Привыкаем к хорошему: тренды кадрового ЭДО, которые останутся с нами надолго
Скоро мы все отвыкнем от бумажных приказов и приглашений «срочно подойти в отдел кадров»: в HR-сферу все больше проникает цифровизация. Можно ли уже сегодня подписывать документы со смартфона, и как сдать авансовый отчет, не появляясь в офисе? Узнаем прямо сейчас.
Устроиться на работу онлайн
Дистанционными собеседованиями уже никого не удивишь. Однако для подписания трудового договора все равно приходилось посещать офис лично или отправлять документы курьером. С ноября 2021 года ТК РФ разрешает вести кадровый электронный документооборот (КЭДО), в том числе заключать трудовой договор с соискателями при приеме на работу в цифровом виде.
Как это работает
Для удаленного приема компании нужна информационная система. Будущий сотрудник получает доступ в личный кабинет, куда загружает сканы или фото документов для трудоустройства. Там же он заполняет заявление на сертификат неквалифицированной электронной подписи (ЭП) – это занимает несколько минут, если в ИС предусмотрена аутентификация через ЕСИА (Госуслуги).
Полученной ЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, а затем — трудовой договор и остальные документы, связанные с работой.
Какой эффект дает
Работодатель снижает затраты на трудоустройство, в том числе на печать, пересылку, хранение документов;
в компаниях с большой текучкой кадров можно пойти еще дальше и подключить искусственный интеллект к обработке документов новых сотрудников. В результате кадровые специалисты тратят меньше времени на рутину;
- HR-процессы становятся прозрачнее для всех работников;
- электронные документы не теряются и быстрее согласуются;
- трудоустройство без единого бумажного документа играет на руку имиджу компании, особенно в условиях дефицита специалистов.
Оформить командировку без бумаг
Несложно вспомнить (а кому-то – представить), сколько кругов бумажного ада нужно пройти для оформления всех документов для командировки. Современные проблемы требуют современных решений – больше не нужно писать от руки служебные записки и лично относить в бухгалтерию авансовые отчеты.
Как это работает
Законодательство разрешает переводить «в цифру» приказы, служебные задания на командировку, авансовые отчеты. Создавать, согласовывать и подписывать их можно в ИС работодателя.
Все процессы проходят для сотрудника «в фоновом режиме»: он создает заявку на командировку, заполняет нужные поля, отправляет на согласование. Система подскажет, если где-то не хватает информации или превышен лимит по расходам. Думать о том, кто должен подписать документ, тоже не надо: ИС сама отправляет его по установленному в компании регламенту.
Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных из приказа и реквизитов, полученных из билетов, чеков, счетов. Сотруднику остается подписать АО и передать оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Какой эффект дает
- специалисты тратят меньше времени на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов;
- бизнес-процессы становятся прозрачнее на всех этапах;
- компания экономит на печати бумажных документов.
Использовать «Госключ» и другие бесплатные сервисы
Государство активно поддерживает цифровизацию трудовых отношений: появились электронные трудовые книжки, больничные листы, наконец, 377-ФЗ закрепил право на создание, оформление и хранение кадровых документов в электронном виде.
Как это работает
С 1 сентября 2022 года появится возможность использовать Госуслуги для обмена электронными кадровыми документами. Например, сотрудник может попросить работодателя размещать на Госуслугах документы, связанные с работой, даже если в компании уже используется своя информационная система.
На развитие единой цифровой платформы «Работа в России» правительство планирует потратить более 1,15 млрд рублей. К 2024 году кроме единой базы вакансий, она должна стать системой электронного документооборота для организации стажировок и сервисом для независимой оценки квалификации соискателей.
Другая инициатива – технология мобильного подписания электронных документов «Госключ». Каждый гражданин РФ может скачать приложение на смартфон и бесплатно получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) для удаленного оформления различных документов. Уже сейчас с помощью «Госключа» можно заключить договор на услуги сотовой связи или оформить куплю-продажу автомобиля через Госуслуги.
Подписывать «Госключом» кадровые документы пока можно только в рамках эксперимента Минцифры (Постановление Правительства РФ №1207), но постепенно такая возможность появится у всех работодателей и сотрудников.
Какой эффект дает
За подписи «Госключ» не платят работодатели, а именно они по закону должны обеспечить сотрудников сертификатами ключей ЭП при организации кадрового электронного документооборота. Используя «Госключ» при текущих ценах на сертификаты, работодатель сэкономит порядка 300 тыс. руб. в год на тысячу работников.
Есть одно «но»: использование государственных сервисов в КЭДО не означает, что можно полностью отказаться от информационных систем. Для согласования, хранения, массового ознакомления с кадровыми документами по-прежнему нужна ИС. Только при ее выборе обязательно учитывайте возможность интеграции с госсервисами.
Избавиться от бумажных архивов
HR-процессы не будут полностью цифровыми, пока остается последний «бумажный след» – архивное хранение. Законодательство требует, чтобы кадровые документы оставались юридически значимыми спустя десятки лет, а некоторые – бессрочно. Эти требования распространяются и на электронное делопроизводство.
Как это работает
В отличие от бумажных, в электронных документах информация отделена от носителя, а для её прочтения нужны специальные средства. Чтобы через пару лет кадровые документы в архиве не превратились в «цифровой мусор», необходимо выполнить ряд условий:
обеспечить юридическую значимость электронной подписи на протяжении всего хранения. Для этого используют технологию усовершенствования формата ЭП, которая собирает доказательства действительности сертификата ЭП и достоверности момента подписания, таких как проставление метки доверенного времени или механизм «перештамповки»;
позаботиться о том, чтобы документ можно было выгрузить из информационной системы даже спустя десятилетия, например, в формате PDF/A. Только в этом случае получится воспользоваться сторонними сервисами проверки подписи.
Какой эффект дает
Создать электронный долговременный архив – значит хранить документы централизованно, с быстрым и удобным поиском. Решается проблема устаревания цифровых кадровых документов. Ускоряется работа архивистов и делопроизводителей, снижаются затраты на формирование отчетов и другие процедуры.
Всматриваемся в цифровое кадровое будущее
Требования сотрудников к электронному взаимодействию с работодателем постепенно меняются. Квалифицированные специалисты хотят видеть HR-сервисы простыми, удобными, доступными 24/7 – как в случае с онлайн-трудоустройством.
Для компании переход на КЭДО – это в первую очередь история про эффективность и сокращение затрат. Снижаются расходы на бумагу и пересылку документов, исключаются лишние и рутинные задачи, упрощаются регламенты.
Конечно, экономия – дело добровольное. Но пока государство не сделало кадровый ЭДО обязательным для всех, у работодателей есть время, чтобы перестроить процессы и адаптировать ИТ-решения к цифровому «завтра».
Все гифки к статье - сайт giphy.com