Правила эффективного общения по электронной почте

Создание виртуальных отношений — важнейший навык во все более сетевом рабочем пространстве. В этой статье вы узнаете, как устанавливать связи с помощью электронной почты.

Традиционно общение происходило лично. Социальные сети помогли некоторым людям улучшить свои навыки общения в Интернете, большинству все еще не хватает понимания базовых принципов эффективного общения в сети. И поскольку все больше компаний выбирают удаленный или гибридный формат работы, обучение цифровому общению становится действительно важным навыком.

Продолжайте читать, чтобы узнать, почему важно налаживать связи по электронной почте и как делать это эффективно.

С таким количеством новых цифровых коммуникационных платформ может показаться, что электронная почта устаревает. Хотя социальные сети и мессенджеры стали привычным местом для личного общения, для профессионального общения лучшим местом остается электронная почта.

Общение по электронной почте — один из самых простых способов оставаться на связи. Написание быстрого электронного письма означает, что общение может занять намного меньше времени, чем традиционное общение при личной встрече.

Как написать электронное письмо кому-то, кого вы знаете

1. Спросите об их делах

Если вы обращаетесь к кому-то, кого вы уже знаете, используйте знания о них, чтобы начать свое электронное письмо. Спросите, как поживает член их семьи, или поздравьте с повышением. Всегда начинайте с проявления к ним подлинного интереса.

2. Напомните о том, что вы делаете

Если вы не знаете этого человека очень хорошо, он, скорее всего, не помнит о вас всего. Поэтому быстро напомните, кто вы и чем занимаетесь, и упомяните обо всех обновлениях с момента вашей последней встречи.

3. Задайте свой вопрос

Как только вы введете собеседника в курс дела и узнаете об их жизни, пришло время задать свой вопрос. Для начала всегда задавайте простой вопрос и избегайте вопросов закрытого типа, вынуждающих ответить “да” или “нет”.

Как написать холодное электронное письмо для нетворкинга

1. Расскажите, почему вы хотите познакомиться

Может показаться нелогичным отказаться от введения, но лучший способ привлечь внимание в холодных письмах — сначала начать говорить о собеседнике. Вы решили обратиться к этому человеку не просто так. Является ли он экспертом в своей области или у него есть опыт работы в интересующей вас сфере? Поделитесь, почему вы хотите познакомиться поближе и что вас восхищает.

2. Представьтесь

Когда вы привлекли внимание, пришло время рассказать, кто вы и чем занимаетесь. Этот краткий обзор должен занять всего два-три предложения.

3. Упомяните любые сходства

К сожалению, вы не всегда гарантированно получаете ответ при отправке холодного электронного письма, но один из способов увеличить шансы — найти точки соприкосновения. Вы учились в одном колледже, живете в одном городе или работаете в одной компании? Используйте любую точку соприкосновения в качестве отправной точки для вашего общения.

4. Предложите помощь

Дайте им повод ответить. Как вы можете им помочь? Есть ли у вас знакомство, которое могло бы быть полезным для них? У всех нас есть ценность, которую можно предложить, поэтому покажите им свою ценность, какой бы незначительной она ни была.

5. Последующие действия

Если вы не получили ответа сразу, не начинайте беспокоиться. Если по прошествии недели или двух вы так и не дождались ответа, попробуйте отправить напоминание. Это не вызовет раздражения, а лишь покажет вашу заинтересованность в знакомстве.

Не получить ответа по электронной почте сразу не всегда так уж плохо. Возможно, у адресата нет времени, чтобы связаться с вами прямо сейчас, или им нечего предложить в данный момент. Вот почему так важно указывать свою подпись под электронной почтой, или приложить электронную визитку, чтобы адресат мог сохранить вашу контактную информацию.

MyQRcards — сервис электронных визиток для бизнеса №1 в России, который повышает эффективность личных и деловых коммуникаций. Цифровые визитки MyQRcards открывают новые возможности, позволяют оценивать коммуникационную активность сотрудников, сокращают расходы на визитки и оказывают положительное влияние на окружающую среду. Десятки тысяч успешных профессионалов по всей России и СНГ доверяют свои коммуникации MyQRcards.

7. Познакомьтесь друг с другом

Процесс обмена сообщениями по электронной почте может казаться медленным, и даже возникнет соблазн пропустить какие-то этапы и сразу перейти к вопросу, но знакомство имеет решающее значение для процесса создания сети. Лучшие контакты — те, кто больше всего готов предложить поддержку, — это всегда самые прочные отношения. А лучший способ сформировать прочные сетевые отношения — это лучше узнать друг друга.

8. Попросите помощи или совета

Как только фундамент ваших отношений заложен, пришло время задать вопрос. Всегда начинайте с малого. Начните с запроса совета или информации, прежде чем переходить к более серьезным просьбам.

Одно из самых больших преимуществ общения по электронной почте заключается в том, что оно не требует огромных временных затрат. Но независимо от того, как часто вы общаетесь, вы должны быть уверены, что поддерживаете отношения.

1. Установите напоминания

Используйте напоминания, чтобы обращаться к знакомым от двух до четырех раз в год. Регулярное общение важно для прочных отношений и для того, чтобы вы были в центре их внимания.

2. Опирайтесь на “костыли”

Теперь, когда у вас состоялся один-два разговора с этим человеком, используйте эти предыдущие беседы в качестве отправной точки для вашего будущего взаимодействия. Попросите рассказать о новой работе, к которой они только что приступили, или спросите, как поживает их семья.

3. Будьте кратки

Короткое информационное электронное письмо — это идеальный способ поддерживать и развивать отношения в сети, не оказывая слишком большого давления ни на одну из сторон, требуя полноценного разговора.