться с участниками нужно на протяжении всей выставки. Сообщать обо всех организационных моментах, поддерживать, помогать находить нужных людей на площадке.
Например, в ходе горнодобывающей выставки мы каждый день уделяли внимание экспонентам. В первый день выставки подарили приветственную открытку и камни для виски с пожеланием создавать крепкие отношения с партнерами. Утром второго дня оставили на стендах бутылочки с водой, зная о том, что накануне вечером для участников был организован банкет. В заключительный третий день приносили прощальные открытки с пожеланиями.
Подобный «прогрев» увеличивает шансы на получение обратной связи в нужном объеме.
Не затягивайте получение обратной связи
Не нашлось времени пообщаться с участниками на самом мероприятии? Делайте это в течение 2-3 дней после.
Советуем поделиться фотографиями и видео с выставки, чтобы участники смогли себя на них найти, погрузиться в воспоминания и уже после дать вам объемную обратную связь.
Задавайте открытые вопросы
Потому что именно они позволяют получить больше информации. Закрытые вопросы уместны только в анкетах, где нужно сделать выбор из нескольких вариантов.
Используйте полученную обратную связь для подготовки следующего мероприятия
Всё, что не понравилось участникам посетителям и потому было изменено, нужно делать информационным поводом.
- В общении с теми, кто говорил, что прошлая выставка показалась маленькой, упираем на то, что мероприятие стало в два раза больше.
- Недовольным деловой программой, рассказываем, кто будет выступать в этот раз, какие секции запланированы, что будут обсуждать.
Так, при подготовке выставки «Металлообработка. Сварка — Урал» после личных бесед мы поняли, что предприятия отрасли беспокоит проблема с кадрами. Поэтому сделали на этой теме упор в деловой программе. Ей было посвящено пленарное заседание в день открытия, а также на протяжении всей выставки проходили мастер-классы по переподготовке кадров в оборонно-промышленном комплексе.
Получив от участников и посетителей выставки «Рудник. Урал» не очень хорошие отзывы о деловой программе, мы провели опрос и выявили наиболее актуальные темы. Так, в 2023 году много внимания будет уделено теме цифровизации, которая не была затронута в 2022 году.
В апреле 2023 года у нас состоялась выставка «Здравоохранение Урала», где и от участников, и от посетителей был большой запрос на маркетинг в медицине. Поэтому мы постарались привлечь высококлассных специалистов и организовать отдельную секцию с такими докладами, как «Маркетинг медицинских клиник: привлечение первичных клиентов, взаимодействие, аналитика», «Как должен выглядеть сайт лидирующей клиники в 2023 году», «Пациент — важнее всего: автоматизируем все процессы вокруг клиента» и другие.
Получите обратную связь от тех, кто не присутствовал на прошлом мероприятии
Почему это важно?
- Посетитель планировал прийти, но забыл. Делаем вывод, что надо чаще напоминать о выставке, отправлять письма, прозванивать, писать в мессенджеры.
- Не отпустил руководитель? Думаем, как воздействовать на топ-менеджмент, чтобы специалисты предприятия смогли присутствовать.
Например, на выставку «Здравоохранение Урала» мы целенаправленно зовем практикующих врачей. И одновременно с этим общаемся с главными врачами, рассказываем, что будет представлено на выставке, чтобы они сами направили туда специалистов.
Общайтесь не только с потенциальными участниками, но и с предполагаемыми посетителями
Общение с первыми поможет составить список из самых целевых, крупных и значимых посетителей. Свяжитесь с ними, узнайте об их потребностях и проблемах. На основании полученной информации составляйте список участников и придумывайте дополнительные активности, чтобы мэтч состоялся наверняка.
То же самое с потенциальными участниками. У них нужно узнать, каких посетителей они бы хотели увидеть, в сотрудничестве с кем заинтересованы.
Принцип Парето работает в любом бизнесе. В выставочном бизнесе он звучит так: «20% ключевых посетителей обеспечивают участникам 80% результата».