Подрядчики навсегда: как сделать внештатных сотрудников частью коллектива

Несколько решений, как выстроить эффективную работу с подрядчиками в проектном производстве, которые мы уже внедряем у себя в Компании.

В промышленном проектировании ни один из проектов не обходится без привлечения ресурса подрядчиков, перепоручения части задач внешним специалистам и организациям. В этом плане набрался немалый опыт ошибок и успешных решений. Сейчас запускаем внутри нашей Компании перезагрузку отношений с подрядчиками. Поделюсь, что меняем и как мы к этому пришли.

Исторически внутри нашей компании работа с подрядчиками, как и в большинстве проектных организаций, была в ведении главных инженеров проектов(ГИПов). При этом в зоне ответственности ГИПа всегда сразу несколько задач. А необходимость управлять процессами привлечения подрядчиков превращала их в менеджеров, что не самым лучшим образом влияло на сам производственный процесс.
1. Служба подрядчика - одно окно взаимодействия "Подрядчик-Компания"
Чтобы снизить нагрузку на ГИПов в менеджерской части, дать им возможность сосредоточиться на технических решениях, создаем Службу подрядчика - подразделение, которое будет отвечать за эффективное взаимодействие со всеми видами подрядчиков по всему портфелю проектов.Критерием эффективности работы Службы будет скорость закрытия потребностей ГИПов в подрядчиках.
2. Система ранжирования Служба также займется ранжированием
подрядчиков, чтобы обеспечить сотрудничество только с качественными специалистами и организациями. Система ранжирования предполагает оценку подрядчиков по соотношению стоимость/качество для того, чтобы оперативно выбирать в каком проекте и какой подрядчик будет наиболее эффективен (кто-то силён в скорости, кто-то в определенных видах работ и т.д.). Эта система будет прозрачной и понятной для всех внутренних служб Компании.
Вообще один из главных выводов, который я сделал после личного общения с каждым ГИПом - мы очень мало внимания уделяем подрядчикам. А это значит, каждый из них работает, как знает - по своим правилам и принципам. Отсюда частые издержки во взаимопонимании и скорости решения задач. Хотя очевидно же, что для слаженной работы важно, чтобы все участники проекта говорили на одном языке, мыслили одними категориями, имели схожие ценности.
3. Экосистема "Подрядчик - часть коллектива Компании"
По большому счету конечная цель - создать экосистему для специалистов-подрядчиков, в которой они смогут быть в атмосфере сопричастности, иметь возможность обучаться, повышать квалификацию, заниматься спортом, отдыхать. Одним словом создать такие условия для подрядчиков, чтобы самые надёжные всегда выбирали работать с нами - становились нашими постоянными "внештатными" сотрудниками, наполняя при этом озеро талантов.
Поэтому в обязательном порядке мы знакомлюсь лично с каждым специалистом. Для меня очень важно работать с людьми, а не со строчками в договоре. А подрядчик ведь по сути такой же сотрудник, только работающий не в офисе. В текущий момент осваиваем практику заключения рамочных договоров с наиболее лояльными и надежными подрядчиками из топовой части рейтинга. Дальше больше - в планах ввести обновленную систему оплаты труда Подрядчика. В начале сотрудничества специалист получает оплату по факту выполнения работ. По мере роста в системе ранжирования (наработки успешного опыта сотрудничества с нами) - оплаты по этапам выполнения работ. Вплоть до авансовых платежей за выполняемые работы. При таком подходе подрядчики смогут более прогнозируемо планировать свои доходы и сосредоточиться на качестве реализуемых инженерных решений. Обязательно поделюсь через некоторое время первыми результатами проводимых изменений.
Вместо резюме
Уверен, что задача организации эффективной работы с подрядчиками - одна из ключевых для всех проектных организаций:

• увидеть всех своих подрядчиков
• отрейтинговать
  
• выстроить системное сотрудничество
  

Чтобы не тратить постоянно ресурсы на поиск подрядчиков, важно вкладываться в их развитие, обеспечивать комфортное пространство, среду единомышленников, где они смогут создавать свой продукт, расти, развиваться. А значит продолжать каждый день выбирать сотрудничество с одной и той же Компанией, а не искать, где трава зеленее. Это совсем другой уровень отношений. В создании такого сообщества подрядчиков вокруг Компании я вижу один из способов решать большие инженерные задачи. В конечном итоге экосистема работы с подрядчиками направлена на общую глобальную миссию компании по возвращению привлекательности профессии Инженер.