Как организовать онлайн конференцию с помощью Remo.co

Ещё со времен нашей первой конференции LocFromHome (онлайн конференция для индустрии переводов и локализации, которую мы в Smartcat запустили в апреле 2020 года), я отчаянно искала подходящий тул для проведения виртуальных ивентов, в котором бы идеально сочетались адекватный ценник, стабильность работы, интуитивно понятный интерфейс и широкий набор функций для нетворкинга.

Посмотрела самые разные платформы: ON24, Accelevents, Hopin и многие другие. В результате нашла его там где не искала. Я никогда не рассматривала Remo всерьёз, хотя слышала о нём от коллег как о хорошем нетворкинг-инструменте. Но как оказалось, он предназначен не только для нетворкинга. Хочу поделиться как с помощью этого тула организовать и провести онлайн конференцию и какие в нем есть "фишки" и особенности.

Сначала нужно решить, какое мероприятие вы хотите провести: закрытое (Private) или открытое (Public).

Тип Private больше подойдёт тем, кто проводит платные мероприятия. Здесь стоит учесть, чтобы участники могли к вам присоединиться, вам придётся импортировать их имейлы прямо в Remo. Если же вы кого-то не добавите, то и войти он тоже не сможет. Другими словами, организатору конференции будет не совсем удобно, если кто-то решит зарегистрироваться в последнюю минуту. Поэтому лучше всего будет решить проблему одним из двух способов: либо задайте крайний срок для регистрации, либо попросите кого-то из ваших сотрудников отслеживать всех новых пользователей и добавлять их в список гостей в Remo.

Если же вы хотите, чтобы на конференции присутствовало как можно больше людей (а в этом случае участие в ней должно быть бесплатным), вам нужно выбрать тип Public. Вы по-прежнему сможете использовать форму для регистрации на сайте мероприятия, но, когда оно начнётся, любой сможет свободно к нему присоединиться (даже если не заполнит форму).

Organizer (Oрганизатор) может создавать и управлять мероприятием, а также переводить всех участников в режим презентации и обратно.

Assistant (ассистент) обладает теми же правами, что и Organizer. Назначается организатором после создания мероприятия.

Speaker (спикер) не может переводить мероприятие в режим презентации, но может шэрить экран, а также может любое время присоединиться к трансляции на экране, если просто включит камеру.

Guest (гость) участвует в нетворкинге с камерой и микрофоном, смотрит трансляцию без возможности включить камеру или микрофон, однако может получить доступ уровня Спикера по приглашению организатора.

Agenda (программа) — очень приятная на вид функция, которую легко использовать. Каждое выступление можно обозначить нужным вам цветом (например, для «цветового кодирования» разных треков). Пожалуй, единственное, чего здесь не хватает, так это возможности указать спикера для выступления.

Придумайте приветственное сообщение. Расскажите смешную шутку, которая настроит слушателей на позитивный лад, или дайте гостям подробную информацию о мероприятии (ко всему прочему, к сообщению можно прикрепить изображение или даже предварительно записанное видео). У всех новых участников оно будет появляться во всплывающем окне при входе в мероприятие.

Теперь пришло время решить, как будет выглядеть Floor — этаж вашего образного конференц-зала со столами, за которыми будут «сидеть» гости. Его можно настроить с помощью уже готовых схем:

Спонсорские зоны расположены в самой зоне нетворкинга, то есть при необходимости участникам не нужно идти в другой раздел платформы или на какую то стороннюю площадку. Всё проходит в одном месте. Будучи организатором, вы можете отделить для спонсоров крайние правый и левый столы, чтобы оттуда они могли общаться со всеми гостями. Начать беседу они могут прямо в основной зоне, а продолжить — уже за спонсорским столом (причём сделать это можно в два клика).

Есть два варианта как вы можете начать ивент.

Первый — разрешите гостям собраться в нетворкинг-зоне и немного пообщаться перед мероприятием, а затем переведите всех в режим презентации.

Второй — до официального времени начала мероприятия переведите ее в режим презентации и запустите видеозаставку, у всех гостей, которые присоединятся, будет показываться это видео. А когда настанет время начать ивент, просто остановите его и вперед!

Режим Presentation доступен в любое время. Вы можете запустить презентацию сразу же или указать, что она начнётся через 30 секунд. Во втором случае участникам будет отправлено уведомление, чтобы они завершили свои текущие дела и настроились на выступление. Все участники из нетворкинг-зоны переводятся в режим презентации, другими словами ситуации когда кто то останется нетворкиться быть не может.

Примечание! Камера и микрофон у организатора включаются автоматически, при переходе в режим презентации, поэтому будьте наготове :)

Стол. Когда участник присоединяется к мероприятию или презентация завершается, его случайным образом «усаживают» за один из столов (будучи организатором, вы можете «сесть» за любой стол, даже если там больше нет свободных мест).

Сцена. Предназначена для пользователей с ролью Organizer или Speaker. Обычно занимает переднюю часть этажа по центру — узнать её можно по тому, что для неё не задано имя (как для других столов) и иногда над ней висит замок. Это пространство предназначено для того, чтобы общаться с вашей командой во время перерывов на нетворкинг.

Этаж. На каждом этаже может разместиться до 50 человек, то есть для конференции на 300 участников понадобится 6 этажей.

Попросите спикеров и других участников, которые будут выступать, подключиться к конференции с компьютера. На мобильных устройствах есть ряд ограничений:

- Виден только общий чат без личных сообщений.

- Нельзя включить камеру и микрофон.

Если вы хотите показать видео, например заставку, для этого вам нужно нажать не привычную кнопку «Share» в главном меню, а «Share video», спрятанную в разделе «More» (в противном случае вместе с видео не будет транслироваться звук).

Новая функция, которую добавили совсем недавно. В прошлом году, когда почти все мероприятия стали виртуальными, спикеры потеряли в первую очередь контакт с аудиторией — чувство того, что кто-то их действительно с интересом слушает. В Remo спикеры могут отчасти вернуть себе это ощущение — новая функция позволяет видеть аватары участников в нижней части экрана. Но и здесь есть ограничения: всего 2 ряда и не более 20 человек.

Можно выбрать любое из предлагаемых изображений или загрузить собственное. Но я бы порекомендовала использовать эту функцию только в том случае, если у вас есть хромакей.

Участники могут сами изменить то, как им показывается конференция

Прайсинг

Remo — отличный инструмент с акцентом на нетворкинг. А его функция презентаций позволяет с успехом использовать его и для конференций. Что касается плавности и стабильности работы, то и здесь никаких нареканий нет. Среди прочих положительных моментов мне хотелось бы выделить ещё интуитивно понятный интерфейс, быструю службу поддержки и отдел продаж, который соберет вам кастомный план, если предложенные планы в чем то не отвечают вашим потребностям.

P.S. Хотите посмотреть, как всё это работает? Заглядывайте к нам на LocFromHome - это бесплатно.