Зачем вести учет корпоративных денег для сотрудников?
Всем привет👋🏼
Начнем с того, что далеко не каждый сотрудник в принципе представляет себе, что есть такие ситуации, когда работодатель в том или ином виде передает деньги (НЕ ЗАРПЛАТУ) для исполнения рабочих задач.
Обычно это расходы на командировки, встречи с партнерами, мелкие закупки в офис, срочные траты на покупку компьютера или бизнес-подписки.
Зачем заморачиваться с передачей средств сотруднику, когда бухгалтер все может оплатить по выставленному счету? Но все не так просто, как может показаться на первый взгляд.
Помимо крупных покупок, например, оплаты B2B-услуг, аренды и т.п., небольшие операции можно совершить с помощью банковской карты.
ЧЕМ МЕНЬШЕ И ЧАЩЕ ТРАТЫ - ТЕМ БОЛЬШЕ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ НА ИХ ОФОРМЛЕНИЕ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ БУХГАЛТЕРИИ
В этом случае гораздо проще выдать даже рядовому сотруднику полномочия на осуществление платежей от имени и за счет компании. Разделим подобные операции на три этапа (с бухгалтерской точки зрения):
- выдача денег под отчет;
- непосредственно траты;
- отчетность.
Бывает и обратная ситуация – когда сотрудник тратит собственные деньги, а компания возмещает постфактум, но это скорее исключение, никому ведь не нравится платить из собственного кошелька ;)
Выдача денег под отчет может быть в виде следующих форм:
- выдача наличными аванса;
- перечисление аванса на личную карту сотрудника;
- выдача бизнес-карты с лимитом.
БИЗНЕС-КАРТА - САМЫЙ ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ РАБОТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ СРЕДСТВАМИ
Конечно же, при наличии большого количества трат, компаниям, а также участникам процесса (сотрудникам, руководителям и бухгалтерам) хочется иметь дело с эффективной схемой. Это значит – легко тратить, получать реестр платежей и быстро отчитываться. Такой микс может получиться только при использовании бизнес-карты и автоматизации работы с первичными документами, в нашем случае с чеками, накладными и т.п.
Тогда не будет необходимости каждый раз заново заниматься выдачей определенной суммы под аванс, учитывать и сравнивать с тем, что уже было потрачено. Огромным плюсом послужит автоматизация авансовых отчетов с учетом ролевой модели для сотрудников, что реализуется сервисом PILX.
В PILX каждый сотрудник может быстро внести первичные документы, за минуту создать отчет, вместо потраченного часа, и отправить на проверку руководителю или бухгалтеру.
Кстати, такое решение мы уже сделали с Альфа-Банком. Если вы являетесь клиентом, то в интернет-банке для бизнеса на странице «Карты» перейдите в раздел «Чеки» и пользуйтесь сервисом бесплатно.
По сути, подотчетные средства – необходимый инструмент для развития бизнеса, так как командировки, деловые встречи, закупки образцов, а также срочные непредвиденные траты – неотъемлемая часть рабочих будней. Авансовый отчет же - это бухгалтерская необходимость, которая до появления PILX была головной болью для компаний и сотрудников.
Но благодаря PILX теперь есть автоматизированное решение, способное разгрузить всех участников процесса и избавить от рутины с оформлением отчетности.
Занимайтесь развитием бизнеса, а остальное PILX возьмет на себя!