Развитие системы подбора и найма как конкурентное преимущество в борьбе за кадры: кейс Excellence Expert

Промышленный ландшафт постоянно меняется, а конкуренция за квалифицированный труд растет. В этих условиях крупная горно-металлургическая компания столкнулась с необходимостью кардинальной переработки своей системы подбора и найма сотрудников. В 2022–2023 годах команда Excellence Expert реализовала для компании проект по внедрению инструментов развития подбора и найма.

Сложности в привлечении, устаревшие методы отбора, отсутствие автоматизации и необходимость повышения оперативности и эффективности процессов стали отправной точкой для запуска масштабного проекта. Основной его целью было повышение эффективности привлечения сотрудников в компанию.

Процесс подбора и найма в промышленной компании — это комплексная система действий, нацеленных на привлечение, отбор, оценку и встраивание новых сотрудников в структуру предприятия.

Этот процесс имеет критическое значение для обеспечения непрерывности и эффективности производственной деятельности. Он включает в себя несколько основных направлений и блоков работ:

Каждый из этих блоков требует внимательного планирования, координации и использования соответствующих инструментов HR-технологий для максимальной эффективности.

Внутренняя диагностика кадровой политики и анализ рынка труда выявили несколько тревожных тенденций, с которыми столкнулась горно-металлургическая компания:

В последние годы недостаток разных специалистов в компании достиг 10–20%. Это было обусловлено узкой специализацией требуемых квалификаций и высокими требованиями к опыту и навыкам.

Более 60% менеджеров по подбору отметили неэффективность существовавших инструментов и каналов подбора, указывая на невозможность с их помощью оперативно реагировать на изменения в спросе и предложении на рынке труда.

Внутренние исследования показали, что только 40% новых сотрудников полностью отвечали требованиям занимаемых должностей. Остальных нужно было дополнительно обучать, что в моменте снижало общую производительность на 25%.

На основе проведенного анализа были сформулированы ключевые цели проекта:

Разработка и регламентация единой системы подбора и найма для оптимизации процесса и сокращения издержек.

Снижение времени на поиск и адаптацию сотрудников на 30% с помощью автоматизации процессов на базе современной ИТ-платформы.

Расширение источников привлечения кандидатов для покрытия дефицита специалистов на 10–15% в ближайший год.

Разработка дашбордов и установление системы KPI по процессу подбора и найма для принятия своевременных управленческих решений.

Проект был разработан и реализован командой ЕЕ с целью не только ответить на текущие вызовы, но и обеспечить долгосрочную адаптивность и устойчивость системы подбора и найма на высококонкурентном рынке труда.

Достижение целей проекта было реализовано по четырем основным направлениям:

Рассказываем подробнее о каждом из них.

Самый важный шаг в оптимизации был сделан за счет введения регламента подбора персонала. Документ определил ответственность на каждом этапе подбора, обеспечил прозрачность и стандартизацию подходов. Он включал в себя следующие блоки:

Такой подход не только улучшил взаимодействие между отделами и сократил время на поиск и найм, но и повысил качество подбора за счет четко прописанных требований к кандидатам.

Внедрение ИТ-платформы позволило автоматизировать и интегрировать весь процесс подбора. Автоматически стали выполняться следующие процессы:

Стало возможно оперативно предоставлять отчетность и аналитику по текущему состоянию процесса подбора. Это значительно облегчило задачу принятия управленческих решений.

Стратегия привлечения персонала — это комплексный подход, охватывающий различные каналы коммуникации и поиска кандидатов.

Во время проекта мы сосредоточили усилия на пяти основных каналах привлечения кандидатов:

Была разработана система поощрений для текущих сотрудников, мотивирующая их предлагать кандидатов из своего профессионального окружения. Этот канал позволил повысить качество найма и привлечь проверенных кандидатов.

Компания начала использовать для публикации вакансий все ведущие работные порталы. Кроме того, был разработан свой собственный сайт с актуальными вакансиями.

Каждая вакансия тщательно прорабатывалась и тестировалась, чтобы выявить наиболее эффективную формулу описания позиции.

Стратегия продвижения была интегрирована в общий план маркетинга. Она включала в себя развитие бренда работодателя в соцсетях и на профессиональных платформах.

Сайт был оптимизирован для привлечения кандидатов: создан раздел карьеры, где можно ознакомиться с корпоративной культурой, открытыми вакансиями и историями успеха сотрудников.

Сайт также интегрирован с ИТ-платформой для автоматизации процесса приема резюме и улучшения взаимодействия с кандидатами.

Нами была выстроена отдельная стратегия по работе с профильными вузами и ссузами. Компания начал проводить гостевые лекции и мастер-классы, предоставлять стажировки и реализовывать совместные с учебными заведениями образовательные проекты.

Такой подход не только помог сформировать ближайший кадровый резерв из студентов, но и способствовал их глубокой профессиональной ориентации и пониманию специфики работы в горно-металлургической отрасли.

Была разработана концепция дашбордов для оперативного мониторинга и оценки ключевых показателей эффективности. Преимущества дашбордов:

Мы разработали и внедрили такие метрики: время на закрытие вакансий, стоимость найма, качество источников привлечения.

Возможность отслеживать данные в режиме реального времени для своевременного реагирования на изменения.

Возможность быстро адаптировать стратегии подбора в соответствии с аналитикой и меняющимися требованиями рынка труда.

Готовые данные для обоснования и оптимизации управленческих решений.

Этот инструмент предоставил HR-специалистам и заказчикам со стороны бизнеса увидеть полную картину эффективности найма и помог своевременно вносить коррективы в процессы.

Описанные выше нововведения позволили компании уже во время проекта добиться значительных успехов в стандартизации подходов к подбору и найму и повысить качество входного потока кандидатов.

Создание регламента подбора персонала позволило унифицировать подходы к найму на всех уровнях. Внедрение этого документа привело к сокращению среднего срока подбора рабочих специальностей на 23%, специалистов — на 14% и руководящего звена — на 8%.

Благодаря ИТ-платформе удалось повысить прозрачность процессов найма. Время реакции на отклики кандидатов снизилось с 48 до 24 часов. Учет статистики и метрик подбора дал возможность анализировать эффективность источников поиска: на 22% увеличилось количество успешных наймов через корпоративный сайт и на 53% — через учебные заведения.

Методическая работа по пяти основным каналам привлечения персонала обеспечила формирование базы данных потенциальных кандидатов, которая выросла на 16%. Реферальная программа доказала свою эффективность, увеличив число реферальных наймов на 44%.

С внедрением дашбордов HR-менеджеры получили инструмент для мониторинга ключевых показателей эффективности в режиме реального времени. Это позволило сократить время на принятие решений.

Трансформация системы подбора и найма в крупной горно-металлургической компании — пример эффективного применения регламентации, цифровизации и стратегического планирования. Полученные результаты демонстрируют значительное повышение эффективности HR-процессов, оптимизацию сроков подбора, улучшение качества найма и усиление взаимодействия со стратегическими партнерами.

Такие изменения служат наглядным подтверждением того, что инновации и цифровая трансформация открывают новые горизонты в управлении человеческими ресурсами в Индустрии 4.0.