Преимущества автоматизации авансовых отчетов
“Лучше с нами, чем как привыкли”
Многим может показаться, что авансовые отчеты в принципе никак не касаются вас – но это совсем не так. Вы можете быть рядовым менеджером по продажам, офис менеджером, помощником бухгалтера, главным бухгалтером, руководителем среднего бизнеса или владельцем малого – так или иначе ваше бесценное время уходит на подготовку, согласование, проверку и проведение авансовых отчётов. Более того, недочеты с авансовыми отчётностями могут привести к экономическим потерям, недополученной прибыли или излишней уплате налогов.
Как так получается, что процесс незаметен, а последствия могут быть настолько сильными?
Дело в том, что подготовка авансовой отчётности достаточно древний процесс для российской экономики, который долгое время не модернизируется в отличие от многих других.
Авансовых отчетов генерируется где-то больше, где-то меньше, но с появлением бизнес-карт, оформленных на счета компаний необходимость отчетности возросла многократно, т.к. каждую операцию (если вы не ИП на 6% или патенте) надо закрывать чеками и отчетами, а также проводить все в бухгалтерии.
Так зачем вообще затрагивать эту тему?
Дело в том, что от некачественно настроенного процесса отчетности по тратам компании, страдают без преувеличения все участники процесса, а в конце концов – страдает результат.
Представим, что вы менеджер по продажам и вам постоянно надо готовить новые презентации, разговаривать и встречаться с клиентами, ездить в командировки.
В процессе выполнения всех этих святых обязанностей генерируются затраты, а вместе с ними – необходимость отчетности. То есть, нужно собрать все чеки, не потерять их, следить чтобы они не повреждались. Затем потратить добрых пару часов, чтобы вспомнить причину траты по каждому чеку, прикрепить их к бумажке, заполнить форму вручную, экселе или какой-нибудь неудобной программе.
Все это раздражает и отнимает время, которое можно потратить на продажу продукта очередному клиенту.
Но это еще далеко не конец. Переодеваемся: теперь вы руководитель / владелец компании.
Чеки попадают вместе с отчетом (или без него, что хуже) к бухгалтеру (хорошо если их несколько в компании) и тут начинается второй этап головной боли. Бухгалтер должен в точности распознать и принять обоснования менеджера по тратам средств компании, отсканировать чеки, чтобы оставить их след, сохранить где-то оригинальные чеки, и далее внести все эти замечательные и супер ценные данные в 1С, на что будет суммарно потрачено еще несколько часов работы. А представьте себе если бухгалтер один, а таких менеджеров 10?
Ну и, естественно, в ходе всех этих простых, но сильно затратных по времени манипуляций выясняется, что не все чеки можно принять к расходу, что часть чеков потеряна, а остальная – сильно повреждена. Итог: вычитаем эту сумму из прибыли компании после уплаты налогов, вместо УМЕНЬШЕНИЯ налогооблагаемой базы.
Что тогда делать и почему так происходит? - спросите вы - если дочитали до этого момента.
С развитием экономики и технологий создания отчетности, в законодательстве особо ничего не менялось, поэтому новых инструментов работы с подобным процессом просто не было.
Однако совсем недавно начали появляться стартапы, которые переняли зарубежный опыт. Они постарались, как минимум, сократить временные затраты на 1 отчет сотрудника с суммарных 4-5 часов до 20 минут, что в масштабах малого и среднего бизнеса может вырасти в гигантскую экономию ресурсов. Одной из таких компаний являемся мы - команда PILX.
Мы постарались максимально автоматизировать процесс сбора и обработки чеков для сотрудника через мобильное приложение, избавили от необходимости хранения бумажных чеков, создали удобный интерфейс проверки данных бухгалтером и предоставили возможность автоматической загрузки данных в 1С для дальнейшей работы уже в привычной среде. Никаких бумажных чеков и длительного процесса переноса данных в 1С.
Кстати, на сайте вы можете сами бесплатно попробовать и оценить нашу идею. Всем отличного вечера и выдающихся бизнес-результатов!