Meeting Notes, Agenda — простой способ эффективно проводить совещания

Выходя с совещания, любой из нас хоть раз думал: «Столько времени потрачено впустую». Обычно такое происходит, потому что совещание не имеет четкой цели или повестки, а также в случае, если присутствовать на нем вам было необязательно. Meeting Notes — это простая технология, помогающая вам и другим участникам лучше подготовиться к совещаниям.

Сегодня мы поговорим о том, как правильно писать протоколы встреч

Прежде чем начнем, хочу провести один эксперимент. Помните старый добрый мультик «Жил-был пес»? А теперь скажите, какую фразу произнес волк?

Вариант 1. Ты это… Заходи если что

Вариант 2. Ты заходи, если что

Барабанная дробь…

Очень многие выбирают вариант 1. "Ты это… Заходи если что«. Данный эффект называется »Эффектом Мандела" и встречается довольно часто — так работает наш мозг, что он домысливает истории.

Ну, а теперь давайте вернемся к нашей теме

протоколы встреч или по простому «минутки»- это электронное письмо, которое составляется по итогам встреч с целью:

Казалось бы, что может быть проще?

1. Мозг забывает

Согласно исследованию одного крупного немецкого ученого Эббингауза, примерно 60% информации забудется уже через час

2. Мозг искажает информацию

Один мой коллега был четко уверен, что время дедлайна по проекту — 2 месяца, хотя на самом деле был 1 один месяц. Когда это выяснилось, для него был неприятный сюрприз.

Элизабет Лофтус — международный эксперт в области памяти- провела довольно интересный эксперемент:

Это называется «ложная память». И мозг делает такой трюк постоянно

Нам кажется, что память хранится в виде единых цельных данных, как на жестком диске — видео ряд, звуковая дорожка, ощущения. И эти данные не изменяются. Но на самом деле, все хранится в разных участках мозга да еще и в разобранном виде. Наше воспоминание конструируется заново каждый раз, когда мы обращаемся к нему

Мы можем помнить много деталей события. Но то, что мы помним — вовсе не означает, что то, что мы помним было на самом деле. Отличить истинное воспоминание от ложного бывает очень сложно. Особенно, когда встречи и совещания идут нон-стоп

3. Чтобы вернуться к написанному

Однажды у меня была очень долгая встреча с заказчиком, на которой мы обсуждали требования по проекту. Через несколько дней у нас с главным разработчиком возник небольшой спор. Я утверждал, что данные необходимы было выгружать в формате csv, разработчик же был уверен, что данные нужно было выгружать в виде текста но со специфичным расширением. Спор разрешился очень просто обратились к протоколу.

Протокол помог не только быстро найти информацию, но и помог избежать ошибки ,переделка которой было бы заняло существенное время

4. Чтобы передать информацию

Еще одна причина писать протоколы - это передать информацию для тех, кто не был на встрече по любой причине - был в отпуске, был на другом митинге. Или даже не появился еще в компании.

Представьте ситуацию -один менеджер начинает вести проект, но по середине он покидает проект. Допустим по радостной причине - декрет. И нужно передать договоренности и в таком виде, чтобы новый человек мог на них сослаться. Да и остальным членам команд передать протокол гораздо проще и дешевле, чем любой другой способ

5. Сократить время совещаний.

Для принятия решения часто нужна не вся команда но ее зовут, чтобы все были в курсе, чтобы послушать. Но можно просто переслать протокол встречи, далее человек найдет у себя пару минут, ознакомиться. В крайнем случае, он может уточнить спорные вопросы лично у участника встречи. Т.е. вы сможете сэкономить много человеко-часов

Если вы не были на совещании, но получили протокол, значит отправитель считает, что данная информация является важной и полезной

6. Чтобы быть понятым в международной команде

Когда команда кроснациональная, то может оказаться так, что в команде присутствую люди с разным уровнем английского, разным произношением - всем тем, что будет мешать понять всем. Плюс может быть незнание контекста, плохая связь. И meeting notes позволяет решить данную проблему.

Представьте ситуацию: французкий PM ставит задачу русскому и индийскому разработчикам. Оба разработчика не могут его понять из-за специфичного акцента. Он же не может понять технические проблемы. Единственный способ, чтобы эти персонажи поняли друг друга - это разослать протокол встречи. Если там есть непонятные слова, то спокойно можно погуглить

Если вы были на встрече, то протокол повод уточнить неточности и восполнить пробелы. К тому же, после прочтения довольно быстро находятся неточности

Общие правила - кто ответственный за встречу, тот и пишет протокол. Но давайте разберемся, для кого наиболее продуктивно это делать. Для этого я хочу рассказать про те выгоды, которые получает тот, кто ведет такие протоколы

1. В команде должны быть требования и самое важно - писать срок.

Мозг - он всегда экономит ресурсы. И когда стоит вопрос “делать” или “не делать”, то с большой степенью вероятности мозг выберет “не делать”. Когда говоришь “нужно сделать к такому-то сроку”, то вопрос “делать или нет” не стоит. Вопрос стоит только сделать вовремя или нет

2. правильная установка.

Встреча начинается с Адженды(Agenda) и заканчивается протоколом. Когда вы пройдете несколько циклов таких встреч, то нейронные связи образуются и вам будет некомфортно, если этого не делать. К тому же, такое саммори отнимает не так чтобы много времени. И в конце концов, если на встрече нет агенды а после нет протокола - то внутренний звонок будет усиленно верещать, вы будете испытывать дискомфорт когда организаторы других

Шаблон встречи (Agenda) примерно такой:

3. должен быть удобный инструмент

с помощью которого можно быстро рассылать минутки, с возможностью открыть с любого устройства, любой должен мочь отредактировать и эти изменения должны быть видны всем. Желательно, автоматизировать повторяющиеся действия , отслеживать статусы

4. Избегайте основных ошибок

Мы стараемся делать все наиболее кратко - меньше времени на написание, на чтение. И поэтому можем попасть в ряд ловушек

5. Перечитываем перед встречей

Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания

Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности

Протокол - это способ исключить человеческий фактор:

Поделитесь в комментариях, есть ли у вас в компании такая практика, что обязательно ведется протокол встречи?