Как открыть школу иностранных языков и развиваться в турбулентное время

Продолжаем делиться историями наших клиентов, которые внедрили месседжер для бизнеса Compass в рабочие процессы и улучшили коммуникацию в команде.

Михаил Кипчатов — основатель и директор школы чешского и словацкого языка «CZECH и Я».

Как открыть школу иностранных языков и развиваться в турбулентное время

Статья опубликована в блоге Compass.

Михаил на собственном опыте знает, каково это — учиться за рубежом. После школы и одного года в российском университете он отправился в Прагу — сначала на языковые курсы, а затем в Карлов университет. Он закончил образование со степенью магистра и вернулся в Санкт-Петербург, где параллельно основной работе преподавал английский язык.

В 2016 году он обратил внимание на то, что многие студенты в Санкт-Петербурге хотят выучить чешский язык и учиться там, но при этом, в отличие от других языков, практически нет предложений для целевой аудитории. Решить, с чего начать, было сложно. Сперва Михаил вместе с коллегой открыл разговорный клуб, где показывал кино на чешском языке для детей и взрослых и занимался с заинтересованными студентами.

Языковая школа «CZECH и Я» открылась в 2019 году. К тому моменту была сформирована бизнес-стратегия, набраны преподаватели и оформлены все нужные документы. Цель школы — не только преподавать язык, но и помогать тем студентам, которые хотят учиться в чешских университетах, собирать документы и готовиться к международным экзаменам.

Открыть свой бизнес, школу иностранных языков было не так легко, как казалось Михаилу. В начале из-за нехватки времени приходилось просить знакомых помогать вести уроки, погружаться в методику преподавания, самому разбираться с бухгалтерией и оформлением бизнеса.

Выстроить процесс найма оказалось непросто — с несколькими преподавателями пришлось завершить сотрудничество. Возникла сложная ситуация, когда Михаил нанял в «CZECH и Я» носительницу чешского языка — это казалось редкой возможностью, которая должна была продвинуть образование в языковой школе на новый уровень.

Но на практике получилось, что самое важное в преподавании — не свободное владение языком, а умение соблюдать учебный план и согласовывать свои действия с коллективом. После нескольких неуспешных попыток выстроить рабочие отношения с преподавательницей пришлось попрощаться.

До сих пор не могу сказать, что я профи в этой сфере — есть, к чему стремиться и чему учиться. У нас нет жёсткой иерархии — наоборот, мы всегда открыты к диалогу в команде и все сотрудники об этом знают. Я расту в стрессовых и сложных ситуациях как руководитель — часто приходится искать обходные пути и нестандартные решения, быть готовым менять стратегию.

Открытие своего бизнеса пришлось на турбулентное время. Когда в пандемию учить студентов чешскому в привычном офисе было невозможно, Михаил помог школе изменить подход к обучению и организовал онлайн-занятия по чешскому языку. А в 2022 году команда «CZECH и Я» столкнулась с тем, что студенты начали массово получать отказы в визах в Чехию — и решила начать преподавать словацкий язык.

В школе принято периодически проводить педсоветы, чтобы постоянно держать связь друг с другом. На встречах коллеги обсуждают учебный план, новые методики преподавания и программы обучения для детей и взрослых.

В команде Михаила девять преподавателей — как русскоязычные специалисты, так и носители языка. Часть команды проживает в Европе, поэтому школе был нужен инструмент, чтобы поддерживать со всеми связь.

Однажды в Whatsapp* на нашем рабочем аккаунте произошёл сбой. Стёрлись все рабочие переписки! Многие студенты отправляли по Whatsapp* документы, которые готовили для подачи в университеты, пришлось запрашивать копии. Потерялся массив важной информации от коллег — учебные планы, договорённости… Всё это было разом потеряно.

Раньше всё общение с коллегами было хаотичным — с кем-то вели переписку в Whatsapp*, с кем-то — в Telegram или Facebook*. Выбрать один инструмент для общения было сложно — кто-то не мог установить приложение, кто-то не хотел использовать непривычный способ связи и предпочитал социальные сети.

* принадлежит Meta, признана экстремистской и запрещена в России

Приходилось подстраиваться под коллег и студентов и создавать общий чат для работы в том мессенджере, которым пользовалось большинство. Руководить процессами одновременно в VK, Whatsapp* и Telegram было очень сложно — такая организация только отнимала время у Михаила. Преподаватели постоянно забывали, в каком приложении обсуждали рабочие вопросы или отправляли важные документы, и вместо синхронизации с командой возникало «сарафанное радио».

* принадлежит Meta, признана экстремистской и запрещена в России

Было ясно, что в процессах общения команды пора что-то менять. Для команды выбрали рабочий мессенджер Compass, в котором вся важная информация находится в одном месте и не смешивается с новостями и чатами с друзьями.

С Compass работа языковой школы стала гораздо проще. Больше не нужно беспокоиться о том, что документы учеников потеряются — в закрытом чате «Руководство» Михаил создаёт тред под каждого студента и прикрепляет все файлы к нему. Благодаря этой функции документы от учеников школы всегда под рукой.

В Compass не нужно думать, что и куда отправил нам студент. Достаточно зайти в тред и найти нужные документы. Всё находится в одном пространстве — не нужно мучительно искать по всем мессенджерам сканы школьных аттестатов, периодически отвлекаясь на другие сообщения и новости.

Общение с командой, учениками и их родителями стало проще и структурированнее. По словам Михаила, получать и обрабатывать информацию гораздо легче, когда всё на одной платформе. Интерфейс Compass интуитивно понятный — не нужно долго разбираться в настройках, чтобы позвонить коллеге или создать тред. Каждому из участников можно присвоить свой статус и видеть, кто пишет — студент или его родитель.

Вот какими чатами пользуются в «CZECH и Я»:

учебные чаты — туда дублируются домашние задания, учебные материалы в виде ссылок на уроки на YouTube;
чат «Общая информация» — это рассылка новостей, которые касаются всех студентов. Именно в нём Михаил сообщает о праздничных встречах и подготовке к ним;
чаты «Учительская» и «Руководство» нужны для решения организационных вопросов.

У мессенджера есть продуманная версия как для смартфона, так и для компьютера. Студентам больше не нужно беспокоиться за свои документы — их отправляют в безопасном пространстве, где данные останутся приватными.

Мне очень нравится то, что удалить переписку с ушедшим сотрудником может только владелец компании. Однажды очень важный документ нашёлся в диалоге с преподавателем, который к тому моменту уже не работал в школе — не пришлось беспокоить бывшего коллегу и вводить его в курс дела из-за потери одного файла. И, конечно, удобно, что не надо искать важную информацию по всем существующим мессенджерам — всё рабочее в одном месте.

По словам Михаила, сначала нужно определиться, какую школу вы хотите создать — её масштабы, количество студентов и преподавателей, языки, которые будут у вас учить. В зависимости от этого понадобится разбираться в юридических аспектах — например, нужно ли получать лицензию на образовательную деятельность.

Мы находимся в статусе ИП и воспользовались патентом на образовательные услуги — это помогает сэкономить средства для индивидуальных предпринимателей. Мне кажется, это выгоднее получения лицензии, но всё зависит от формы юридического лица. Чтобы получить лицензию, понадобится своё помещение, которое будет соответствовать нормам СанПин, за каждого нанятого сотрудника нужно будет отчислять налоги.

Нам немного проще — преподаватели работают по договору самозанятости, поэтому они оплачивают налоги самостоятельно. Это не дело одного месяца, и на открытие потребуется отдельная статья бюджета. Например, если вы планируете открыть большую школу английского языка, лицензия может оказаться востребованной. А клиенты смогут оплачивать ваши услуги с помощью материнского капитала!

Не менее важно решить вопрос с тем, где проводить занятия и как арендовать помещение — посуточно или помесячно. Посуточная аренда кабинетов помогла Михаилу сохранить бюджет школы в пандемию. В целом выбор формата аренды помещения зависит от количества групп. Например, центрам с ограниченным набором студентов лучше выбирать посуточную аренду, а крупным языковым школам стоит задуматься о постоянном договоре. Многие предприниматели решают открыть онлайн-школу с минимальными вложениями на старте, чтобы затем расширяться до офисов.

Ещё один важный момент — регулярные встречи с преподавателями. В команде Михаила принято рассказывать о новых платформах для изучения иностранных языков, делиться идеями и новым опытом — так каждый из преподавателей может развиваться и повышать свои навыки. Принято поддерживать новых коллег — приветствовать их в чате, рассказывать о традициях в языковой школе и помогать адаптироваться в новом коллективе.

И не забудьте про хороший учебный план — пусть его напишет методист. У нас на этом этапе были сложности. Хотя я давно преподавал языки, моя методика формировалась интуитивно. Мы просто брали проверенные учебники и шли по его оглавлению, добавляли какие-то материалы и всё. Из-за такого подхода у нас поначалу были проблемы с группами студентов и их родителями. Поэтому перед открытием языкового центра лучше создать структурированный план, выстроить критерии оценки знаний. Подумайте о тестах — вам ведь нужно оценивать результаты ваших учеников до того, как они сдадут экзамены при поступлении. И студентам, и их родителям, и вам это сохранит нервы.

Попробуйте Compass в действии. Для команд до 10 человек — бесплатно навсегда. Для команд побольше — бесплатный пробный период 30 дней.