Как повысить личную эффективность: 25 идей для менеджеров

Один мудрый человек в чёрной водолазке сказал, что работать нужно не 12 часов, а головой. Если развить самый известный совет об эффективности, то «работа головой» — это поиск подходящих практик, которые усилят вас как профессионала. Их можно синтезировать из идей, собранных в три группы: организация рабочего процесса, корректировка нагрузки и забота о себе.

1. Ставьте ясные цели. Все знают, не все пользуются. Определите конкретные и измеримые цели, которые необходимо достичь, можно использовать SMART-методику. Вместо общих формулировок ставьте четкие задачи с несколькими критериями: время (длительность/частота/дедлайны), ресурсы, ожидаемые результаты, на что повлияет и т. д.

2. Дробите задачи. По сути, каждая задача в вашей работе — кусочек большого пазла. Например, создание нового продукта состоит из исследования рынка, разработки дизайна, прототипа и прочего.

3. Принцип 20/80. Определите 20% задач, которые приносят 80% результатов. Сосредоточьтесь на них, чтобы извлечь максимальную пользу. Ну или хотя бы держите в уме, что решение некоторых задач всегда важнее, это позволит держать фокус.

4. Делайте записи. Списки, заметки, (безумные) идеи хороши, когда они есть на бумаге или в смартфоне. Это помогает упорядочить мысли, найти в нужный момент важную деталь, эффективнее проводить встречи и зум-колы.

5. Планируйте на день вперед. В конце каждого дня составляйте список задач на следующий день. Такой подход помогает начать день с четким планом и не тратить утреннюю (или какая у вас) продуктивность на разбор задач. А к вечеру рефлексировать свой день и писать списки — самое то.

6. Подкрепляйтесь мотивацией. Празднуйте свои достижения, помните свои долгосрочные цели, стройте новые планы, покупайте себе приятные ништяки и хвалите за успешную работу. Вдохновляйтесь работами своих коллег и конкурентов, потребляте мотивирующий конент — вот, например, целых 43 ресурса.

7. Определите своё эффективное время. У каждого человека есть часть дня, когда работается эффективнее всего. Кто-то делает задачи качественно и быстро до обеда, кто-то — глубоким вечером. Распределите самые важные и сложные задачи на это время.

8. Используйте технологии. Их сейчас много, поэтому чтобы не распыляться, выберите несколько, которые подойдут именно вам.

Голосовые помощники поставят вам напоминалку, AI-сервисы уже могут собирать для вас информацию, делать конспекты статей и видео, транскрибировать аудио и выполнять ещё десяток автоматизаций, которые появляются каждый день.

9. Матрица Эйзенхауэра. Если у вас есть готовый список задач (и побольше!), то нужно решить, за какую браться в первую очередь и сколько времени уделить. Каждую задачу следует оценить по двум параметрам: важность и срочность. Важность — насколько выполнение задачи способствует достижению ваших долгосрочных целей и успеху. Срочность — что из этого «горит». Так у вас выйдет 4 группы задач, как в примере ниже.

Важность выше срочности, но, конечно, это не таблица умножения — вы можете интерпретировать её для себя и вообще использовать просто для визуализации скопа задач.

Срочные и неважные задачи обычно советуют делегировать, а несрочные и неважные — забыть. Но, думаю, если эти задачи у вас в списке, то они тоже нужны — там может быть налаживание связей, чтение профлитературы, курсы и т. д. Просто на них можно выделить меньше времени и отложить. Пересматривайте матрицу регулярно, ведь приоритеты меняются.

10. Метод Pomodoro. Классика тайм-менеджмента. Работайте по 25 минут, затем делайте пятиминутный перерыв. Это позволяет поддерживать концентрацию и снижает усталость. Полезно ставить таймеры, чтобы не давать себе выходить за рамки. Сделать это можно, к примеру, в расширении для Google Chrome, а время работы и отдыха подстроить под себя.

11. Тайм-блоки. Разделите всё рабочее время на блоки и придерживайтесь этого графика. Пусть там будет все: пятиминутки отдыха, время на почту и соцсети, так у вас не останется неучтенного времени. «А что, уже пять часов???» исчезнет, а эффективность подтянется.

12. Принцип двух минут. Если задача может быть выполнена за две минуты или менее, сделайте её немедленно. Это может быть ответ на короткое письмо или заметка.

1. Делегируйте. «Лучше сделаю сам» — тупиковый путь. Передавать задачи сложно, это всегда риски, но если выстроить и закалить этот процесс, он будет экономить менеджеру огромное количество времени и усилий.

2. Избегайте многозадачности. В иллюзии продуктивности многие пытаются браться за всё и делать всего понемногу. На самом деле, организовать последовательность будет полезнее.

3. Ставьте напоминания о редких или рутинных задачах. Не тратьте ресурсы мозга на удержание информации о маловажных событиях и датах. Сейчас в любом современном календаре можно легко раскидать напоминания, сделать их повторными или разовыми.

4. Установите границы. Разграничьте рабочее время и время отдыха, чтобы избегать переутомления. Особенно это важно для менеджеров и руководителей, ведь ресурсы тратятся не только на работу и планирование, но и на коммуникацию, а это истощает сильнее. Обсудите с коллегами когда вы будете отвечать на рабочие сообщения, а когда — точно нет.

5. Говорите «нет». Выбирайте задачи, которые действительно соответствуют вашим обязанностям и целям. Умение говорить «нет» позволяет не брать лишнего, даже если вы в итоге передадите задачу — вы уже потратили на неё своё время. «Да» — легко говорить, зато «нет» — позволяет вам сосредоточиться и защитить свои приоритеты. Посмотрите рассуждения Стива Джобса на эту тему — «Focusing is about saying no»:

6. Развивайте навыки. Профессионалу легче ездить на велосипеде, хотя он вкладывает в это не меньше сил, чем новичок. Дело в навыках и опыте. Чтобы делать свою работу легче и быстрее, нужно постоянно учиться. Инвестируйте в свой личный и профессиональный рост.

1. Ничего не делайте (иногда). Могу поспорить, вы с трудом вспомните моменты, когда в последний раз совсем ничего не делали. Спать, читать, смотреть кино и сидеть в соцсетях — тоже занятия, а вот совершенно ничего?

Сейчас люди заняты и напряжены больше, чем когда либо в истории. Даже когда мы не работаем, многие из нас чувствуют себя обязанными делать что-то продуктивное.

Исследователи считают, что человеку важно иногда находиться без экрана, книги или подкаста, без «постоянной когнитивной активности». В такие моменты мы активируем режим по умолчанию (нейробиологи говорят «DMN»), что позволяет нам придумывать новое, осмысливать себя, свою жизнь. Да, прямо как философы!

2. Находитесь в тишине. Мы часто находимся в непрерывном звуковом фоне в течение дня, который усиливает стресс, ухудшает общее состояние организма и сокращает продолжительность жизни. Поэтому время от времени дайте себе побыть в тишине. Добавляем в свой график!

3. Уделяйте внимание физическому и психологическому состоянию. Регулярный сон, здоровое питание и физическая активность поддерживают вашу эффективность лучше любых статей и тренингов. У всех разная физиология, поэтому постарайтесь определить самостоятельно (или со специалистом), сколько вам нужно сна, чего не хватает организму, в порядке ли ваше эмоциональное состояние.

4. Берегите глаза. «20/20/20» — каждые 20 минут смотрите на объект, находящийся на расстоянии 20 метров, в течение 20 секунд, чтобы снизить напряжение. Делайте гимнастику для глаз.

5. Отдыхайте. Повысить личную эффективность помогают перерывы, вовремя использованный отпуск, умение «отключаться» от рабочего. Менеджеры, которые не живут работой, обычно более успешны, чем управленцы, которые трудятся без остановки, питаются кофеином, никотином и фаст-фудом, чтобы не пропускать работу.

6. Готовьте ужин дома. Такое занятие позволяет отключить мозг от работы, сосредоточиться на чём-то тактильном, разнообразить свой отдых. Своего рода творчество, вместо вечерной сессии скроллинга ленты.

7. Найдите групповое хобби. Коллекционировать марки конечно весело, но полезнее проводить время с людьми, которые разделяют ваши интересы. Это может быть спортивный клуб, йога, музыка, интеллектуальные игры, благотворительность, походы и путешествия.

Участие в этих группах переводит вас из «делового режима» в более расслабленное состояние, связывает с людьми, которые не имеют ничего общего с вашей профессией. Такое хобби обогатит ваш опыт, даст более здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Конечно, для эффективной работы нужны труд, ум, талант и опыт. Но в определенный момент эти качества достигают своего лимита, и многие профессионалы сравниваются в уровне. Здесь и нужны практики, дающие небольшие преимущества. Они становятся множителями ваших основных результатов. Именно так лучшие менеджеры оказываются на шаг впереди и добиваются большего успеха.