Как и почему мы уже семь лет делаем диджитал-конференцию (плюс чек-лист)

Команда нашего агентства ездит на конференции про диджитал с 2013 года. В 2015 году, уже не раз побывав в столице и других регионах, мы задумались о собственном образовательном продукте.

Поводом стало посещение конференции, большую часть которой составили рекламные доклады: нам не хватило контента с глубокой экспертизой, разговоров о трендах и перспективах отрасли, и тогда мы осознали, что готовы предложить что-то свое.

Мысль о том, чтобы сделать конференцию – пригласить интересных нам спикеров, заявить актуальные и волнующие темы, касающиеся SEO, SMM, разработки сайтов, продвижения и дизайна – вдохновила команду. К тому же в нашем регионе, Нижегородской области, ничего подобного до тех пор не проходило. Да, были государственные форумы, связанные с IT, но это другая история.

И, как бывает, когда есть идея и большое желание ее воплотить, все начинает складываться будто само собой. В 2015 году достраивается IT-парк «Анкудиновка», и R-Top становится его резидентом. Попав в инновационное пространство впервые, мы поняли, что это идеальное место для конференции: большие залы, современные интерьеры. Благодаря резидентству мы получили льготы на аренду площадок, и уже впервые их использовали в апреле 2016 года. Тогда родилась «Digital-Оттепель».

Не будем скрывать, нам было очень страшно, мы боялись облажаться. У нас не было опыта организации событий, и поэтому с нами работала знакомая ивент-менеджер: она помогала с подрядчиками, закрывала слабые места. Первую конференцию мы провели, не афишируя себя как организаторов, и до сих пор пожинаем плоды этого решения. Хотя уже несколько лет мы и акцентируем внимание на том, что это проект R-Top, есть люди, которые не ассоциируют наш бренд с конференцией.

Как это было

Первая «Оттепель» прошла на наше удивление с большим успехом. Мы рассчитывали на 100, максимум на 200 человек, а пришло порядка 300-350 – не обошлось без очереди на регистрации. Несмотря на огромное количество косяков, главным из которых стало серьезное нарушение тайминга, мы получили большое количество положительных отзывов. И мы поняли, что нужно продолжать.

Фоторепортаж с первой конференции

В 2018 году, на третьей «Оттепели», мы впервые отошли от привычного формата. Кроме традиционных лекций, для VIP-клиентов организовали а-ля нетворкинг со всеми спикерами (кроме тех, что выступали на данный момент на сцене): это были эксперты контекстной рекламы, представители агрегаторов и крупных площадок типа «ВКонтакте» и «Яндекс». Мы подготовили фуршет, чтобы общение проходило в максимально комфортной неформальной обстановке. И этот эксперимент оправдал себя: кажется, все остались довольны, к тому же между некоторыми предпринимателями и маркетологами были заключены договоренности о сотрудничестве, что нас очень обрадовало. Еще одним нововведением в 2018 году стал поиск партнеров и выставка их товаров – предназначавшаяся для этого площадка была полностью заполнена.

Серьезной встряской для нас стала пандемия. Мы оплатили спикерам проезд и проживание, нашли хороших партнеров, продали большое количество билетов, но конференции офлайн не состоялось. Нам пришлось возвращать деньги и адаптироваться к ситуации: были судебные иски, мы терпели убытки. И мы благодарны за то, что встретили лояльное отношение подрядчиков, партнеров и большинства клиентов. Кризис продиктовал нам новые решения: тогда мы впервые опробовали онлайн-формат.

В 2021 году мы уже были готовы обкатывать и офлайн, и прямые эфиры онлайн. При этом благодаря присутствию в виртуальном пространстве смогли расширить географию. В 2022-м продолжили работу по увеличению охвата по стране и запустили рекламные кампании на другие регионы. В итоге участники приехали из Ярославля, Пензы, Перми, Москвы, Чебоксар, Казани, Владимира, Арзамаса. Всего в этом году было 380 участников офлайн, 230 – онлайн, и 25 спикеров из семи городов. Кстати, впервые за историю конференции отдельный зал был полностью отдан воркшопам, где специалисты делились своими знаниями по креативу, SMM и личному бренду.

Фоторепортаж с конференции в 2022 году. Автор фото: Александр Мерзляков, Geo.Pro

За семь лет мы наладили систему взаимодействия с подрядчиками. У нас есть надежные постоянные партнеры, которые делают качественные звук, видео, свет, и понимаем мы друг друга уже не то что с полуслова, а без слов. Они знают, что в марте мы обязательно позвоним, чтобы обсудить детали новой конференции, и через месяц встретимся на площадке.

За семь лет мы уже привыкли, начиная с января, перестраивать в агентстве рабочий процесс, потому что знаем, что в апреле будет «Digital-Оттепель». Как и прежде, продюсированием события занимаются сотрудники R-Top. Да, это сложно, но очень интересно. И вот уже сейчас мы думаем, что изменим в будущем году.

Что дальше

С чем мы пришли к 2022 году? Какой опыт мы хотим оставить, что развить, что попробовать впервые – сейчас расскажем.

Ядро аудитории «Оттепели» составляют диджитал-специалисты, сеошники и директологи, но мы хотим расширяться и предлагать контент другим специалистам. Например, в этом году организовали блок о проджект-менеджменте, и по обратной связи поняли, что это было полезно.

Хотим развивать туристическую направленность, потому что понимаем, что люди, которые приезжают на конференцию из других городов, планируют не только учиться, но и отдыхать, знакомиться с Нижним Новгородом. В этом году мы подготовили для спикеров и участников специальный гид, в который вошли рестораны, кафе и культурные заведения нашего города. В следующем попробуем предложить гостям что-то новое.

Мы обязательно продолжим вручать независимую премию лучшим диджитал-агентствам. В 2022-м ее запустили поздно и почти не рекламировали, поэтому участников было немного. В 2023-м будем планировать запуск намного раньше, выделяя на него отдельный рекламный бюджет.

Ну и по-прежнему «Оттепель» – это история о трендах. В программе всегда есть крупные вендеры, которые рассказывают о своих новинках: «ВКонтакте», «Ростелеком», eLama и другие. Мы приглашаем руководителей агентств, которые делятся актуальными кейсами и прогнозами. В этом году, ввиду непростой экономической ситуации, много обсуждали антикризисные стратегии и работу с актуальными инструментами, но уделили внимание и вопросам поддержки своих сотрудников и клиентов.

Пожалуй, главным итогом, к которому мы пришли, стало осознание того, что наши потребности и мотивация изменились. Сначала это были определенные амбиции, желание выйти за пределы рабочей обстановки и заработать. Ну а потом мы постепенно поняли, что делаем это в первую очередь потому, что считаем важным. По большому счету это наш вклад в развитие отрасли, это общественная деятельность, и она не про коммерцию. Конечно, есть цель выхода на самоокупаемость, но если мы будем получать плюсовой баланс, мы знаем, куда его направить: очень хочется делать больше и лучше, например выходить на новый уровень по мультимедиасопровождению. Сейчас «Digital-Оттепель» – про развитие сферы, в первую очередь в регионе, отчасти PR нашего агентства, HR бренда и мотивацию внутри команды.

Наш чек-лист для проведения конференции

1. Определяемся с датами и местом.

2. Распределяем в команде зоны ответственности и составляем дорожную карту. В этом году кто-то отвечал за мерч, кто-то – за афтепати, кто-то – за спикеров и партнеров. Не забываем про такие «мелочи», как обеспечение гостей питьевой водой и туалетной бумагой.

3. Формируем тайминг подготовки. Первым делом готовим сайт и запускаем рекламные кампании.

4. Ищем партнеров – финансовых, информационных и других. Стоимость таких событий очень высокая, поэтому мы постоянно находимся в поиске средств.

5. Подбираем спикеров и формируем программу.

6. Планируем заселение и выезд спикеров, покупаем билеты. Очень важная и сложная часть подготовки.

7. Инструктируем спикеров по тому, как все устроено и проходит, заранее запрашиваем презентации.

8. Изготавливаем мерч мероприятия: дизайн, закупка, производство, логистика (от браслетов и бейджей – до футболок и толстовок).

9. Подготавливаем волонтеров на площадке и контролируем их работу.

10. Обеспечиваем мероприятие всем необходимым: кофе, обеды, вода, туалет, антисептики и так далее.

11. Оформляем площадку: сцена, фотозоны, регистрация, даже маленькие таблички указателей – все нужно учесть.

12. Ведем соцсети проекта, работаем с комьюнити.

13. Афтепати организуем отдельно, это важно.

14. Видеотрансляцию тоже курируем отдельно.

15. Регистрируем участников. В этом году, несмотря на то, что все было готово и протестировано накануне, все равно произошел сбой базы данных, и сформировалась очередь.

16. Следим за таймингом мероприятия. У нас был чатик в Telegram, мы так делаем второй год. Достаточно написать – и все быстро решается.

Следующая «Digital-Оттепель» пройдет 6 и 7 апреля 2023 года. А пока предлагаем посмотреть лекции 2022 года. Доступ к ним платный, но по промокоду «оттепель» – со скидкой 25 %. Информация о конференции – на сайте, в сообществе во «ВКонтакте» и Telegram-канале.