Как пользоваться обратной связью менеджеру проектов
Обратная связь один из самых часто упоминаемых инструментов современного менеджмента. И столько же часто используемый некорректно. Вы знаете, как эффективно давать и получать обратную связь?
Суть обратной связи и ее важность
Руководителю проектов важно давать обратную связь по нескольким причинам:
- Повышение производительности: обратная связь помогает сотрудникам понять свои сильные и слабые стороны и позволяет им работать над областями, которые нуждаются в улучшении;
- Повышение мотивации. Когда сотрудники получают конструктивную обратную связь, это может повысить их мотивацию и стремление работать лучше;
- Лучшее общение: обратная связь способствует открытому и эффективному общению между менеджерами и сотрудниками, создавая позитивную рабочую атмосферу;
- Развитие сотрудников: регулярно предоставляя и получая обратную связь, менеджеры могут помочь сотрудникам развивать свои навыки и расти в карьере;
- Улучшение командного духа. Команды, которые открыто и регулярно общаются посредством обратной связи, как правило, имеют более высокий моральный дух и лучше сотрудничают.
Получение обратной связи также важно для проджекта, поскольку позволяет им понять, как их воспринимают их сотрудники, и внести необходимые изменения для улучшения своего стиля руководства и эффективности.
В мою картину мира хорошо встроило обратную связь окно Джохари.
Окно Джохари — это инструмент, который помогает людям понять взаимосвязь между самопознанием и самораскрытием.
Он разделен на четыре квадранта, которые представляют разные уровни знаний о себе и знаниях других: открытая зона, слепая зона, скрытая зона и неизвестная зона. Цель этого инструмента состоит в том, чтобы увеличить размер вашей открытой зоны за счет самораскрытия, открытости к окружающим и обратной связи
В контексте окна Джохари получение обратной связи может расширить квадрант «Открытая зона», давая представление о том, как другие воспринимают нас. В результате обратная связь может помочь преодолеть разрыв между тем, что мы знаем о себе, и тем, что другие знают о нас, повышая наше самосознание и улучшая наши отношения с окружающими.
P.S. У меня у самого с этим весьма туго, как сообщил мне мой ментор я не запрашиваю обратную связь самостоятельно. Сейчас вырабатываю себе привычку спрашивать фидбэк у 1 человека в неделю. Пока узнал несколько негативных неожиданностей о себе, которые достаточно легко решаются, хотя при это сильно портят общение со мной. Также получил долю позитива, узнал что мной восхищаются в некоторых аспектах)
Правила
И все же, несмотря на свою важность, работа с обратной связью может быть сложной задачей. Руководителям может быть трудно принять критику, а сотрудникам — дать конструктивную обратную связь. В это могут помочь нехитрые правила обратной связи.
Для того кто получает ОС:
- Позитивный настрой. Вам дают фидбэк ради вашего блага, а не для того чтобы уязвить;
- Уточните тему для ОС, по чему конкретно вы хотите ее получить/вам ее дают в общем;
- Если вы не готовы к ОС - дайте знать об этом, не принимайте её;
- ОС возможна только при нейтральной позиции к вам. Если дающий относится к вам недоброжелательно или слишком позитивно, теряется ее объективность;
- Не стесняйтесь уточнить, чтобы правильно понять и воспринять информацию;
- Не спорьте, не пытайтесь защищаться или оправдываться. Занимайте позицию любопытства;
- Не ищите в словах абсолютную истину, а в мнение другого критерий качества вас;
- Исследуйте расхождения во мнениях;
- Благодарите за ОС и поощряйте к ее повторению в будущем.
Для дающего ОС:
- Позитивный настрой. Вы даете фидбэк чтобы помочь другому человеку и улучшить ваши взаимодействия;
- Озвучьте тему для ОС. Не говорите в общем и абстрактно;
- Уточните наличие готовности принять ОС;
- ОС стоит давать когда вы нейтрально настроены, а не хотите проучить человека или польстить;
- Дав обратную связь не убегайте в закат. Относитесь спокойно к уточнениям и вопросам;
- При защитной реакции, когда человека задела ОС извинитесь и остановитесь. Спустя время напомните о позитивной цели ОС и ваших намерений;
- Описывайте ситуацию/контекст опираясь на конкретные факты и случаи в жизни, а не “иногда ты часто неприятный!”;
- Искренне благодарите, что вашу ОС выслушали
Самое важное правило! Не путайте поддерживающую и корректирующую обратную связь. Одна для закрепления и развития текущего поведения, а вторая для его изменения на другое. Первую можно давать при посторонних, а вторую стоит сообщать только лично (есть исключения). В общем: ругать лично, хвалить публично
Техники
Существует бесчисленное количество разных техник обратной связи. Структура большинства из них имеет такие общие элементы:
- Ситуация/контекст (тема обратной связи, например управление собственным временем);
- Наблюдения (факты того, что случалось в рамках этой темы, например ситуации когда разработчик опаздывал на дейли);
- Ваши чуства/ощущения (например, какое негодование и раздражение вас охватывало каждый раз когда его приходилось ждать);
- Почему это важно для вас (например, потому что вы очень цените ваши командные договоренности и для вас их соблюдение это мера доверия к людям);
- Мнение о том что стоит изменить (например, давай подвинем дейли с 9.00 на 9.05?).
Это структуру описывает “ненасильственное общение” и "ролл обратной связи" из менеджмента 3.0
Я чаще всего использую модель COIN:
- Context - укажите конкретное событие, тему или сложившиеся обстоятельства, которые вы хотели бы обсудить;
- Observation - опираясь на факты опишите уведенное через “я - утверждения”, подчеркивая что это ваше видение ситуации;
- Impact - объясните каким образом увиденное повлияло на вас или участников;
- Next steps - предложите несколько способов, которыми можно улучшить ситуацию, и попросите в ответ поделиться своими идеями.
Все вместе это получается как фидбэк тимлиду разработки:
“Я бы хотел обсудить прошедшее сегодня планирование спринта. Я увидел что активных участников обсуждения было мало, и на ходу встречи становилось все меньше. Такой ход встречи поощряет избегание ответственности “молчунами” и не способствует прозрачности оценок и планов. Я бы предложить использовать формат, предполагающий высказывания всех участников. Что ты думаешь по этому поводу?”
Также хорошо себя зарекомендовала модель SBI и ее модификация SBI/BI (alternative behavior&alternative impact)
Частые ошибки
В обратной связи часто совершают ошибки. Я опишу их в форме вредных советов)
Когда запрашиваешь обратную связь:
- Умалчивай какой контекст и для чего необходима ОС;
- Не готовься спокойно выслушать ОС;
- Ищи одобрения и похвалу вместо ОС;
- Запрашивай ОС только у вовлеченной и любящей тебя стороны;
- Проси ОС чтобы разобраться кто прав, а кто виноват в ситуации.
Когда даешь обратную связь:
- Давай ОС без позволения или запроса на нее. Захотелось - делай!;
- Продолжай давать ОС даже после защитной стойки принимающего фидбэк, он обязательно все осознает!;
- Не стесняйся использовать критику и оценочные суждения, это работа, а не детский сад, чего такие нежные;
- Попроси дать ОС за себя третью сторону, так тоже ок.
Когда принимаешь обратную связь:
- На всякий случай вставай в защитную позицию. Лучше молчаливую, но можно и эмоциональную;
- Не помешает относиться к ОС как критике, так будет менее больно и страшно. Ожидай худшего;
- ОС жутко субъективная вещь. Не стесняйся перебивать и ставить под сомнение сказанное;
- Если не согласен с ОС, доказывай как все было на самом деле и почему ты прав;
- Можно остановить человека и прочитать ему лекцию как правильно давать фидбэк. Например, отправив эту статью;
- После того как тебе дали ОС сразу в ответ давай свою. Ни один удар не должен остаться без ответа!
В качестве источника и вдохновения использовалось обучение от Антона Иванова и AgileLAB.
Если бы это знали менеджеры на моей прошлой работе, то может и не ушла бы из-за неприятного отношения
Понимаю, я сам ушел с одного места работы так как воспринимал 1-1 с начальником как пытку и обратная связь от него каждый раз вгоняла в уныние
Хороший туториал для менеджеров. Надеюсь его увидит как можно больше людей
Спасибо)
Артем, привет. Спасибо за статью, полезная. Ставлю лайк. У меня вопрос. Я сейчас нахожусь в активном поиске работы и для меня это актуально. Предположим, я получаю оффер, и у меня начинается испытательный срок в новой компании. Как думаешь, как часто я должен бегать к руководителю за обратной связью о том, как я прохожу испытательный срок? 1 раз в 2 недели? 1 раз в месяц?
Привет) Сори, не увидел комментарий сразу, надеюсь он еще актуален. Я бы рекомендовал по началу как можно чаще, но чтобы успевало проходить время на сбор информации. Но опять таки я не знаю кто твой начальник и на какую позицию ты входишь. Если ты врио CIO, то вряд ли хорошая идея каждый день ходить за фидбэком к CEO
Я для себя так делаю. Испытательный срок 3 мес. Мой начальник старший РП/ какой-то мидл менеджер. Я буду первый месяц делать 1-2 раза в неделю. Последние 2 месяца раз в 2 недели