Как быстро и качественно нанять администратора?

• Почему не получается найти нормального администратора?
• Как заставить администратора работать?
• Зачем админ сливает входящие заявки?
В статье разберем пошаговый гайд найма администратора. Подойдет для любой сферы услуг - салон красоты, медицинские центры, детские центры, школы танцев и творчества. В общем везде, где есть админы и по какой-то причине не получается их нанять.

Меня зовут Роман - руководитель агентства таргетированной рекламы. Работаем с направлением бьюти и не только. Раньше руководил салоном красоты в небольшом городе. Мои сильные стороны: привлечение клиентов, продажи и удержание клиентской базы.
Поделитесь этой статьей с тем, развивается в нише бьюти. Вам точно скажут спасибо!

Гайд носит прикладной формат, будем идти по шагам и выполнять задания. После выполнения у Вас получится полный, готовый план по найму админа именно для Вашего предприятия!

Ни для кого не секрет, что администратор - это лицо предприятия. Администратор встречает клиентов, ведет переписки, отвечает на телефонные звонки и записывает клиентов на услуги.

Админ - это первый человек, с которым клиент будет контактировать. Поэтому важно отобрать изо всех кандидатов тот самый бриллиант!

Какой он? Мой идеальный администратор?

Для того, чтобы нам найти того администратора, который будет удовлетворять всем нашим задачам и потребностям - нужно составить “портрет”, чтобы было понятно кого искать.

Список вопросов на которые нам нужно дать ответ:

пол
возраст
семейное положение
дети
опыт
образование
внешность (лицо, волосы, рост, телосложение, опрятный / не опрятный)
какими качествами обладает (общительный, аккуратный, многозадачный, ответственный, исполнительный и тд.)

Идеальной формулы, нет. Главное чтобы Вы имели представление, кого хотите видеть рядом с собой.

Задание №1
Написать портрет администратора

В разных предприятиях, администратор выполняет разный функционал. Всё будет зависеть от Ваших целей, потребностей и задач.

Составим регламент по 4 параметрам:

Цели - какой цели должен достичь администратор, выполняя все свои обязанности и задачи
Обязанности - что входит в “компетенции” администратора
Задачи - целевые действия администратора, что он должен выполнять, как он должен выполнять, почему он должен выполнять
Базовые знания - что необходимо знать администратору, для качественной работы

Каждый пункт прописать максимально подробно

Пример:

Цели администратора:

Обеспечить работоспособность салона - салон должен содержаться в чистоте, соблюдаться время открытия / закрытия …

Обязанности администратора:

Добросовестное выполнение своих задач - подрозумевает под собой честное выполнение поставленных и полной отдачи рабочему процессу …
Приходить на работу за 15 минут до начала рабочей смены - необходимо для того, чтобы подгтовиться к работе, включить все необходимые приборы …

Задачи администратора:

Запись гостей - время ответов, соблюдение регламентов общения …
а) По телефону.
б) По социальным сетям.
в) В живую.

Встреча гостей - встречать с улбыкой, вставать со стула, помощь …

Базовые знания:

Знание миссии, принципов, ценностей, компании - описать свои параметры.
Знание собственного функционала - знать и выполнять выше описанный регламент.

Задание №2
Составить подробный регламент

Отлично! Портрет и регламент у нас есть - перейдем к условиям оплаты

Необходимо проанализировать рынок оплаты труда администраторов и составить сетку - в которой в зависимости от выполнения администратор будет получать оплату.

Провести анализ рынка оплаты. Посчитать среднюю по рынку.

Разобьем функционал администратора на 2 категории:

постоянные (fix) - встреча гостей, мытье полов, прием оплаты, консультация по услугам …
гибкие (flex) - запись, перезапись, количество записей, выручка (дневная/месячная), продажи косметики …

Задание №3
Выписать в каждую категорию, что относится к постоянному функционалу, что относится к гибкому функционалу

Отталкиваясь от портрета и обязанностей составим объявление. Здесь нам важно продать себя, как работодателя!

Описать все преимущества работы в команде,условия труда, что необходимо от кандидата, какие цели перед нами стоят, что мы хотим достичь своей работой!

И также не забыть про то, что нужно нам. Давайте рассмотрим хорошие и плохие примеры.

Команда Vishur Beauty ищет солнечного ☀ администратора! Мы очень хотим, чтобы Вы стали душой нашей студии!

Эта работа для Вас если:

Вы разговариваете с улыбкой и Вам невозможно отказать
Вы доброжелательный, общительный, любите людей и болтать с ними
Вы внимательный, усидчивый и способны выполнять повторяющиеся задач
После разговора с Вами по телефону у человека на другом конце провода поднимается настроение‍

От Вас:

позитивное и активное общение с гостями
запись гостей, ведение гостевой базы
осуществление звонков- общение в социальных сетях

От нас:

время работы с 09-21
график 2/2
выплаты без задержек
карьерный рост
подробные инструкции и полное обучение на время стажировки

Бонусы:

за выполнение поставленных планов
внутренние обучения
скидки на услуги студии
компания не ограничивает доход
наша цель вырасти в федеральную компанию и открыть филиал в каждом городе, и Вы можете присоединится к нам!

Международная сеть студий балета и растяжки LEVITA вот уже 3,5 года обучает боди-балету, хореографии, растяжке.

Мы обожаем нашу студию, наших учеников, наш коллектив и команду!

Сейчас мы ищем общительного, позитивного администратора с горящими глазами, который проникнется нашей атмосферой в студию по адресу м. Мичуринский проспект ул.Удальцова д.60

Что тебе нужно будет делать:

Отвечать за жизнедеятельность студии: открывать / закрывать студию, встречать клиентов, следить за чистотой и порядком в студии, заказ канцтоваров, расходников, поддерживать высокие стандарты обслуживания и создавать позитивную атмосферу в студии;
Помогать с продажами: продавать абонементы новым, напоминать о продлении абонементов постоянным клиентам, звонить по заявкам и записывать клиентов на пробное занятие;
Работа с расписанием занятий: следить за заполнением расписания, записывать клиентов на пробные занятия;
Работа с документами: оформлять договоры, рассрочки, ведение дневной и месячной отчетности.

Мы ждем тебя в команду если ты:

Позитивный, общительный, легко находишь общий язык с любыми людьми;
Имеешь опыт работы администратором (будет твоим преимуществом) , если нет – всему научим.

Мы готовы рассмотреть кандидата без опыта работы, но с желанием влиться в нашу команду - сможем научить всему необходимому.

Что мы предлагаем:

Стабильный доход от 25 000 до 45 000 рублей в месяц;
Прозрачную и своевременную оплату;
Быстрая стажировка (1-3 дня);
Карьерный рост до Управляющей студией;
Возможность бесплатного посещения всех направлений танцев;
Корпоративные мероприятия
График работы - 2/2 (с 9.45 до 22.00)

Администратор в Федеральную Сеть Студии косметических услуг DPSP STUDIO/EPILIER.

Чем занимается наша компания: мы оказываем косметические услуги для лица и тела без инъекций и операций, занимаемся омолаживающими процедурами и коррекцией фигуры.

Миссия: влюбить девушек в свое отражение в зеркале!

Если ты

Амбициозный человек, который любит продажи, постоянно учишься новому, относишься к сложным задачам, как к игре, готов много работать в команде, чтобы достичь крутого результата, тогда Welcome.

Мы команда крутых фанатиков, которые любят свое дело.

Если не умеешь, мы тебя научим.

В твои обязанности будет входить:

осуществление предварительной записи клиентов на услуги в студию;
произведение расчета, продажа средств и услуг студии;
привлечение клиентов, позвонивших по рекламе, оценка ее эффективности;
взаимодействие с клиентами, встреча и сопровождение по студии;
ответ на телефонные звонки, консультирование клиентов;
организация работы студии и подготовка различных отчетов по заданию руководителя;
управление студией и персоналом в отсутствие руководителя;
проведение учета оказанных услуг, прихода и расхода финансовых средств;
учет материальных ценностей.

Условия работы:

ЗП без верхней границы, фиксированный оклад + % от продаж;
График 2/2, с 10 до 22.

Что ты получишь:

Обучение и развитие сотрудников, мотивирующие бонусы;
Возможность карьерного роста до управляющего студией;
Дружный коллектив;
Работа в активно развивающейся компании;
Вкусный кофе/чай;
Лояльное руководство;
Скидки для сотрудников;
Веселые корпоративы.

Требования:

Опыт работы на аналогичных должностях (администратор, менеджер по работе с клиентами, менеджер по продажам); (не является определяющим фактором)
Опыт в сфере продаж; (не является определяющим фактором)
Высокая работоспособность‚ инициативность‚ стрессоустойчивость, доброжелательность;
Знание этикета, грамотная речь, опрятный внешний вид;
Хорошо развитые коммуникативные навыки;
Умение слушать и слышать клиента, выявлять его потребности;
Хороший уровень владения ПК (1С‚ Microsoft Office‚ Internet).

Откликнись на вакансию и мы свяжемся с тобой)

Не школа барабанов ищет

АДМИНИСТРАТОРА

Наша школа уже 5 лет обучает людей в более чем 130 городах России и СНГ

«Не Школа Барабанов» — это сообщество открытых и энергичных людей! Мы обучаем игре на барабанах в Воткинске уже более 2 лет. Наши ученики уже через пол года обучения выступают на своем первом настоящем рок концерте со своей любимой песней и получают незабываемые эмоции! Мы провели 5 отчетных концертов с посещаемостью 200+ человек каждый

Наш коллектив — это большая и дружная семья, и у тебя есть шанс стать частью нас!)

С нами сотрудничают самые крутые барабанщики — «Би-2», «Блэк Стар», «КиШ», “Баста», «Нервы», «Noize MC», «Звери», «Агата Кристи» и др. музыканты.

Эта работа для тебя, если:

ты целеустремленный, нацеленный на достижение крутых результатов;
ты коммуникабелен, любишь общаться с людьми;
ты пунктуальный, ответственный и внимательный;
ты усидчивый и способен выполнять повторяющиеся задачи;
ты открыт к обучению.

От нас:

Полная программа адаптации и обучения;
Разнообразные задачи;
Оклад + % KPI (средняя ЗП 18-24 тыс);
Верхний предел ЗП не ограничен и напрямую зависит от эффективности твоей работы;
Возможность карьерного роста;
Время работы: с 10:00 до 22:00, 2/2, полный рабочий день;
Предоставляем удобный софт, СРМ-систему и телефонию;

Удобное расположение по адресу ул. Свердлова 44 (р-н пески, рядом с кинотеатром Айсберг);
Возможность бесплатного обучения игре на барабанах;
Постоянное обучение и развитие сотрудников.

Обязанности:

Формирование и оптимизация расписания учеников и преподавателей;
Ведение клиентской базы, осуществление звонков;
Разработка стратегий по увеличению эффективности работы школы;
Поддержание школы в работоспособном состоянии;
Приём оплат;
Встреча учеников и общение;
Ведение соцсетей.

Бонусы:

бесплатное обучение игре на барабанах на уровне концерта;
компания не ограничивает максимальный доход;
мы поставили цель открыть филиал в каждом крупном городе России и выйти на международный рынок, и Вы можете присоединиться к нам!

Ответим – всем. Работать будем – с лучшими.

Если Ваша выложенная вакансия похожее на эти примеры, её срочно нужно менять!

Задание №4
Составить объявление опираясь на портрет, регламент и хорошие примеры вакансий

Нам нужно сделать очеееень большую воронку входа для откликов.

Разместить объявление на максимальное количество площадок по поиску персонала такие как: авито, юла, HH.ru, работа.ру, superjob.ru, vkrabota.ru, паблики ВК (ищу работу, ищу модель и тд.) Также используйте локальные площадки, которые есть у Вас в городе.

Обязательно отслеживать конверсии с каждого источника, таким образом определим наиболее рабочий инструмент, с которым дальше будем работать.

Лайфаки для максимального расширения поиска:

Бить по смежным специализациям к примеру официант, продавец, продавец-консультант, администратор-менеджер, начинающий специалист, менеджер по работе с клиентами.
Выцеливать резюме которые находятся в свободном доступе с фотографией, используем сервисы поиску по фото (Яндекс, получаем ссылки на соц сети кандидата, связываемся!)
Так же связываться с теми, кто смотрел объявление. Как минимум уточнить что смутило в вакансии. Возможно это тот самый человечек.
Просматривать профили тех, кто просматривал вакансию, смотреть именно на название резюме (профессию)

Для упрощения сбора заявок составим список вопросов (поглядывая на портрет кандидата) и оформим всё это в форму.

Пример анкеты в гугл - форме https://docs.google.com/forms/d/1JiGFw5VCrSn_bRn91QEiH9UlUoERYDl-MWjVxgdGACw/edit

Так выглядит для кандидата https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdCRrXjyDwvwHhvnTiZ-IDnFyc5gWmzU0-uNWM6_8TfSYzP9Q/viewform?usp=sf_link

Задание №5
Создать и заполнить анкету в гугл форме

После получения откликов от кандидатов - прозвонить все входящие заявки (мы действительно заинтересованы в кандидате). Круто продать свой продукт – продать себя (почему именно мы). Попросить заполнить резюме в гугл форме.

Если звонить не Ваша сильная сторона, то можно делать все то же самое в переписке.

Прохождение небольшого теста-резюме в гугл формах. Опыт администратора нам не особо важен, поэтому очень часто пробуют люди без опыта работы, и не все умеют составить резюме.

Составляем типовой бланк резюме в гугл формах, с несколькими вопросами по компетенциям (отсеивающими вопросами), добавляем согласие с нашими целями и ценностями. Здесь уже отсеивается примерно 50% заявок!

Для наиболее эффективного собеседования, мы будем использовать групповое. Что нам это дает:

экономия времени
сразу смотрим на социальную адаптацию кандидатов (ведь администратор постоянно коммуницирует с разными не знакомыми людьми)

Пробовали по разному приглашать кандидатов на собеседование. Говорили, что будет групповое и не говорили.

Когда приглашали понравившихся кандидатов на собеседование и говорили про группу, очень часто люди просто не доходили - сливались (поэтому действуйте по своему усмотрению).

На самом деле в групповом собеседовании нет ничего страшного, это только так звучит) При личном диалоге всегда брали обратную связь по формату группового собеса, и 98% говорили, что сначала было как-то не уютно, но буквально через 5-10 минут "ловили волну" и втягивались в процесс! Ощущения от всего этого оставались только положительные.

Нам нужно собрать группу из 4-8 человек.

Пример группового собеседования:

Рассказать про нас. История откуда взялись. (цель – расположить к себе). Рассказать про карьерный рост.
Возможность представиться им. Разбиваются на пары – рассказать максимум про себя за 2 минуты. Собеседник внимательно слушает, затем «продает» напарника. После меняются.
Что такое продажи?
Написать 20 главных качеств администратора (выдать листочек и ручку).
Рассказать про условия труда, основные требования, обязанности, задачи.
Ответить на вопросы кандидатов.
Обязательно всех поблагодарить за проделанную работу и уделенное время. Уточнить может быть кто-то торопится и пригласить первым на личное собеседование.

Задание №6
Составить план группового собеседования

После группового начинаем собеседовать лично. Проводите ровно, без эмоций. Кандидаты не должны чувствовать, что кто-то из них лидирует, а кто-то проигрывает. Так как могут не раскрыться по-настоящему.

Пример личного собеседования:

Вводные вопросы – цель раскрепостить кандидата, вызвать доверие
Отсеивающие вопросы – 3 ошибки на предыдущем месте работы,
Важно узнать про работу. Что нравилось в прошлой работе, что не нравилось. Какие проблемы возникали. Отношения с руководителями. Что хочет получить от нас. з/п на прошлом месте работы
Профильные вопросы – цель выявить компетенции (оцените свои навыки коммуникации по 10ти бальной шкале, что такое продажи
Личные вопросы по постановке целей, желаний, возможностей (планы на ближайшие 1,3,5 лет
Воспроизвести стрессовую рабочую ситуацию, как поступит кандидат?
Ответить на вопросы кандидата.

На этом этапе нам необходимо задать ключевые вопросы – что нам нужно от администратора.

Задание №7
Составить план личного собеседования

Понравившихся кандидатов приглашаем на обучение.

Рекомендацию к обучению:

группа не менее 4 кандидатов
2-3 дня по 4 часа
в обучение должен поместиться весь функционал администратора - коммуникации, переписки, звонки, как встречать, правила, регламенты и тд.

Далее выводим на стажировку

Рекомендации к стажировке:

не менее 2 кандидатов
первые несколько дней находитесь рядом со стажерами и исправляйте неточности (обязательно смотрите чтобы не повторяли одних и тех же ошибок).
как стажер чувствует себя более менее - начинайте оставлять.

Длительность стажировки установите самостоятельно, сколько считаете нужным и справедливым.

В воронке приведены средние конверсии - при “нормальном” выполнении всех этапов.

Если результат получился хуже, необходимо:

проверить все ли этапы выполнены в полном объеме.
обратить внимание на один из этапов - скорее всего допустили “неточность” или “ошибку”.

Спасибо, что прошли весь путь до конца! Надеюсь, по пути не забыли выполнить задания. Ведь успех это не количество знаний в голове, а применение их на практике!

Как быстро и качественно нанять администратора?

Для найма администратора - обязательно выполняйте задания

Зачем нужен администратор?

1. Портрет администратора

2. Условия труда, обязанности, нормы и стандарты

3. Создание объявления

Хорошие примеры вакансий:

Плохие примеры вакансий

Где разместить объявление?

Собрать небольшую анкету в гугл формах

4. Собеседование

5. Обучение, стажировка и внедрение в работу