{"id":13570,"url":"\/distributions\/13570\/click?bit=1&hash=f1bacf5c4cbd7b3a89944cb6a24ea229537917b3fe32459e3adc3e5edc200946","title":"\u041a\u043e\u0442\u044b \u0440\u0430\u0441\u0441\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u044e\u0442 \u043e \u0441\u043e\u0446\u0441\u0435\u0442\u0438 \u0441 \u0432\u0435\u0440\u0442\u0438\u043a\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u043c\u0438 \u0432\u0438\u0434\u0435\u043e","buttonText":"\u041c\u044f\u0443!","imageUuid":"af50a6ca-4f1a-5649-a992-94e85a4ba2c0","isPaidAndBannersEnabled":false}
Alexander Patushinskiy

5 вопросов, которые сэкономят 55 рабочих часов в месяц

Бывает так, что открываешь утром ноутбук, смотришь в календарь, а там — беда. Звонки идут друг за другом, задач завал и времени на них нет. В этой статье я расскажу свой метод, который помог мне избавиться от вечного цейтнота и вгореть обратно.

Я столкнулся с проблемой перегрузки в 2021 году, когда активно участвовал в операционке своего рекламного агентства. Тогда у нас было около 10 штатных сотрудников и 20 вне его (от фриланса до фуллтайма) на 15-20 клиентов. Мы делали разные задачки — настраивали рекламу, помогали с сайтом, дизайнили. Я считал себя продуктивным трудоголиком: рабочий день начинался в 10 утра, а заканчивался глубокой ночью. Долго так продолжаться на могло, на помощь пришел отчет о прибыли.

Отрезвляющие отчеты

P&L отчет не считал меня ни продуктивным, ни эффективным. Не смотря на то, что я работал много, моя эффективность была направлена на решение рутинных задач, тех самых «пожаров», возникающих внутри дня. На прибыль я не влиял ни коим образом — на продажи и развитие просто не оставалось времени. В какой-то момент это стало невыносимо и я решил действовать радикально. Я выписывал все задачи и встречи внутри каждого дня (спойлер: сейчас у меня вообще нет личного таск-трекера, только календарь) и начал разрабатывать методику, по которой я буду их прибивать без потери качества оказываемых услуг и с ростом прибыли. Путь, надо сказать, не из простых и уж точно не из приятных. Трансформация заняла около полугода, четыре книги и с десяток статей.

Пять вопросов

Переходим к делу. Каждое событие на завтра я пропускал сквозь призму пяти вопросов, которые напрямую влияли на его судьбу.

Вопрос номер раз: «Могу ли я это проигнорировать?»

Добрая половина встреч может быть пропущена. Просто. Тупо. Пропущена. Сотрудники справлялись с клиентами сами и решали задачи между собой. Про оффлайн встречи я забыл вовсе. Без страха и шероховатостей, конечно, не обошлось, но ни клиентский NPS, ни оценка качества труда среди сотрудников по итогам квартала не упали. Боитесь пропустить? Попросите записать встречу и послушайте её, когда будете скучать в пробке.

Вопрос номер два: «Ведет ли эта встреча меня к цели?»

Когда я разобрался с целями компании (да, это еще на одну статью) и нашел главное узкое горлышко, стало понятно, какие задачи ведут к цели, а какие — нет. Насколько эта активность релевантна моим целям? Если ни на сколько, то что не так с бизнес процессом, что я числюсь среди участников? Например, моя задача — сохранить клиента, который недоволен нашей командой и вот-вот расторгнет договор. Что мне надо делать? Уж точно не собеседовать нового сеошника. Фокус всему голова.

Вопрос номер три: «Что я могу упростить?»

Часто задачи или обсуждения звучат сложно. Например, сделать для клиента стратегию на год в виде презентации. Все, что содержит непонимание или слишком велико, мы стали принудительно разбивать на очень простые и понятные задачи в рамках одного дня. Например, можно спросить клиента, есть ли у него идеи стратегии или неудачные примеры. Нам прислали отклоненную стратегию и детально рассказали о её недостатках, так мы сделали «большую и сложную» задачу за пару дней, которая была принята сразу. Смотрите под разными углами!

Вопрос номер четыре: «Как это автоматизировать?»

Есть вещи важные, требующие внимания, но примитивные. Единогласно избранный лидер — отчеты. Раньше мы собирали их руками, я проверял и отправлял клиенту. Теперь отчеты готовят специальные сервисы автоматически (это оказалось очень простой задачей) , проверяют их процесс-овнеры и несут за их корректность ответственность в виде бонусов по КПИ. И мой любимый пример: бот в Слаке, который сам собирает стенд-апы, так мы перешли с ежедневных голосовых планерок на еженедельные и сэкономили около около 15 часов в месяц на всю команду.

Вопрос номер пять: «Я могу это делегировать?»

Кстати, я умею делать акты сверки в экселе. И очень жалею, что обладаю этим навыком. Потому что бухгалтер из меня хуже некуда: в прошлом году мы заплатили штрафов на 70 тысяч рублей из-за ошибок. Парт-тайм арт-директор улучшит качество дизайна и сократит правки, автотесты помогут уменьшить количество тестировщиков, текст лучше вычитает корректор, а сделать мини-исследование могут ребята с ворк-зиллы за пятьсот рублей по инструкции. Кстати, попробуйте записывать видео-инструкции к повторяемым задачам. Я это делаю через Зум с трансляцией экрана) . Часто такой метод работает лучше, чем детальное описание задачи текстом.

И все вместе

У меня выработалась привычка задавать каждому событию эти пять вопросов:

  • Это можно проигнорить? Если нет, идем в пункт 2
  • Это ведет к цели? Если нет, идем в пункт 3
  • Это можно упростить? Если нет, идем в пункт 4
  • Это можно автоматизировать? Если нет, идем в пункт 5
  • Это можно делегировать? Ну вы поняли.

По итогам июня, мои подсчеты говорят, что я сэкономил 55 часов. В результате я пишу эту статью, а не корректирую очередной отчет с ошибками и извиняюсь перед клиентом. Если вам поможет моя методология — я буду рад, обязательно напишите об этом в комментариях.

И да, подписывайтесь на мой телеграм-канал, я там рассказываю много интересного. Например, в последнем посте о том, какие гросхаки помогли вырасти Робинхуду, Дропбоксу и Пэйпалу.

0
27 комментариев
Написать комментарий...
Ия Антонова

Старт работы в 10 утра это не трудоголик а засоня )))

Ответить
Развернуть ветку
Александр

трудоголик определяется по часам в неделю, а не по их распределению в сутках, разве нет?

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Полагаю, истина посередине. Утренние часы как будто ценнее в силу большей активности коллег и клиентов.

Ответить
Развернуть ветку
Забор крови

А если они в другом часовом поясе?

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Bobylev

Это если жаворонок. Для сов такое нормально.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Смирнов

Не стоит забывать, что делегируя задачи, выполнение которых не приводит к росту прибыли - часто приходится нанимать сотрудников, платить зарплату, что приводит к росту убытков.

То есть если вы делегируете работу человеку, который стоит 10 рублей, вы должны быть уверены, что в освободившееся время заработаете 11 рублей. Иначе в этом нет коммерческого смысла (но высыпаться начнёте).

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Согласен. Сложность в том, что "быть уверены" и развитие бизнеса пересекаются не так часто, как хотелось бы.

Ответить
Развернуть ветку
Арамаис Мирзоян

Резюмируя можно сказать, что нужно убрать все действия, которые не приносят результат и оставить только те, которые принося прибыль компании. Но, чтобы найти, эти полезные действия, нужно совершить много бесполезных действий.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Я бы уточнил, что неизбежные бесполезные действия нужно совершать анализируя их результаты. Думаю, это главное.

Ответить
Развернуть ветку
Наталья Александрова

Очень круто! Попробую игнорировать то, что можно игнорировать, и посмотрим, сколько часов в месяц мне это сэкономит

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Будет интересно узнать результат :)

Ответить
Развернуть ветку
Виктор Ефимов

Почти любую мелкую проблему можно игнорировать и глобально ничего не случится, но они имеют кумулятивный эффект, так что все вместе они представляют собой проблему, которую игнорировать нельзя.

В статье под заголовком "Могу ли я это проигнорировать?" расписано что это про игнорирование того что может быть делегировано.

Вы же собрались игнорировать просто всё "что можно игнорировать". Это вызывает опасения.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Верно, я плохо сформулировал. Я имел в виду осознанное игнорирование. Всякого рода «обсуждения ради обсуждения» на практике рассасываются сами или возвращаются в адекватном виде с большим приоритетом.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Филиппов

А теперь попробуем применить все это в какой-нибудь на IT компании, на позиции работника. Как уволен?

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Башкиров

Ну смотря на какой позиции
Если руководящей, то вполне

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Филиппов

У меня жена на руководящей в ИТ, ни один метод не применим.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт заморожен

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Michael Shramko

спросите мб что она из вышеописанного пробовала и до конца доводила

Ответить
Развернуть ветку
Brjn

ой, ли, от прогеров и проджектов такое только и можно слышать на каждом совещании, которого вообще можно было избежать

Ответить
Развернуть ветку
Александр

Для наемников это не применимо - у них есть неконтролируемые поток задач и сроки. Нужно стать очень весомым сотрудником, чтобы контролировать хотя бы что-то одно. Для наемников есть другой метод: в течение рабочего дня ни одна сволочь не должна иметь возможность сказать, что ты не работаешь (а это сплошь и рядом - чел по полчаса сидит в смартфоне), но вот после 19-00 ни одна сволочь не должна видеть тебя в офисе :) И никаких ночей и выходных с перепиской по делам, отпуск только с выключенным телефоном и серьезное физическое хобби с комьюнити. Правила действуют за одним исключением: если ты делаешь карьеру или стараешься вышибить начальника, то наемник превращается в предпринимателя, только бизнес-проект - это жизнь.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Дайте нам какой-нибудь конкретный кейс, попробуем разобраться

Ответить
Развернуть ветку
Mikhail Lukisha

Полностью согласен! В работе так и есть. В моей офлайн компании 350 человек, я собственник. Два года не занимаюсь операционкой, но последний месяц пришлось вернуться, чтобы наладить работу одного ключевого отдела. При всём моем положительном опыте тайм менеджмента, я ловлю себя на мысли, что часто отвлекаюсь на всякую ерунду. При этом, делегирования полномочий – мой конёк. Я лентяй. )))
Читая вашу статью я пришёл к выводу, что в процессе двухлетнего ничего не делания, я потерял форму. 🤷🏼‍♂️😁

Ответить
Развернуть ветку
Revenant

"Теперь отчеты готовят специальные сервисы автоматически , проверяют их процесс-овнеры и несут за их корректность ответственность в виде бонусов по КПИ"
А можно с этого места поподробнее - что вы ставите в KPI и, если речь про корректность данных, то кто помимо овнеров может однозначно сказать, что данные корректные?

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

1. KPI у специалистов разнятся. Если речь именно об отчете, то предоставленный вовремя отчет без корректировок клиентом — один из них.
2. Корректной настройкой аналитики считается факт, где между СРМ, системой сквозной аналитики (или не сквозной) и рекламным кабинетом нет значимых расхождений.

Ответить
Развернуть ветку
Revenant

Я смотрел несколько глубже. Данные могут сходиться на витрине и в источнике, но что если сам источник предоставляет изначально некорректные данные ввиду бага в системе. Этот момент как-то контролируется или у вас такого не случается?

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Patushinskiy
Автор

Случается. Это повод разобраться в проблеме. Разумеется, за баг системы никто снимать KPI не будет.

Ответить
Развернуть ветку
Revenant

Спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 27 комментариев
null