Как матрица компетенций помогла мне не перепутать собственных сотрудников

Привет, я Марго! До прихода в Teamly я была координатором переводов и распределяла заказы между исполнителями. Их было около 50, но каждый месяц приходили новые. Было нереально запомнить, кого и куда ставить. Один раз это привело меня к факапу и тогда я задумалась, как можно исправить ситуацию. Спойлер: мне бы пригодилась матрица компетенций.

Я умудрилась отдать очень серьезный заказ новичку. Потому что тупо не знала, что заказ был серьезным, а переводчик — новичком. И это был нехилый косяк с моей стороны: если бы у нас не было времени на редактуру, важный клиент мог получить не самый качественный перевод.

А еще в нашей компании работали фрилансеры по всему свету, и пару раз я пыталась назначить на проекты людей из других часовых поясов. Даже не подозревая, что у них уже глубокая ночь и им немного не до работы.

Конечно, у нас была база исполнителей, где можно просмотреть профиль каждого переводчика — кто в чем специализируется, какие языки знает, с какой скоростью переводит и т.д. Но это очень долго и муторно, особенно когда нужно раздать проект с горящими сроками. К тому же, эта база редко обновлялась и в ней было немало пустующих строчек.

И тут я узнала, что все эти проблемы можно было бы решить с помощью простого инструмента — матрицы компетенций.

Матрица компетенций — это таблица, в которой видно, кто какими навыками владеет, и насколько хорошо. А также, хочет ли человек вообще их применять. Матрицу компетенций можно представить в виде простой таблицы.

Поможет сотрудникам выявлять свои сильные и слабые стороны

Фишка в том, что для матрицы компетенций человек оценивает не только сам себя. Используется метод 360: обратную связь дает все рабочее окружение сотрудника. В ходе этого может проявиться скрытый потенциал и таланты — возможно, сотрудник захочет и сможет применить их в новом для себя проекте.

На моей практике попадались переводчики, которые переоценивали свои способности и опыт. Новички рвались взяться за заказы сегмента «Премиум», а потом редакторам приходилось исправлять их работу от и до. Таким переводчикам можно поручать менее сложные и узкопрофильные проекты.

А бывало и такое, что переводчик отлично умел составлять глоссарии, только делал это молча. А нам в это время был жизненно необходим человек с таким навыком. Было бы круто просто посмотреть в таблицу и сразу увидеть, кто из сотрудников может и хочет в этом помочь.

Прокачает командную работу

Например, когда сотрудники сидят на удаленке, и общение ограничивается рабочими чатами, они работают как в вакууме — не знают, к кому обратиться за помощью или советом. Или когда команда резко увеличивается — матрица компетенций поможет быстрее познакомиться с новоприбывшими и покажет, по каким вопросам к ним можно будет обращаться. Когда сотрудники знают не только о своих навыках, но и о способностях коллег, сотрудничество идет намного эффективнее.

Наша компания часто получала огромные заказы с очень сжатыми сроками. Например, какой-нибудь годовой отчет на 50+ страниц. Такие документы мы делили на несколько частей и раздавали сразу нескольким переводчикам. Но, конечно, над ними потом потели редакторы, ведь часто получалась какая-то сборная солянка.

Думаю, в этой ситуации тоже помогла бы матрица компетенций — переводчики бы работали более сообща, а координаторы брали в проект людей с плюс-минус равными навыками.

Поможет в управлении персоналом

Матрица компетенций сможет выявить «слепые зоны» команды — навыки, которых не хватает всем ее членам. Так руководители поймут, какие именно специалисты им необходимы. И, конечно, станет проще подобрать идеального кандидата. Как итог — упростится процесс найма, формирования эффективных команд и управление сотрудниками в целом.

Иногда мне казалось, что в нашей компании был перебор с переводчиками в паре английский-русский — многие даже жаловались, что им достается мало работы. При этом хорошо помню случай, когда я судорожно искала переводчика с турецкого, потому что все из уже имеющихся были заняты на неделю вперед. С матрицей компетенций мы бы вовремя обнаружили такую неравномерность.

А еще улучшится внутренняя мобильность — перемещение сотрудников внутри организации. Ведь бывает так, что идеальный кандидат на должность уже есть в компании, и не нужно искать кого-то за ее пределами. Например, у нас в компании часто открывались новые направления перевода и языки — ими могли владеть уже имеющиеся переводчики.

Внутренняя мобильность полезна не только для компании, но и для самих сотрудников. Ведь если долго засиживаться на одной должности и выполнять монотонные задачи, можно легко выгореть. Поэтому важно, чтобы была возможность пробовать себя в новых задачах, развиваться внутри компании и, соответственно, развивать свои компетенции.

Поможет в обучении сотрудников

Матрица компетенций будет полезна для специалистов по обучению персонала: она покажет, каким сотрудникам не хватает конкретных навыков и поможет создать индивидуальные программы по обучению. И, кстати, так будет меньше риска вложиться в ненужные курсы и тренинги и потратить деньги впустую.

Например, если нам не хватает технических переводчиков — почему бы не предложить уже имеющимся специалистам пройти дополнительные курсы?

✅ Определите нужные навыки для проекта

Каждый проект требует свой особый набор знаний и навыков. В первую очередь определите ключевые навыки, а уже затем — дополнительные или узконаправленные.

Здесь не будет лишним посоветоваться с лидерами команды, менеджерами и сотрудниками. Особенно с теми, кто уже работал над подобными проектами.

Не забывайте про софт-скилы — они не менее важны, чем технические навыки. Например, устному переводчику недостаточно блестяще знать язык и разбираться в теме перевода. Здесь еще нужна коммуникабельность, хорошо поставленный голос и даже умение решать конфликтные ситуации.

Но не перегружайте матрицу лишней информацией. Включайте только те компетенции, которые действительно нужны для проекта. Если будете слишком трястись над второстепенными навыками, это может отвлечь от реально важных задач.

✅ Оцените уровень компетенции каждого сотрудника

Лучше оценивать по простой шкале, например, от нуля до трех:

0 = Отсутствие навыка

1 = Базовое владение

2 = Промежуточный уровень

3 = Продвинутый уровень

✅ Оцените уровень заинтересованности

Это не менее важный момент. Например, у нас были синхронисты, которым было неинтересно переводить последовательно или письменно. Пусть даже они хорошо с этим справлялись. Такие предпочтения надо учитывать, чтобы люди занимались реально любимым делом и дольше оставались в компании.

Тут все просто: попросите сотрудников оценить себя либо на 0 (отсутствие интереса), либо на 1 (его наличие).

✅ Структурируйте данные

Теперь осталось собрать всю информацию в матрицу. Здесь подойдут разные инструменты — например, Excel или вордовская таблица.

Создайте таблицу и по горизонтали поместите навыки, нужные для проекта, а по вертикали — имена членов команды.

Под каждым именем добавьте колонки «Уровень владения» и «Заинтересованность». Заполните их цифрами по выбранной шкале — и ваша матрица готова!

Для переводчиков я бы сделала две отдельные таблицы с самыми определяющими навыками — языками и специализациями перевода. И уже в рамках каждого языка и направления составляла бы матрицы для разных проектов. Так будет намного удобнее: сначала координатор ищет нужный язык, затем в этом языке — нужное направление и уже дальше смотрит на более узконаправленные навыки.

В таблице с языками вместо трехбалльной шкалы лучше использовать международные классификации владения языками — для большей точности.

Примерно так будет выглядеть таблица со специализациями:

И еще понадобится отдельная таблица для устного перевода. В моей компании больше востребованы письменные переводчики — чисто из-за количества заказов. Но если кто-то из них может и хочет переводить и устно, то не нужно будет искать дополнительных сотрудников.

✅ Не забывайте обновлять матрицу

Вспомнился один случай: нам поступил очень срочный заказ, но большинство переводчиков уже были заняты на других проектах. Тогда я стала обзванивать буквально каждого фрилансера из нашей базы переводчиков — даже тех, с кем еще ни разу не контактировала. Оказалось, что несколько из них уже давно не берут заказы в работу, но почему-то все еще числятся в базе.

В общем, следите за актуальностью информации — это как минимум сэкономит время.

Делайте это регулярно. Если это какой-то постоянный проект, над которым команда работает уже долгое время в неизменном составе — хватит хотя бы одного раза в полгода. Но в нашей компании очень часто открываются новые направления перевода и языки. Плюс, большая текучка. Так что нам точно нужно обновлять матрицу почаще.

И лучше не допускать пустующих столбцов или строк в таблице — так ее будет куда сложнее анализировать.

Кстати, регулярные обновления покажут динамику роста сотрудников и помогут скорректировать ваши дальнейшие планы.

Как видите, инструмент максимально простой. На поиск и изучение профилей в базе переводчиков у меня уходила уйма времени, хотя все то же самое можно было оформить в виде матрицы и потратить на это около часа.

В общем, координаторы проектов и менеджеры по управлению персоналом — берите на заметку!