Как транспортным компаниям перейти на удаленку и сохранить рыночные позиции в условиях карантина

Пандемия COVID-19 — серьезное испытание и вызов для всех нас. Перевод сотрудников на работу из дома — вынужденная необходимость и в то же время повод автоматизировать бизнес с помощью современных инструментов. Они позволят выстроить эффективную удаленную работу для всего коллектива. Рассказываем, как российские транспортные компании могут организовать работу в новой, нетипичной обстановке, и как мы в этом помогаем.

Кратко о том, кто мы и почему пишем на эту тему. Мы, сервис «Умная Логистика», разрабатываем продукты для автоматизации транспортной логистики. В 2014 году начался активный рост пользователей нашего одноименного продукта. Сейчас «Умной Логистикой» пользуются 6 из 10 транспортных компаний в России. В 2019 году мы запустили решения для частных перевозчиков — представителей малого бизнеса, для крупных производственных предприятий — грузоотправителей, а также мобильное приложение для водителей. Уверены, что хорошо знаем особенности работы российских транспортных компаний и экспедиторов.

Вся страна обеспокоена текущей ситуацией, которая уже негативно отразилась на бизнесе во многих отраслях.

Сейчас транспортным компаниям важно быстро среагировать на изменения и адаптироваться к новому формату работы. Это нужно не только самим перевозчикам: в особенности это необходимо конечным потребителям благ транспортной логистики — домохозяйствам.

Выиграют те транспортные компании, которые оперативно организуют удаленную работу и грамотно выстроят коммуникации и внутри бизнеса, и с контрагентами. Именно автоматизация бизнеса позволит даже не выходя из дома получать новых клиентов и оказывать услуги действующим.

Ниже правила, которые позволят организовать эффективную работу из дома для транспортных компаний.

Оставьте только один: Битрикс24, Telegram, электронная почта или Skype — смотря каким привыкли пользоваться вы и ваши сотрудники. Будьте в одном информационном поле со всеми: так вы не пропустите важные сообщения от подчиненных или коллег.

Показывайте своим партнерам, что работаете по-прежнему эффективно и быстро адаптировались к карантину. Будьте с ними максимально открытыми: чаще выходите на видеосвязь, чтобы укрепить взаимоотношения и заслуженный уровень лояльности.

И не забывайте искать новых клиентов. Невозможно предугадать, какие компании сохранят позиции на рынке и останутся вашими постоянными заказчиками. Такова новая реальность.

Производительность логистов может снизиться, поэтому ежедневно контролируйте объемы совершенных сделок. При необходимости распределяйте объем заказов между загруженными и относительно свободными менеджерами.

Если заметите, что у сотрудников снизилась производительность, не давите на них — дайте время на адаптацию. Она может занять до двух недель после перехода на удаленную работу.

Определите точный распорядок дня:

Проводите видеоконференции в Skype или Zoom, чтобы знать, как устроено рабочее место каждого сотрудника. Дома отсутствует компьютер? Предоставьте рабочий — не должно быть никаких препятствий в выполнении рабочих задач.

Что не менее важно: каждый должен разделить зоны отдыха и работы. Проконтролируйте это. Сотрудникам нужно отдыхать, особенно в напряженной ситуации, как сейчас.

Давайте им уверенность в завтрашнем дне: пусть каждый день знают, сколько они заработали на текущий день.

Сейчас важнее всего — беречь свое здоровье и оставаться дома. Руководители транспортных компаний могут удаленно управлять бизнесом и легко перевести сотрудников на удаленную работу с помощью специальных — отраслевых — сервисов.

В среднем логист тратит полчаса на подготовку заявки для заказчика: заполняет все требуемые поля, согласовывает, подписывает у директора, сканирует и отправляет её контрагенту на электронную почту. При удаленной работе — в разы дольше.

С помощью специальных сервисов формировать заявки можно за 1-2 минуты. Еще круче, если их можно отправлять, не покидая интерфейс программы, и автоматически прикреплять к каждой заявке печать и подпись руководителя. Самые современные сервисы пошли еще дальше: сегодня пользователи отправляют и принимают заявки с помощью технологии SBT-обмена: она позволяет за секунды передавать заявки по защищенному протоколу.

Как мы упомянули выше, важно контролировать объем сделок логистов. В сервисах для автоматизации транспортной логистики это можно делать в реальном времени: руководитель всегда видит заявки и заказы в системе и по паре кнопок строит отчеты. Так можно понять, насколько эффективно работают логисты, и, при необходимости, оперативно помочь сотруднику закрыть заказ.

Продуктивно работать на удаленке можно только в облаке. Поэтому руководители транспортных компаний дружно ринулись переходить на облачные решения — и это правильно. Такие сервисы дают доступ к результатам работы фактически в любое время и из любой точки. Главное, чтобы эти данные были структурированы и понятно визуализированы.

Берегите свое здоровье, соблюдайте меры предосторожности работайте из дома.