5 вопросов, которые сэкономят 55 рабочих часов в месяц

Бывает так, что открываешь утром ноутбук, смотришь в календарь, а там — беда. Звонки идут друг за другом, задач завал и времени на них нет. В этой статье я расскажу свой метод, который помог мне избавиться от вечного цейтнота и вгореть обратно.

Я столкнулся с проблемой перегрузки в 2021 году, когда активно участвовал в операционке своего рекламного агентства. Тогда у нас было около 10 штатных сотрудников и 20 вне его (от фриланса до фуллтайма) на 15-20 клиентов. Мы делали разные задачки — настраивали рекламу, помогали с сайтом, дизайнили. Я считал себя продуктивным трудоголиком: рабочий день начинался в 10 утра, а заканчивался глубокой ночью. Долго так продолжаться на могло, на помощь пришел отчет о прибыли.

P&L отчет не считал меня ни продуктивным, ни эффективным. Не смотря на то, что я работал много, моя эффективность была направлена на решение рутинных задач, тех самых «пожаров», возникающих внутри дня. На прибыль я не влиял ни коим образом — на продажи и развитие просто не оставалось времени. В какой-то момент это стало невыносимо и я решил действовать радикально. Я выписывал все задачи и встречи внутри каждого дня (спойлер: сейчас у меня вообще нет личного таск-трекера, только календарь) и начал разрабатывать методику, по которой я буду их прибивать без потери качества оказываемых услуг и с ростом прибыли. Путь, надо сказать, не из простых и уж точно не из приятных. Трансформация заняла около полугода, четыре книги и с десяток статей.

Переходим к делу. Каждое событие на завтра я пропускал сквозь призму пяти вопросов, которые напрямую влияли на его судьбу.

Вопрос номер раз: «Могу ли я это проигнорировать?»

Добрая половина встреч может быть пропущена. Просто. Тупо. Пропущена. Сотрудники справлялись с клиентами сами и решали задачи между собой. Про оффлайн встречи я забыл вовсе. Без страха и шероховатостей, конечно, не обошлось, но ни клиентский NPS, ни оценка качества труда среди сотрудников по итогам квартала не упали. Боитесь пропустить? Попросите записать встречу и послушайте её, когда будете скучать в пробке.

Вопрос номер два: «Ведет ли эта встреча меня к цели?»

Когда я разобрался с целями компании (да, это еще на одну статью) и нашел главное узкое горлышко, стало понятно, какие задачи ведут к цели, а какие — нет. Насколько эта активность релевантна моим целям? Если ни на сколько, то что не так с бизнес процессом, что я числюсь среди участников? Например, моя задача — сохранить клиента, который недоволен нашей командой и вот-вот расторгнет договор. Что мне надо делать? Уж точно не собеседовать нового сеошника. Фокус всему голова.

Вопрос номер три: «Что я могу упростить?»

Часто задачи или обсуждения звучат сложно. Например, сделать для клиента стратегию на год в виде презентации. Все, что содержит непонимание или слишком велико, мы стали принудительно разбивать на очень простые и понятные задачи в рамках одного дня. Например, можно спросить клиента, есть ли у него идеи стратегии или неудачные примеры. Нам прислали отклоненную стратегию и детально рассказали о её недостатках, так мы сделали «большую и сложную» задачу за пару дней, которая была принята сразу. Смотрите под разными углами!

Вопрос номер четыре: «Как это автоматизировать?»

Есть вещи важные, требующие внимания, но примитивные. Единогласно избранный лидер — отчеты. Раньше мы собирали их руками, я проверял и отправлял клиенту. Теперь отчеты готовят специальные сервисы автоматически (это оказалось очень простой задачей) , проверяют их процесс-овнеры и несут за их корректность ответственность в виде бонусов по КПИ. И мой любимый пример: бот в Слаке, который сам собирает стенд-апы, так мы перешли с ежедневных голосовых планерок на еженедельные и сэкономили около около 15 часов в месяц на всю команду.

Вопрос номер пять: «Я могу это делегировать?»

Кстати, я умею делать акты сверки в экселе. И очень жалею, что обладаю этим навыком. Потому что бухгалтер из меня хуже некуда: в прошлом году мы заплатили штрафов на 70 тысяч рублей из-за ошибок. Парт-тайм арт-директор улучшит качество дизайна и сократит правки, автотесты помогут уменьшить количество тестировщиков, текст лучше вычитает корректор, а сделать мини-исследование могут ребята с ворк-зиллы за пятьсот рублей по инструкции. Кстати, попробуйте записывать видео-инструкции к повторяемым задачам. Я это делаю через Зум с трансляцией экрана) . Часто такой метод работает лучше, чем детальное описание задачи текстом.

У меня выработалась привычка задавать каждому событию эти пять вопросов:

По итогам июня, мои подсчеты говорят, что я сэкономил 55 часов. В результате я пишу эту статью, а не корректирую очередной отчет с ошибками и извиняюсь перед клиентом. Если вам поможет моя методология — я буду рад, обязательно напишите об этом в комментариях.

И да, подписывайтесь на мой телеграм-канал, я там рассказываю много интересного. Например, в последнем посте о том, какие гросхаки помогли вырасти Робинхуду, Дропбоксу и Пэйпалу.