Внутренние сервисы Skyeng: почему мы работаем меньше, а делаем больше

Менеджерам часто приходится заниматься простой рутинной работой или на ходу осваивать новые области — например, аналитику. В результате загнанный менеджер пытается успеть все и работает хуже, чем мог бы. Но мы придумали, как решить обе проблемы. Рассказывает Денис Сметнев, сооснователь компании Skyeng.

В Skyeng действуют несколько внутренних сервисов, которые облегчают жизнь сотрудникам.

Каждый менеджер в Skyeng может использовать эти сервисы для своих задач.

Как устроена работа этих команд, все ли проекты экономически и процессно успешны и почему мы не используем аутсорс? Сейчас расскажем обо всем по порядку.

Все наши сервисы-помощники сформировались сами по себе. Мы не садились за стол и не думали — так, нужно организовать с нуля вот такую службу. Но элемент осознанности тут все же был. Первым опытом стал сервис административных ассистентов.

Любой менеджер должен выполнять кучу разноплановых задач. Но часть этих задач low level. Они не требуют ни специальных знаний, ни особых навыков, ни опыта работы, ни MBA. Например, нужно составить список сообществ для размещения рекламы, расшифровать запись интервью или перенести данные в таблицу.

Менеджер может сделать это сам, но тогда получится, что он тратит свое дорогое время на неквалифицированную работу. Ведь час работы менеджера стоит намного дороже, чем час работы ассистента. И если менеджер, который получает 3 000 в час, потратит пару часов на механическое заполнение таблички, она получится просто золотой.

25 сотрудников

3 660 часов работы в месяц

1 600 000 рублей экономии в месяц

Любую простую работу сотрудник Skyeng может поручить ассистенту. Но это не личный ассистент, а целая служба, которая принимает задачи от всех отделов в компании через единое окно. Почти 50% задач каждый месяц — это поиск и анализ информации, обработка данных. Ведь в работе любого специалиста таких задач очень много.

Ассистенты помогают нам выполнять больше задач за меньшее время, а мы помогаем им начать работу в IT. Многие ассистенты со временем переходят в основную команду. В 2020 году такое повышение получили 22 человека из 25. Стали контент-маркетологами, верстальщиками, проджектами, руководителями групп преподавателей, SMM-менеджерами и даже тимлидами. Например, одним из подразделений HR руководит Люда Харт, бывший ассистент.

Службе ассистентов уже больше 3 лет. Мы четко выстроили все процессы, и экономика этого проекта абсолютно прозрачна. Мы всегда видим часы, потраченные на задачу, и сравниваем зарплаты менеджеров и ассистентов. В итоге все счастливы — менеджеры не страдают от рутины, ассистенты растут в специалистов.

Недавно мы начали предоставлять наших ассистентов сторонним компаниям. Их услугами сейчас пользуются Нетология, ФРИИ, Legion Farm, Mel Science. Наша внутренняя история превратилась в коммерческий продукт.

43 сотрудника не считая фрилансеров

1 000 задач в месяц

Давным давно мы наняли прекрасных маркетологов, но качество нашей рекламы в Facebook все равно было ужасающим. Креативы делали кто во что горазд. Мы поняли, что хороший интернет-маркетолог — не обязательно хороший креативщик, дизайнер и копирайтер. Нужно было систематизировать этот процесс, помочь ребятам и своему имиджу.

Для разработки одинаково качественных дизайнов и текстов мы создали Content Production — внутренний сервис, который помогал маркетологам в создании рекламных креативов. Сначала мы даже называли его «Фабрика контента».

Сейчас этот сервис генерирует контент не только для отдела маркетинга, но и для всей компании. От маленьких задач вроде картинки, презентации или текста мы перешли к масштабным кросс-командным проектам вроде создания бренд-платформы и запуска сериала на ютубе.

Можно нанять аутсорсера для определенной задачи. Например, райтера, который напишет текст для лендинга. В лендингах он разбирается, а PR-статью написать не сможет. Но когда есть целый пул авторов Content Production, можно выбрать человека, который специализируется в определенной теме. Не нужно искать исполнителя каждый раз — менеджер обращается в одно окно, и ему подбирают человека, который имеет опыт работы с такими задачами. Или даже команду специалистов.

Каждый сотрудник Skyeng может заказать для своих задач контент, который будет выполнен руками профессиональных дизайнеров, редакторов, копирайтеров, контент-продюсеров, сценаристов, операторов и монтажеров. Для менеджера это огромная экономия времени на поиске подрядчика или попытках сделать задачу самостоятельно и действительно качественный результат.

4 сотрудника

147 задач в месяц

К аналитикам часто приходили люди с запросом «А как мне посчитать вот это?», «Помогите настроить аналитику для лендинга». Это отвлекало основную аналитическую команду. Но поскольку запросы были простыми, ребята выделили дежурного, который быстро отвечал на них. А потом они превратили это в сервис, и сегодня аналитика готова делиться им с заказчиками.

А вот с отделом исследований Market Research произошел обратный процесс. Он тоже работал как сервис — любой мог прийти туда и заказать исследование рынка под свои задачи.

Но в прошлом году мы почувствовали, что задачи для ребят заканчиваются. Мы сделали все прозрачным, проанализировали все возможные рынки, сделали стратегию развития и просчитали, что нужно запускать. На этом этапе нам нужны не стратегические исследования, а только помощь новым направлениям в запусках. И мы решили, что лучше это делать изнутри этих проектов.

Market Research свою работу закончил, и его сотрудники теперь занимают другие позиции в компании.

11 разработчиков

302 задачи с начала года

Весь 2020 год у нас был и еще один сервис — команда Shared Team. Это готовая команда разработчиков, которую можно было подключить к своему проекту на любом этапе. У ребят было два типа заказчиков. Продуктовые команды, которым нужно было взять в работу что-то сверх плана. И непродуктовые команды, у которых нет своих разработчиков, но им нужно было что-то автоматизировать, сделать бота и т. п.

Со временем ресурсов команды стало не хватать на всех желающих, нагрузка на разработчиков росла лавинообразно, а как приоритезировать задачи было непонятно. В конце года мы все же решили подключить внешние ресурсы: в этом случае это было оправдано.

Мы договорились не с отдельными фрилансерами, а с компаниями, у которых сейчас часть разработчиков простаивает: мы просто выкупаем их время. Но чтобы идея аутстаффа сработала, важно организовать техническое сопровождение сторонних сотрудников. Они будут работать не сами по себе — тимлиды Skyeng будут полностью сопровождать задачи и онбордить разработчиков. То есть рабочая сила — сторонняя, а управление — наше.

Пока что это план на начало 2021 года. Но ничего из этого не высечено в камне. Мы посмотрим, сработает ли такой подход, и, возможно, поменяем что-то еще.

Вы уже и сами заметили, что в Skyeng есть два типа сервисов. Смысл ассистентов в том, чтобы разгрузить высококлассных сотрудников. А Сontent Production и разработчики — это подключаемая сверхсила. Там работают люди с экспертизой. Они глубоко погружаются в них и влияют на бизнес-процессы. Они могут сказать: «Нет, твоя идея не сработает, она не решит проблему, надо зайти с другого края» — и придумать альтернативу.

Так менеджеры, избавившись от рутины, получают в свое распоряжение команду профессионалов, которую они сами бы не смогли нанять. И она под ключ делает его задачи на хорошем уровне.

Если подвести итоги создания внутренних сервисов, то это будет так:

Есть ли у вас в компании внутренние сервисы? Поделитесь в комментариях какой сервис был бы вам полезен.