Бизнес-карты: как учитывать траты по ним, преимущества и проблемы использования?
За последние 5-7 лет в России произошел невероятный рост популярности банковских продуктов для бизнеса, в частности бизнес-карт или, как их еще называют, корпоративных карт.
Отличие бизнес-карт от других
А зачем они нужны и чем отличаются от любо другой карты или, например, от зарплатной карты, ведь ее тоже выдает банк в партнерстве с вашим работодателем?
Тут кроется важнейшее отличие: бизнес-карта привязана НАПРЯМУЮ к счету компании, а зарплатная и любая другая ваша карта – к счету физ. лица. Из этого следуют и особенности бухгалтерского учета, и легкость использования подобных инструментов.
Суть в том, что практически у каждой компании есть потребность в небольших, иногда срочных тратах, мелких закупках, командировочных расходах, покупке что-то удаленно и оперативно 24/7 – все эти проблемы решают бизнес-карты, которых сейчас в нашей стране выпущено больше чем 3,5 миллиона, те каждый второй предприниматель по идее так или иначе уже встречался с этим банковским продуктом, а если вы только открываете впервые счет, то с 90% вероятностью банк предложит бизнес-карту в пакете услуг.
Самым основным преимуществом бизнес-карт является быстрота расчетов и возможность платить в любое время 24/7/365 напрямую с расчетного счета компании.
Другие преимуществами бизнес-карты являются:
- Удобство использования в командировочных целях и мелких закупках
- Простота учета расходов и возможность своевременного контроля за ними
- Ролевая модель использования
- Возможность получения дополнительных бонусов и скидок от банка
- Уменьшение налоговой нагрузки благодаря возможности списания расходов, связанных с пользованием бизнес-карты, в расходы компании.
Для любого сотрудника
Мы все понимаем, что пользоваться счетом компании чаще всего может только ТОП-менеджемент, владелец, в случае с МСБ, и бухгалтерия, бизнес-картой же может пользоваться фактически любой сотрудник: водитель, менеджеры по закупкам, офис менеджеры, сотрудники отделов продаж, менеджмент, бухгалтерия, помощники руководителей – одним словом – практически каждый, если есть на это бизнес-необходимость.
Можно не бояться выдавать бизнес-карты сотрудникам
Бояться выдавать карты сотрудникам сейчас – это все равно, что бояться пользоваться интернетом и облачными технологиями.
Дело в том, что практически каждый банк дает функциональность ограничения использования бизнес карт, те как минимум вы можете поставить конкретный лимит на каждого сотрудника, а как максимум: лимит на тип операции, тип торговой точки, страну использования и т.п., а некоторые банки в частности открывают суб-счета для бизнес-карт.
Одним из пока не решенных сложных моментов использования бизнес-карт является учет трат, имеется в виду, что чем чаще производятся мелкие траты, тем сильнее возрастает объем документов, которые необходимо составить и отправить в бухгалтерию для верного отражения операций (если вы не ИП на 6% или патенте). То есть, каждая операция должна быть учтена в авансовых отчетах вашей компании, что является достаточно ресурсозатратным процессом и мы пишем более подробно об этом в других статьях.
Эффективный учет операций по вашей бизнес-карте
Для решения такой задачи во всем мире прибегают к использованию систем легкого учета, так называемого Expense management products, в России ярким представителем такого направления является Pilx.
Программа лояльности для владельцев бизнес-карт
Ну и конечно нельзя не затронуть тему лояльности.
Бонусы, кэш-бэки и другие виды поощрений также стали уже нормой для многих банков, кто предлагает бизнес-карты представителям МСБ. Важно, что это абсолютно легально и несложно учитывать по бухгалтерии.
Пользуйтесь бизнес-картами, повышайте эффективность своих процессов и получайте за это бонусы от банков и партнёров платите во время налоги.