Кейс: цифровой двойник офиса нефтяной компании

Цифровая трансформация — как секс в старших классах. Все говорят о нем по углам, единицы понимают, а занимается только преподаватель. А еще так исторически сложилось, что цифровая трансформация — удел больших интеграторов с очень большими бюджетами. Тем интереснее история о том, как мы в «Адикте» смогли оцифровать офисы компании на 12+ тысяч сотрудников и сделать полноценную навигационную систему внутри корпоративного портала.

Основная задача, сформулированная клиентом, создать инструмент для моделирования размещения сотрудников, как в текущих бизнес-центрах компании, так и в любых новых.

Также необходим был удобный инструмент, позволяющий вести инвентаризацию мебели.

Для выполнения поставленных задач мы приняли решение создать удобный инструмент, который позволял бы оцифровывать офисные пространства, их структуру, планировки, мебель и даже сотрудников, чтобы в дальнейшем эффективно моделировать и управлять этими сущностями онлайн.

Данную задачу мы декомпозировали на две основные:

— Конструктор и справочники;

— Информационно-навигационная часть.

Говоря умными словами, перед нами встала задача создания цифрового двойника офисных пространств компании.

Компания активно растет и развивается, присутствует высокая ротация кадров (командировочные, отпускные, новые сотрудники), в связи с чем поиск, организация и перестановка рабочих мест происходит регулярно. Переставлять физические столы и мебель для того, чтобы в кабинет вошло максимальное число сотрудников, но при этом все они комфортно разместились с соблюдением санитарных норм, довольно затратно и крайне неэффективно в масштабах компании. Гораздо удобнее разместить столы виртуально, обсудить рассадку с коллегами, согласовать и далее расположить рабочие места по согласованному плану.

Изучив внимательно структуру компании, а также организацию офисного пространства и сформулированных функциональных требований, мы решили, что в первую очередь требуется удобный конструктор этажей и помещений, с которым должен уметь работать сотрудник без специальных навыков дизайна или программирования.

Вот так, например, работает выбор этажа

Из дополнительных требований мы отметили необходимость в разрезе этажа и кабинета двигать столы, перегородки, размещать рабочие места с привязкой конкретного сотрудника к данному месту. Также должны присутствовать гибкие справочники, которые позволяли бы легко вносить в реестр новую мебель, указывая ее физические габариты.

Разработаны иконки для столов, стульев, тумб, шкафов, гардеробов, диванов, унитазов и раковин в масштабе.

Сотрудникам компании часто приходится искать коллег, или свободные переговорные комнаты для организации встреч. Это несложно, когда у вас небольшой офис на 40+ человек, как у нас, однако когда вас более 12 000 человек, из которых порядка 3 000 работает в офисах, это становится сложной задачей, которая занимает время. Помимо прочего, коллега может отсутствовать на месте, быть в отпуске или командировке.

Для решения этой задачи мы решили создать специальный раздел внутри корпоративного портала ИНК, доступный всем сотрудникам компании.

1. Выбор офисного здания.

Здание должно быть показано в разрезе этажей.

2. Просмотр детального плана этажа.

На детальном плане этажа должна быть показана планировка этажа с расстановкой мебели.

3. Первоначальный справочник мебели для конструктора.

4. На детальном плане помещения должны быть подписи кабинетов и отделов.

5. Конструктор должен быть интегрирован с корпоративным порталом.

К кабинету должен быть привязан список сотрудников. У сотрудников должен быть проставлен статус «На работе», «Отсутствует». Статус «Отсутствует» проставляется в случае, если сотрудник в отпуске, в отгуле, на больничном.

6. Через статусы отображаются свободные / занятые места в кабинетах.

Число свободных мест выводится списком в описании кабинета.

7. Необходимо провести начальную загрузку данных с корпоративного портала.

На портале в карточке сотрудника появляется привязка к рабочему месту и кабинету.

8. В корпоративном портале должна появиться опция поиска сотрудников в разрезе здания и кабинета.

9. В результате поиска должны выводиться информация о сотруднике.

А также план-карта с его кабинетом и расположением рабочего места внутри кабинета.

10. С точки зрения безопасности и конфиденциальности должна быть возможность ограничить просмотр кабинета / этажа

для сотрудников, у которых нет административным прав для работы с конструктором.

Дальнейшая работа состояла из следующих основных этапов:

— Аналитика CJM и прототипирование пользовательских интерфейсов;

— Проектирование структуры;

— UX/UI;

— Front-end и back-end разработка конструктора;

— Интеграция с корпоративным порталом;

— Тестирование; — Опытное внедрение;

— Анализ и ввод в эксплуатацию.

Технологически мы остановились на использовании SVG-форматов для зданий, этажных планировок и управления ими на клиентской части приложения-конструктора, что позволило нам реализовать полноценный интерактивный редактор, с удобным масштабированием и детализацией.

В реализации серверной части мы опирались на уже используемый в корпоративном портале ИНК 1С-Битрикс. Под основные сущности конструктора и справочники были созданы инфоблоки, не забыли и про разделение прав доступа и вопросы информационной безопасности.

Вся работа от первой встречи до релиза заняла у нас 4 месяца, часть из которых мы потратили на анализ и поиск оптимальных инструментов: интересный проект не всегда поле для экспериментов подрядчика, решение должно быть понятным и, главное, легким в дальнейшей поддержке и развитии.

Благодаря внедренной системе клиент смог в короткие сроки осуществить переезд в новое офисное здание, площадью в несколько десятков тысяч квадратных метров. Предварительно «переезд» прошел онлайн, после чего все отделы смогли сделать плановую расстановку рабочих мест и приступить к работе, сэкономив огромное количество времени и ресурсов.

Сама информационно-навигационная система позволяет сотрудникам компании быстро находить коллег, оптимизировать рассадку и все это внутри корпоративного портала.

Блеск!