Бывает так, что открываешь утром ноутбук, смотришь в календарь, а там — беда. Звонки идут друг за другом, задач завал и времени на них нет. В этой статье я расскажу свой метод, который помог мне избавиться от вечного цейтнота и вгореть обратно.
Я столкнулся с проблемой перегрузки в 2021 году, когда активно участвовал в операционке своего рекламного агентства. Тогда у нас было около 10 штатных сотрудников и 20 вне его (от фриланса до фуллтайма) на 15-20 клиентов. Мы делали разные задачки — настраивали рекламу, помогали с сайтом, дизайнили. Я считал себя продуктивным трудоголиком: рабочий день начинался в 10 утра, а заканчивался глубокой ночью. Долго так продолжаться на могло, на помощь пришел отчет о прибыли.
Отрезвляющие отчеты
P&L отчет не считал меня ни продуктивным, ни эффективным. Не смотря на то, что я работал много, моя эффективность была направлена на решение рутинных задач, тех самых «пожаров», возникающих внутри дня. На прибыль я не влиял ни коим образом — на продажи и развитие просто не оставалось времени. В какой-то момент это стало невыносимо и я решил действовать радикально. Я выписывал все задачи и встречи внутри каждого дня (спойлер: сейчас у меня вообще нет личного таск-трекера, только календарь) и начал разрабатывать методику, по которой я буду их прибивать без потери качества оказываемых услуг и с ростом прибыли. Путь, надо сказать, не из простых и уж точно не из приятных. Трансформация заняла около полугода, четыре книги и с десяток статей.
Пять вопросов
Переходим к делу. Каждое событие на завтра я пропускал сквозь призму пяти вопросов, которые напрямую влияли на его судьбу.
Вопрос номер раз: «Могу ли я это проигнорировать?»
Добрая половина встреч может быть пропущена. Просто. Тупо. Пропущена. Сотрудники справлялись с клиентами сами и решали задачи между собой. Про оффлайн встречи я забыл вовсе. Без страха и шероховатостей, конечно, не обошлось, но ни клиентский NPS, ни оценка качества труда среди сотрудников по итогам квартала не упали. Боитесь пропустить? Попросите записать встречу и послушайте её, когда будете скучать в пробке.
Вопрос номер два: «Ведет ли эта встреча меня к цели?»
Когда я разобрался с целями компании (да, это еще на одну статью) и нашел главное узкое горлышко, стало понятно, какие задачи ведут к цели, а какие — нет. Насколько эта активность релевантна моим целям? Если ни на сколько, то что не так с бизнес процессом, что я числюсь среди участников? Например, моя задача — сохранить клиента, который недоволен нашей командой и вот-вот расторгнет договор. Что мне надо делать? Уж точно не собеседовать нового сеошника. Фокус всему голова.
Вопрос номер три: «Что я могу упростить?»
Часто задачи или обсуждения звучат сложно. Например, сделать для клиента стратегию на год в виде презентации. Все, что содержит непонимание или слишком велико, мы стали принудительно разбивать на очень простые и понятные задачи в рамках одного дня. Например, можно спросить клиента, есть ли у него идеи стратегии или неудачные примеры. Нам прислали отклоненную стратегию и детально рассказали о её недостатках, так мы сделали «большую и сложную» задачу за пару дней, которая была принята сразу. Смотрите под разными углами!
Вопрос номер четыре: «Как это автоматизировать?»
Есть вещи важные, требующие внимания, но примитивные. Единогласно избранный лидер — отчеты. Раньше мы собирали их руками, я проверял и отправлял клиенту. Теперь отчеты готовят специальные сервисы автоматически (это оказалось очень простой задачей) , проверяют их процесс-овнеры и несут за их корректность ответственность в виде бонусов по КПИ. И мой любимый пример: бот в Слаке, который сам собирает стенд-апы, так мы перешли с ежедневных голосовых планерок на еженедельные и сэкономили около около 15 часов в месяц на всю команду.
Вопрос номер пять: «Я могу это делегировать?»
Кстати, я умею делать акты сверки в экселе. И очень жалею, что обладаю этим навыком. Потому что бухгалтер из меня хуже некуда: в прошлом году мы заплатили штрафов на 70 тысяч рублей из-за ошибок. Парт-тайм арт-директор улучшит качество дизайна и сократит правки, автотесты помогут уменьшить количество тестировщиков, текст лучше вычитает корректор, а сделать мини-исследование могут ребята с ворк-зиллы за пятьсот рублей по инструкции. Кстати, попробуйте записывать видео-инструкции к повторяемым задачам. Я это делаю через Зум с трансляцией экрана) . Часто такой метод работает лучше, чем детальное описание задачи текстом.
И все вместе
У меня выработалась привычка задавать каждому событию эти пять вопросов:
- Это можно проигнорить? Если нет, идем в пункт 2
- Это ведет к цели? Если нет, идем в пункт 3
- Это можно упростить? Если нет, идем в пункт 4
- Это можно автоматизировать? Если нет, идем в пункт 5
- Это можно делегировать? Ну вы поняли.
По итогам июня, мои подсчеты говорят, что я сэкономил 55 часов. В результате я пишу эту статью, а не корректирую очередной отчет с ошибками и извиняюсь перед клиентом. Если вам поможет моя методология — я буду рад, обязательно напишите об этом в комментариях.
И да, подписывайтесь на мой телеграм-канал, я там рассказываю много интересного. Например, в последнем посте о том, какие гросхаки помогли вырасти Робинхуду, Дропбоксу и Пэйпалу.
Старт работы в 10 утра это не трудоголик а засоня )))
Комментарий недоступен
Полагаю, истина посередине. Утренние часы как будто ценнее в силу большей активности коллег и клиентов.
А если они в другом часовом поясе?
Это если жаворонок. Для сов такое нормально.
Не стоит забывать, что делегируя задачи, выполнение которых не приводит к росту прибыли - часто приходится нанимать сотрудников, платить зарплату, что приводит к росту убытков.
То есть если вы делегируете работу человеку, который стоит 10 рублей, вы должны быть уверены, что в освободившееся время заработаете 11 рублей. Иначе в этом нет коммерческого смысла (но высыпаться начнёте).
Согласен. Сложность в том, что "быть уверены" и развитие бизнеса пересекаются не так часто, как хотелось бы.
Очень круто! Попробую игнорировать то, что можно игнорировать, и посмотрим, сколько часов в месяц мне это сэкономит
Почти любую мелкую проблему можно игнорировать и глобально ничего не случится, но они имеют кумулятивный эффект, так что все вместе они представляют собой проблему, которую игнорировать нельзя.
В статье под заголовком "Могу ли я это проигнорировать?" расписано что это про игнорирование того что может быть делегировано.
Вы же собрались игнорировать просто всё "что можно игнорировать". Это вызывает опасения.
Верно, я плохо сформулировал. Я имел в виду осознанное игнорирование. Всякого рода «обсуждения ради обсуждения» на практике рассасываются сами или возвращаются в адекватном виде с большим приоритетом.
Будет интересно узнать результат :)
Комментарий недоступен
Резюмируя можно сказать, что нужно убрать все действия, которые не приносят результат и оставить только те, которые принося прибыль компании. Но, чтобы найти, эти полезные действия, нужно совершить много бесполезных действий.
Я бы уточнил, что неизбежные бесполезные действия нужно совершать анализируя их результаты. Думаю, это главное.
А теперь попробуем применить все это в какой-нибудь на IT компании, на позиции работника. Как уволен?
Ну смотря на какой позиции
Если руководящей, то вполне
У меня жена на руководящей в ИТ, ни один метод не применим.
Комментарий недоступен
спросите мб что она из вышеописанного пробовала и до конца доводила
ой, ли, от прогеров и проджектов такое только и можно слышать на каждом совещании, которого вообще можно было избежать
Комментарий недоступен
Дайте нам какой-нибудь конкретный кейс, попробуем разобраться
Комментарий недоступен
"Теперь отчеты готовят специальные сервисы автоматически , проверяют их процесс-овнеры и несут за их корректность ответственность в виде бонусов по КПИ"
А можно с этого места поподробнее - что вы ставите в KPI и, если речь про корректность данных, то кто помимо овнеров может однозначно сказать, что данные корректные?
1. KPI у специалистов разнятся. Если речь именно об отчете, то предоставленный вовремя отчет без корректировок клиентом — один из них.
2. Корректной настройкой аналитики считается факт, где между СРМ, системой сквозной аналитики (или не сквозной) и рекламным кабинетом нет значимых расхождений.
Я смотрел несколько глубже. Данные могут сходиться на витрине и в источнике, но что если сам источник предоставляет изначально некорректные данные ввиду бага в системе. Этот момент как-то контролируется или у вас такого не случается?
Случается. Это повод разобраться в проблеме. Разумеется, за баг системы никто снимать KPI не будет.
Спасибо.