Выходя с совещания, любой из нас хоть раз думал: «Столько времени потрачено впустую». Обычно такое происходит, потому что совещание не имеет четкой цели или повестки, а также в случае, если присутствовать на нем вам было необязательно. Meeting Notes — это простая технология, помогающая вам и другим участникам лучше подготовиться к совещаниям.
Сегодня мы поговорим о том, как правильно писать протоколы встреч
Прежде чем начнем, хочу провести один эксперимент. Помните старый добрый мультик «Жил-был пес»? А теперь скажите, какую фразу произнес волк?
Вариант 1. Ты это… Заходи если что
Вариант 2. Ты заходи, если что
Барабанная дробь…
Очень многие выбирают вариант 1. "Ты это… Заходи если что«. Данный эффект называется »Эффектом Мандела" и встречается довольно часто — так работает наш мозг, что он домысливает истории.
Ну, а теперь давайте вернемся к нашей теме
Meeting notes это
протоколы встреч или по простому «минутки»- это электронное письмо, которое составляется по итогам встреч с целью:
- зафиксировать информацию
- распространить информацию среди участников встречи
Казалось бы, что может быть проще?
Зачем фиксировать, если мы уже обо всем договорились?
1. Мозг забывает
Согласно исследованию одного крупного немецкого ученого Эббингауза, примерно 60% информации забудется уже через час
2. Мозг искажает информацию
Один мой коллега был четко уверен, что время дедлайна по проекту — 2 месяца, хотя на самом деле был 1 один месяц. Когда это выяснилось, для него был неприятный сюрприз.
Элизабет Лофтус — международный эксперт в области памяти- провела довольно интересный эксперемент:
- Нашла человека, который никогда не летал на воздушном шаре
- Договорилась с его родными, что они будут утверждать, что он летал
- Отфотошопила детскую фотографию человека, над которым проводился эксперимент, чтобы он был на воздушном шаре
- Все это показала нашему подопытному
- И началась магия: человек вспомнил тот день, вспомнил, что на нем было надето, вспомнил эмоции.
Это называется «ложная память». И мозг делает такой трюк постоянно
Нам кажется, что память хранится в виде единых цельных данных, как на жестком диске — видео ряд, звуковая дорожка, ощущения. И эти данные не изменяются. Но на самом деле, все хранится в разных участках мозга да еще и в разобранном виде. Наше воспоминание конструируется заново каждый раз, когда мы обращаемся к нему
Мы можем помнить много деталей события. Но то, что мы помним — вовсе не означает, что то, что мы помним было на самом деле. Отличить истинное воспоминание от ложного бывает очень сложно. Особенно, когда встречи и совещания идут нон-стоп
3. Чтобы вернуться к написанному
Однажды у меня была очень долгая встреча с заказчиком, на которой мы обсуждали требования по проекту. Через несколько дней у нас с главным разработчиком возник небольшой спор. Я утверждал, что данные необходимы было выгружать в формате csv, разработчик же был уверен, что данные нужно было выгружать в виде текста но со специфичным расширением. Спор разрешился очень просто обратились к протоколу.
Протокол помог не только быстро найти информацию, но и помог избежать ошибки ,переделка которой было бы заняло существенное время
4. Чтобы передать информацию
Еще одна причина писать протоколы - это передать информацию для тех, кто не был на встрече по любой причине - был в отпуске, был на другом митинге. Или даже не появился еще в компании.
Представьте ситуацию -один менеджер начинает вести проект, но по середине он покидает проект. Допустим по радостной причине - декрет. И нужно передать договоренности и в таком виде, чтобы новый человек мог на них сослаться. Да и остальным членам команд передать протокол гораздо проще и дешевле, чем любой другой способ
5. Сократить время совещаний.
Для принятия решения часто нужна не вся команда но ее зовут, чтобы все были в курсе, чтобы послушать. Но можно просто переслать протокол встречи, далее человек найдет у себя пару минут, ознакомиться. В крайнем случае, он может уточнить спорные вопросы лично у участника встречи. Т.е. вы сможете сэкономить много человеко-часов
Если вы не были на совещании, но получили протокол, значит отправитель считает, что данная информация является важной и полезной
6. Чтобы быть понятым в международной команде
Когда команда кроснациональная, то может оказаться так, что в команде присутствую люди с разным уровнем английского, разным произношением - всем тем, что будет мешать понять всем. Плюс может быть незнание контекста, плохая связь. И meeting notes позволяет решить данную проблему.
Представьте ситуацию: французкий PM ставит задачу русскому и индийскому разработчикам. Оба разработчика не могут его понять из-за специфичного акцента. Он же не может понять технические проблемы. Единственный способ, чтобы эти персонажи поняли друг друга - это разослать протокол встречи. Если там есть непонятные слова, то спокойно можно погуглить
Если вы были на встрече, то протокол повод уточнить неточности и восполнить пробелы. К тому же, после прочтения довольно быстро находятся неточности
Кто должен писать?
Общие правила - кто ответственный за встречу, тот и пишет протокол. Но давайте разберемся, для кого наиболее продуктивно это делать. Для этого я хочу рассказать про те выгоды, которые получает тот, кто ведет такие протоколы
- Тот, кто пишет - тренирует свои навыки структурирования информации, выделения главного и второстепенного, изложения, оформления информация. Это прокачка своих софт-скиллов в рабочее время и за зарплату.
- Человек, который должен писать протокол - он более внимателен, сконцентрирован. Мозг включается в работу. Даже, если вас не назначили ответственным за протокол то все равно рекомендую вести данный протокол
- Работа на свой имидж. Показывает себя как структур ванного человека, который создает порядок вокруг. Такие люди и у руководства в цене и подчиненным работать с ним комфортно. Фиксирование договоренностей дисциплинирует других людей - гораздо меньше желания расхлябано относиться к информации, которую вам сообщают.
Так кому же нужно вести протокол собрания?
- тот, кто будет работать с данной информацией в будущем. Решение принимает наш мозг на основе имеющейся информации. Если информация выветрилась, то мозг будет принимать решение на основании неполной информации. И это могут быть не самые эффективные решения.
- Если вы ответственный за координацию, то протокол лучше писать вам.
- Если это встреча с заказчиком, то протокол лучше писать бизнес аналитику.
- Если вопрос касается вопросов реализации, то протокол лучше писать девелоперу, который будет потом это реализовывать
- Если вам нужно поработать над своим имиджем или вы прокачиваете софт-скиллы - то самому
- Либо специально назначенный человек.
Как сделать так, чтобы читали и писали?
1. В команде должны быть требования и самое важно - писать срок.
Мозг - он всегда экономит ресурсы. И когда стоит вопрос “делать” или “не делать”, то с большой степенью вероятности мозг выберет “не делать”. Когда говоришь “нужно сделать к такому-то сроку”, то вопрос “делать или нет” не стоит. Вопрос стоит только сделать вовремя или нет
2. правильная установка.
Встреча начинается с Адженды(Agenda) и заканчивается протоколом. Когда вы пройдете несколько циклов таких встреч, то нейронные связи образуются и вам будет некомфортно, если этого не делать. К тому же, такое саммори отнимает не так чтобы много времени. И в конце концов, если на встрече нет агенды а после нет протокола - то внутренний звонок будет усиленно верещать, вы будете испытывать дискомфорт когда организаторы других
Agenda– желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – одна из задач организатора встречи.
Шаблон встречи (Agenda) примерно такой:
- Время встречи
- Место встречи
- Участники встречи
- Основная тема встречи
- Задачи встречи (что должны решить в процессе. Если задач слишком много – приориетизируем)
3. должен быть удобный инструмент
с помощью которого можно быстро рассылать минутки, с возможностью открыть с любого устройства, любой должен мочь отредактировать и эти изменения должны быть видны всем. Желательно, автоматизировать повторяющиеся действия , отслеживать статусы
4. Избегайте основных ошибок
Мы стараемся делать все наиболее кратко - меньше времени на написание, на чтение. И поэтому можем попасть в ряд ловушек
- отсутствие контекста. Например, если написать “задачу приняли” - то через некоторое время будет непонятно что это за задача
- Не указать лицо, от которого поступила информация или кто принял решение. Ведь большая разница, сказал это рядовой сотрудник или руководитель проекта или человек, ответственный за данный кусок работы
- Не писать пояснения . Вы в той ситуации, в том составе принимаете решение. В будущем вводные могут быть изменены и вы захотите изменить задачу.
5. Перечитываем перед встречей
Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания
Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности
Резюме:
Протокол - это способ исключить человеческий фактор:
- забывание
- искажение
- недопонимание
- конфликты на почве всего вышеперечисленного
Поделитесь в комментариях, есть ли у вас в компании такая практика, что обязательно ведется протокол встречи?