Внятное ТЗ: 10 советов как не надо делать

Как объединить тех, кто по разные стороны баррикад? Кажется, все знают, как важно, нужно и полезно, когда работа идет по хорошо составленному и согласованному техническому заданию. Но что случается в тот момент, когда одна сторона запрашивает ТЗ, а вторая не может его предоставить? Или все-таки не все понимают, зачем вообще нужно договариваться на берегу? О насущном и наболевшем – лайфхаки и скиллы от команды агентства MONSTARS.

Что делать, если ТЗ нет?

Временно займем сторону исполнителя. Постараемся понять, каково это, когда на просьбу прислать техзадание получаешь интересные ответы типа:

· я в ТЗ не сильна;

· накидайте вопросы – ответим;

· времени нет, пришлю вам голосовое;

· мы без ТЗ работаем, вы спрашивайте…

Вариантов великое множество. И все же, как быть? Каждый клиент важен. Сейчас исполнитель должен быть всевидящим, всемогущим, читать мысли, предугадывать желания, предлагать разные варианты. Никто не обещал, что будет легко. Поэтому если вы не готовы разбрасываться перспективами полезного опыта и заработков (а то и получить лояльного клиента на долгие годы вперед), эта информация для вас.

1. Вопросы. Если заказчик не отмалчивается, готов общаться и отвечать на вопросы – задавайте их. До сих пор существуют люди, которым удобно общаться по телефону. Воспользуйтесь такой возможностью и проговорите в живом диалоге все, что вам необходимо. Любое личное общение повышает лояльность ваших клиентов.

2. Бриф на все случаи жизни. Обычно опытный специалист знает, какая информация ему необходима. Разработайте собственный бриф, который можно варьировать под разные задачи и высылайте клиенту готовую форму, которую просто нужно заполнить. Сюда же можно добавить пункт с референсами. Подойдут разные форматы гугл-доков, ворд и все, в чем удобно работать без специальной регистрации и прочих сложностей.

3. Готовое ТЗ. Иногда (да, такое бывает) заказчики и рады прислать вам ТЗ, но не знают, как оно должно выглядеть. Помогите им – пришлите эталонный образец, в котором все будет логично и понятно, а формулировки/вопросы будут емкими и краткими. Пусть в этом документе обязательно будут пункты – пронумеруйте и выделите заголовки. Скорее всего, этот заказчик будет вам очень благодарен за помощь. С вас клиентоориентированность, с заказчика – лояльность.

4. Подтверждение. В случае, если вам присылают задание в виде множества сумбурных сообщений, картинок или голосового (а иногда и все вместе), постарайтесь структурировать эту информацию. Запишите в четких формулировках ТЗ и пришлите на согласование, чтобы клиент подтвердил, что он имел в виду именно это. Так вы получаете точное понимание объемов работы, задач и сроков.

5. Опыт на будущее. Не бойтесь предлагать клиенту все вышеописанные схемы. Людям иногда нужно помочь, подсказать, научить. Смело пишите/говорите о необходимости техзадания для ваших следующих проектов. Не бойтесь отпугнуть заказчика, просто найдите правильный тон и нужные слова. Вы не требовательный и капризный, а опытный специалист, который точно знает, что и как нужно сделать.

10 советов для неудачного ТЗ

Требования к ТЗ для разработки сайта и написанию продающего текста для соцсетей будут отличаться. Разберем самые явные ошибки, которые встречаются в разных сферах. Вариантов может быть много. Остановимся на классике, соберем золотую коллекцию того, что обязательно есть в неудачном ТЗ:

1. Дедлайны. Отсутствие сроков сдачи работ и внесения правок.

2. Нет поставленных задач. Отсутствие описания задач – что именно требуется от исполнителя. Сделать рерайт, написать колонку, разработать сайт + мобильное приложение…

3. Нет конкретики в задачах. Заказчик использует только общие слова, не уточняя, что нужно делать: написать статью (колонка, аналитический материал, интервью), разработать лого (нарисовать уникальный продукт, выбрать и доработать вариант, созданный нейросетью).

4. Объемы работ. Ошибки в оценке объемов работ или объемы не указаны вообще. Разработать сайт на платформе Tilda, без указания количества страниц/разделов/подразделов.

5. Цели и задачи. Забывая упомянуть, для чего создается продукт, какие задачи он должен решать, заказчик упускает одну из самых важных опций в работе.

6. Маркетинговая база. В неудачном ТЗ нередко отсутствует важнейшая информация о самом продукте, ЦА, минимальные сведения о конкурентной среде.

7. Кто пишет ТЗ? Нередко менеджер, курирующий проект, готовит ТЗ для тех видов работ, в которых не компетентен, при этом не консультируется с профильными специалистами. Например, требуется разработка мобильного приложения, но опыта работы с такими продуктами нет, отсюда непонимание задач, объемов работ, стоимости.

8. Многословие/сложные формулировки/путаница в терминологии. Задание сформулировано так, что исполнителю приходится разбираться и уточнять, что имелось в виду. Нередко заказчики путают формулировки, вводя в заблуждение исполнителя.

9. Особые требования. Часто в ТЗ забывают указать дополнительную информацию. Например, что в тексте необходимо включение ссылок на другие ресурсы, экспертные мнения, исследования. Такие полнительные задачи часто выявляются на этапе правок.

10. Единый документ. Задания, референсы, информация о продукте, пожелания – все это забрасывается исполнителю в виде сообщений или писем на почту. Такой метод «закидывания» исполнителя нередко приводит к путанице и потери важных данных. Как следствие – отсутствие внятного результата.

Примеры неудачных ТЗ (по мнению редакции)

Зачем вообще нужно ТЗ?

Техническое задание – это, порой, такая обоюдная боль для всех участников процесса. Одним сложно собрать и систематизировать информацию, поставить задачи. Другим тяжело понять, найти точки соприкосновения с заказчиками. Зачем вообще нужно ТЗ, если от него одни проблемы? Понять можно и тех и других. Но всем известная поговорка про взаимосвязь внятности и результата, не зря так популярна у специалистов самого широкого круга. ТЗ просто необходимо, если для вас важно:

· точно определить срок работ и рассчитать стоимость;

· обозначить задачи и объем работ;

· облегчить рабочий процесс для всей команды;

· выполнить работу, которая будет отвечать всем заявленным требованиям.

Один из важных критериев работы с ТЗ – это оценка стоимости. Нередко исполнителю предлагается самому назвать сумму гонорара, а это возможно только после полноценного анализа предлагаемых задач.

Еще не конец света, или какие выводы можно сделать

Неудачное ТЗ от заказчика – не самое плохое, что может случиться. Задача обеих сторон – пойти навстречу друг другу. Мы подробно расписали, что может сделать исполнитель: быть заинтересованным, задавать вопросы, иметь в активе готовые решения.

Как быть, если ТЗ дополняется после того, как работа выполнена? Смотрите выше. Все договоренности должны быть на берегу, до того, как вы отправитесь в долгое плавание с проектом вашего заказчика. ТЗ – это главный документ, на который вы можете опираться в любых спорных ситуациях. Поэтому обе стороны должны четко понимать, о чем они договариваются. Часто исполнитель в большей степени заинтересован в результате и своевременной оплате. Главное не лениться, структурировать и согласовать план работ, если от клиента нет четкости. И когда возникнут дополнения к ТЗ после сдачи проекта, вы смело можете говорить о правках за дополнительное вознаграждение.

Помните, что плохое ТЗ – совсем не повод обвинять одну из сторон. Каждый несет ответственность за свою часть договоренностей. Неудачное техзадание, как минимум, дает повод разобраться и вытащить на свет все пожелания заказчика. Как максимум – заработать лояльность клиента и перспективу долгосрочных отношений.

Наши соцсети:

MONSTARS MOSCOW

MONSTARS