Управленческий учет: что это и зачем он нужен

Частая история: предприниматели вложились в управленческий учет, но он никак не помогает двигать компанию вперед, а отчеты бесполезны на практике. Рассказываем, как не разочароваться в управленке и получить видимый результат и кому учет не нужен.

Управленческий учет представляет собой набор данных в таблицах Excel или специальных программах. Это инструмент, с помощью которого предприниматель может принимать более взвешенные решения касательно бизнеса.

Например, соглашаться ли на сделку с отсрочкой платежа? Вкладываться ли сейчас в открытие нового филиала? Выплатить ли премии сотрудникам в этом месяце? Отчеты управленки помогут понять, не ударят ли эти действия по бизнесу.

Каждый предприниматель сам решает, зачем ему нужен управленческий учет — и в зависимости от этого следит за данными, которые влияют на конечную цель.

Например, если руководителя больше интересуют финансы, ему нужны будут данные о финансовой оборачиваемости товаров и услуг, их себестоимости и размерах выплат по займам. Важнее сбыт — тогда полезнее будут показатели рентабельности, оборачиваемость и объем накладных расходов.

Но в целом управленческий учет позволяет решать такие задачи:

Управленка дает предпринимателю адекватные данные о состоянии дел в бизнесе, чтобы на их основе можно было принять взвешенные решения и контролировать результат. Суть и смысл управленческого учета именно в этом.

Не стоит думать, что этот инструмент для холдингов и торговых сетей. Система сбора и анализа данных нужна и крупному, и малому, и микробизнесу. Стоит ли внедрять управленческий учет, зависит не от оборотов, а от задач собственника.

Если сейчас вас все устраивает: и прибыль, и ее динамика, новые направления не планируются, клиентов хватает, то вам хватит одной таблички с доходами-расходами. А вот если есть недовольство:

Значит, самое время заказывать услуги внедрения управленческого учета. В идеале, особенно на первое время, еще и финдиректора нанять, чтобы он помог наладить все процессы и грамотно интерпретировать результаты отчетов

Когда вы определитесь с целью и решите, кто именно будет заниматься внедрением — вы лично или финдир, можете приступать к конкретным шагам. Ниже рассказали об этапах внедрения управленческого учета.

Этап 1. Определитесь с целями учета и нужными показателями

Выберите, какие показатели вам важны (ebitda, ROA, WC, и др.) и с точки зрения чего вы будете их оценивать (по центрам финансовой ответственности, по заказам или по видам продукции и т.д.).

Этап 2. Создайте финансовую структуру предприятия

Определите, какие подразделения будут представлять необходимые данные: они и станут центрами финансовой ответственности (ЦФО) .

Этап 3. Разработайте шаблоны отчетности

У каждого ЦФО должны быть показатели эффективности своей работы, регламент сбора, обработки и хранения данных, а также шаблоны, куда нужно заносить информацию.

Этап 4. Определите точки контроля

Утвердите периодичность, с которой будут сравниваться фактические и плановые показатели, чтобы своевременно выявлять отклонения и корректировать курс.

Этап 5. Выбор решения по внедрению управленческого учета в компании

Рынок предлагает великое множество как автоматизированных, так и не автоматизированных решений. И какое из них подойдет именно вам во многом зависит от уровня развития (зрелости) компании.

Важно пройти все этапы, потому что любая деталь может свести эффективность учета к нулю.

Вы заказали отчеты, купили программное обеспечение, получили первые данные, а как их применить на практике и извлечь пользу, не понимаете. Так постепенно учет забрасывается, а у собственника складывается ощущение, что инструмент изначально был нерабочим.

Чтобы избежать этого, придерживайтесь основных правил. Вот пять принципов управленческого учета — с объяснением, почему они важны:

Оперативность. Если расчеты для ключевых показателей делаются медленно, вы не сможете получить информацию в установленный срок

Полнота данных. Если собственник бизнеса ориентируется на отдельные показатели эффективности без учета всей картины в целом, у него сложится ложное представление о состоянии дел

Своевременность. Поздно выстраивать стратегии масштабирования, когда предприятие уже на грани банкротства

Достоверность. Если не иметь представления о ресурсах, которыми располагает компания, то можно упустить выгодную сделку или взять на себя невыполнимые обязательства

Преобладание сути над формой. Пока вы будете разбираться, какие программы лучше использовать для учёта, упустите важную для управления информацию

Общие единицы измерения. Утрируя: если вы считаете основные экономические показатели в рублях, финансовый директор в долларах, а бухгалтер в единицах товара, то расчеты не сойдутся никогда.

Глобальных можно выделить три:

1. Начинаете внедрять управленческий учет, потому что это популярно / посоветовал партнер.

2. Используете не все отчеты, которые были бы полезны с вашим запросом. Вам кажется, что вы экономите время / ресурсы, но на самом деле вы лишаете себя важных данных.

Чаще всего предприниматели ведут только отчет о движении денежных средств, так как он проще и понятнее остальных. Но остальные отчеты придумали не просто так: )

3. Поручаете вести управленческий учет бухгалтеру. На самом деле заниматься этим должен финансовый директор, потому что задача бухгалтера — сделать так, чтобы у государства к вам было поменьше вопросов.

А вот главная цель работы финдиректора — делать так, чтобы деньги компании использовались все более эффективно и только в соответствии с ее стратегическими целями и текущими нуждами.

Остальные ошибки тоже фатально вредят внедрению, но больше являются техническими: например, до сотрудников не довели важность нововведений, не дали регламенты работы, и они саботируют процесс, у финдиректора не хватает компетенций для правильной интерпретации расчетов, нет автоматизации учета.

За годы работы мы вывели простой алгоритм:

1. Сначала проведите аудит в компании

Аудитор поможет найти слабые места: оценит риск назначения проверки, изучит контрагентов, чтобы вас не обвинили в неосмотрительности, отработает риски взаимозависимости и аффилированности и многое другое.

Если есть какие-то критические ошибки, сначала лучше исправить их и минимизировать свои риски, а затем уже переходить к внедрению управленческого учета.

2. Сформулируйте стратегическую цель

Хотите увеличить прибыль в два раза через год? Сократить расходы на 30%? Оценить перспективность нового направления?

3. Внедряйте управленческий учет по этапам выше

4. Сразу работайте с профессионалами

Не надо смотреть, ждать, пробовать — наймите финдиректора, и вы быстро увидите эффект от внедрения управленческого учета.

5. Внедрите регламенты работы с отчетами, контролируйте исполнение и автоматизируйте все, что возможно.

В заключение: запомните, что просто внедрить управленческий учет недостаточно. Сами по себе отчеты и таблицы ничего не значат. Они обретают смысл и силу, только когда служат конкретной цели собственника бизнеса. Когда у сотрудников есть регламенты по сбору данных и понимание, зачем все это. Когда учетом и интерпретацией результатов занимается отдельный специалист, а не бухгалтер.

Составили для вас тест: Нужен ли вам финансовый директор?