Обращаться за обратной связью к участникам и посетителям мероприятия стоит до, во время и по итогам мероприятия, чтобы получить от них как можно больше полезной информации. Основная цель участников выставки — найти новых покупателей и партнеров. Наша задача как выставочного оператора — сделать так, чтобы они нашли друг друга. Мероприятие становится эффективным, когда между участниками и посетителями случается контакт, приводящий к конкретному результату. Будь это единоразовая покупка или заключение договора на долгосрочное сотрудничество.Просите обратную связь только в том случае, если готовы менятьсяЕсли вам говорят, что на мероприятии была плохая еда — готовьтесь менять подрядчика.Сказали, что на металлургической выставке не хватило сварочного оборудования? Придумывайте, как в следующем году увеличить эту составляющую и чем привлечь поставщиков и производителей. Как вариант, зовите ключевых участников рынка бесплатно и целенаправленно приглашайте на них посетителей.Не понравилась деловая программа? Делайте ее более конкретной/полезной/прикладной, расширяйте список тем и участников, привлекайте к составлению программы тех, кто был недоволен предыдущей. Получайте обратную связь сразу же на выставке, особенно если она идет несколько днейВо-первых, это возможность держать руку на пульсе и оперативно решать возникающие вопросы.Во-вторых, это возможность в личном общении узнать больше полезной информации, задав участникам и посетителям открытые вопросы о том:с какими целями они шли на мероприятие;какие результаты уже удалось получить;чего и кого не хватило;что понравилось;что или кого хотелось бы увидеть на следующем мероприятии.Разговоры лучше записывать, чтобы, во-первых, избежать интерпретаций, а, во-вторых, вернуться к ним, начиная подготовку к выставке в следующем году. Уделяйте внимание участникам, чтобы они потратили время на васОбщаться с участниками нужно на протяжении всей выставки. Сообщать обо всех организационных моментах, поддерживать, помогать находить нужных людей на площадке.Например, в ходе горнодобывающей выставки мы каждый день уделяли внимание экспонентам. В первый день выставки подарили приветственную открытку и камни для виски с пожеланием создавать крепкие отношения с партнерами. Утром второго дня оставили на стендах бутылочки с водой, зная о том, что накануне вечером для участников был организован банкет. В заключительный третий день приносили прощальные открытки с пожеланиями.Подобный «прогрев» увеличивает шансы на получение обратной связи в нужном объеме.Не затягивайте получение обратной связиНе нашлось времени пообщаться с участниками на самом мероприятии? Делайте это в течение 2-3 дней после. Советуем поделиться фотографиями и видео с выставки, чтобы участники смогли себя на них найти, погрузиться в воспоминания и уже после дать вам объемную обратную связь. Задавайте открытые вопросыПотому что именно они позволяют получить больше информации. Закрытые вопросы уместны только в анкетах, где нужно сделать выбор из нескольких вариантов. Используйте полученную обратную связь для подготовки следующего мероприятияВсё, что не понравилось участникам посетителям и потому было изменено, нужно делать информационным поводом.В общении с теми, кто говорил, что прошлая выставка показалась маленькой, упираем на то, что мероприятие стало в два раза больше.Недовольным деловой программой, рассказываем, кто будет выступать в этот раз, какие секции запланированы, что будут обсуждать.Так, при подготовке выставки «Металлообработка. Сварка — Урал» после личных бесед мы поняли, что предприятия отрасли беспокоит проблема с кадрами. Поэтому сделали на этой теме упор в деловой программе. Ей было посвящено пленарное заседание в день открытия, а также на протяжении всей выставки проходили мастер-классы по переподготовке кадров в оборонно-промышленном комплексе.Получив от участников и посетителей выставки «Рудник. Урал» не очень хорошие отзывы о деловой программе, мы провели опрос и выявили наиболее актуальные темы. Так, в 2023 году много внимания будет уделено теме цифровизации, которая не была затронута в 2022 году.В апреле 2023 года у нас состоялась выставка «Здравоохранение Урала», где и от участников, и от посетителей был большой запрос на маркетинг в медицине. Поэтому мы постарались привлечь высококлассных специалистов и организовать отдельную секцию с такими докладами, как «Маркетинг медицинских клиник: привлечение первичных клиентов, взаимодействие, аналитика», «Как должен выглядеть сайт лидирующей клиники в 2023 году», «Пациент — важнее всего: автоматизируем все процессы вокруг клиента» и другие.Получите обратную связь от тех, кто не присутствовал на прошлом мероприятииПочему это важно?Посетитель планировал прийти, но забыл. Делаем вывод, что надо чаще напоминать о выставке, отправлять письма, прозванивать, писать в мессенджеры.Не отпустил руководитель? Думаем, как воздействовать на топ-менеджмент, чтобы специалисты предприятия смогли присутствовать.Например, на выставку «Здравоохранение Урала» мы целенаправленно зовем практикующих врачей. И одновременно с этим общаемся с главными врачами, рассказываем, что будет представлено на выставке, чтобы они сами направили туда специалистов. Общайтесь не только с потенциальными участниками, но и с предполагаемыми посетителямиОбщение с первыми поможет составить список из самых целевых, крупных и значимых посетителей. Свяжитесь с ними, узнайте об их потребностях и проблемах. На основании полученной информации составляйте список участников и придумывайте дополнительные активности, чтобы мэтч состоялся наверняка.То же самое с потенциальными участниками. У них нужно узнать, каких посетителей они бы хотели увидеть, в сотрудничестве с кем заинтересованы.Принцип Парето работает в любом бизнесе. В выставочном бизнесе он звучит так: «20% ключевых посетителей обеспечивают участникам 80% результата».