У вашего бизнеса будет больше денег, если следовать 7 простым советам

Для этого необязательно увеличивать продажи, расширять штат или открывать новую торговую точку.

Привет, я Степан Родионов, основатель сервиса Adesk. Сегодня поделюсь с вами 7 советами, которые помогают мне и моим знакомым предпринимателям получать больше денег при тех же вложениях.

Эта статья будет полезна, если вы:

• Руководитель проектной компании и работаете одновременно с несколькими клиентами.
• Реализуете товары и часто закупаете новые партии.
• Владелец и руководитель в одном лице.
• Хотите, чтобы компания процветала, а количество денег на счетах росло.

У любой компании есть направления работы, проекты или как минимум разные клиенты. Но даже при внешней идентичности, они неравнозначны: какие-то приносят меньше денег, другие — требуют большего количества ресурсов, а для некоторых приходится привлекать к работе подрядчиков.

Но когда все полученные деньги складываются в одну стопку, понять, сколько вы заработали с каждого клиента и направления, проблематично. Особенно сложно, когда проектов или клиентов не 1-2, а, скажем, 10 или 20.

Что делать:

• Ведите учет расходов и доходов не общим списком по компании, а отдельно по каждому проекту.
• Учитывайте время, которое тратите на реализацию. Бывает, что на один проект за 500 тысяч уходит столько же времени и ресурсов, сколько на 5 проектов за 200 тысяч.
• Составляйте бюджеты на проект до старта. Рассчитывайте, сколько вам заплатят, сколько уйдет на подрядчиков или закупку сырья, как много времени придется потратить. И не забудьте заложить форс-мажоры. Так вы сможете заранее оценить выгоду от проекта и понять, стоит ли за него браться.

Отсрочки оплаты — классика бизнеса. Кому-то вы платите не сразу, а через 2 месяца, кто-то платит вам только через 60 дней после отгрузки. В общем, отсрочки — это нормально, но только до момента, пока они не становятся проблемой.

Бывает, что вы исполняете свою часть договора, а клиент копит долг и кормит завтраками, а то и вовсе игнорирует любые просьбы.

Что делать:

• Фиксируйте данные о дебиторке. Сразу вносите в сервис финансового учета или таблицу, кто вам должен, сколько и когда дедлайн по оплате.

• Не стесняйтесь напоминать об оплате. Выработайте регламент работы с дебиторкой — за сколько напоминать о предстоящем платеже, когда требовать оплату настойчивее и после какой просрочки отправлять официальную претензию.
• Прописывайте в договоре оплату частями. Небольшому бизнесу может быть сложно перевести вам оплату одним платежом, а если разбить его на несколько — вероятность получить деньги в срок возрастает в разы.
• Назначьте ответственного за работу с дебиторкой. Это может быть отдельный человек, но лучше, если за оплату клиента будет отвечать менеджер, который его ведет. А чтобы у сотрудника было больше мотивации, привяжите бонусы не к факту заключения сделки, а к оплате от клиента.

Понимаю, соблазн велик — вот же, деньги лежат на счету, почему бы их не потратить. Но потом происходит что-то непредсказуемое, клиент отказывается от сотрудничества, а вам приходится вытаскивать деньги из других проектов или своего кармана, чтобы вернуть предоплату.

Что делать:

• Отмечайте, откуда пришли деньги, чтобы случайно не потратить аванс до закрытия сделки.
• Признавайте деньги доходами компании, только после подписания акта. До этого времени лучше хранить средства на отдельном резервном счету.

Если у вас товарный бизнес, который предполагает складирование запасов, возможно, получить больше свободных денег поможет простая ревизия. Бывает, что руководитель просто не знает, что на складах годами лежит забытый товар.

Что делать:

• Составить балансовый отчет — отобразить в нем сколько есть денег, сколько дебиторки, сколько активов. Кстати, в Adesk теперь тоже есть Баланс — я рассказывал об этом тут.
• Учитывать деньги, потраченные на закуп, не как расход, а как актив — так вы будете понимать, сколько средств заморозилось в товарных запасах.
• Проводить инвентаризацию и отслеживать, как давно лежат разные категории товаров.
• Избавляться от залежавшегося товара — можно дать на него скидку или придумать акцию. Да, возможно вы не заработаете, но по крайней мере вернете вложенные деньги.

Зарплаты выплатили, подрядчикам заплатили, месячный запас воды в офис привезли — остатки можно вывести. А потом… форс-мажор: старые долги всплыли, клиенты начали требовать возвраты или у бухгалтера накрылся компьютер. Здравствуйте, кредиты и сокращения.

Что делать:

• Примите факт, что деньги бизнеса ≠ ваши деньги. Формируйте подушку безопасности, инвестируйте в развитие, учитывайте будущие платежи и форс-мажоры. И когда все потребности компании закрыты, можно выводить деньги и тратить их на себя.
• Планируйте. Это поможет для исполнения совета выше и добавит вам уверенности. Составляйте планы по тратам и поступлениям минимум на квартал и отталкивайтесь от этого при выводе денег.
• Установите себе зарплату. Обозначьте фиксированную сумму, которую вы будете получать, как директор.

Среди наших пользователей есть компания, которая теряла 1 млн в год на скрытых банковских комиссиях и даже не догадывалась об этом, пока руководитель не внедрил системный управленческий учет.

Кроме комиссий есть и другие траты: аренда, ПО, кофе в офис, канцелярия. Если не следить за суммой расходов по статьям, можно не заметить, что вы кучу денег тратите на программы, которыми не пользуетесь, или что сотрудники стали пить ну очень много кофе (а это вредно, между прочим).

Что делать:

• Фиксируйте расходы по статьям. Даже мелкие траты на скрепки и скотч вносите в соответствующую категорию, чтобы вовремя увидеть, что на канцелярию тратится слишком много. Для этого составьте структуру расходов — как это сделать мы описывали в бесплатном гайде.

• Поищите способы сокращения затрат. Возможно, покупать кофе выгоднее сразу большой пачкой или поставщики могут предоставить вам скидку.

• Убедитесь, что все траты оправданы. Нет ли у вас ненужных подписок? Лишних парковочных мест? А может часть работы можно отдать на аутсорс без потери качества, вместо того, чтобы содержать сотрудников в штате?

Деньги имеют свойство дешеветь, поэтому 1 млн сегодня и 1 млн через год — это совершенно разные по своей ценности миллионы. Чтобы хотя бы частично перекрыть последствия инфляции, можно использовать депозиты.

Что делать:

Деньги, отложенные в качестве финансовой подушки, положите на депозит. Вы будете получать проценты, которые можно копить или использовать для покрытия мелких расходов бизнеса.

Чтобы применить эти 7 советов, важно научиться считать деньги и следить за тем, что происходит с финансами компании. Я для этих целей используют Adesk — там веду весь финансовый учет, и Google Sheets, когда нужно посчитать какие-то специфические показатели или построить финансовую модель.

Если у вас мало операций, то вести учет можно и в таблице — при небольшом количестве данных их достаточно. А когда нужно автоматизировать рутину, обрабатывать большое количество данных и быстро получать актуальную информацию по финансам, рекомендую попробовать специализированный сервис.

Как вам советы? Есть, что добавить? Давайте обсудим в комментариях и, возможно, дополним список!