Первая Робопрактика менеджеров проектов: как это было

В статье подробно расскажем, как прошла Робопрактика PM: от составления программы и отбора участников до защиты дипломных работ и дальнейших планов.

Весной 2022 года red_mad_robot запустил и провёл первую Робопрактику для менеджеров проектов (PM). В течение шести недель мы показывали, что знаем о ведении проектов, делились опытом ошибок и успехов и позволяли с головой окунуться в корпоративную культуру Робота. Для нас важно делиться знаниями — как с менеджерами проектов из других компаний, так и с новичками.

Робопрактики — это регулярные активности внутри компании, и мы уже проводим их для бизнес-аналитиков, Android-, iOS- и Backend-разработчиков, QA-инженеров и многих других — приоритет отдавался технологическим практикам. Для PM это первое подобное мероприятие, потому что сейчас мы видим на рынке нехватку опытных специалистов, а доступные онлайн-курсы по управлению проектами дают лишь верхнеуровневую теоретическую базу знаний, без применения на практике. Привлекать к реальным проектам людей сразу после таких курсов рискованно. Поэтому мы решили с помощью Робопрактики начать подготовку потенциально крутых менеджеров, а тех, кто показал себя лучше всех, — пригласить в штат и учить дальше уже на реальных коммерческих проектах.

Задумывая её, мы ставили перед собой несколько целей.

Во-первых, формирование и укрепление бренда практики менеджеров проектов red_mad_robot.

Во-вторых, мы хотели систематизировать существующие знания и подготовить основы для следующих Робопрактик и внутреннего обучения. Одновременно это прокачивает навыки выступления и обучения у ребят, которые уже работают в практике. Ведь, как известно, если хочешь выяснить, какие у тебя есть пробелы в знаниях, попробуй научить чему-нибудь джуна, — и лишний раз подтянешь собственные скиллы.

И в-третьих, отобрать среди участников Робопрактики лучшего — и нанять его в штат.

Менеджер проектов red_mad_robot должен обладать качествами, которые у нас считаются базовыми. Кроме общей активности, позитивности, честности, грамотности, уверенности, многозадачности и совпадения по культурному коду компании, мы внимательно смотрим на набор софт скиллов. В первую очередь, на системное мышление — человек должен понимать, как увидеть объект как систему и как разделить её на элементы. Не менее важно умение рефлексировать — осмыслять проблемы и понимать, какой опыт из них можно вынести, и корректировать свои дальнейшие действия.

За полтора месяца Робопрактика погружает участников в теорию и практику проектного менеджмента. Помогает разобраться с циклом создания цифрового продукта и артефактами каждого этапа, знакомит со способами оценки и планирования проекта, управления бюджетом: показателями и финансовыми моделями. Участники могли проверить свои навыки работы с командой, общения с клиентом и управления рисками.

За каждым закрепляли ментора — он отвечал на вопросы, консультировал своего менти по тестовым заданиям и итоговой работе.

В программе Робопрактики было десять лекций, два очных воркшопа по самым сложным темам и работа над итоговым проектом, который нужно было защитить. Каждому участнику по итогу выдавали сертификат о прохождении Робопрактики.

Бизнес-аналитики и QA-инженеры для отбора участников на свои Робопрактики готовили анонсы в блоги и соцсети red_mad_robot, создавали отдельный лендинг с программой будущего мероприятия, составляли анкету и тестовое задание — и, наконец, занимались скорингом.

Менеджеры проектов решили немного модернизировать эту цепочку. Текстовые анонсы в блогах и соцсетях остались. Нововведение заключалось в оформлении лендинга-вакансии на HeadHunter. Эту площадку выбрали из-за того, что это привычный для кандидатов способ оставить резюме без необходимости заполнять дополнительные формы. Единственный минус — чуть меньшая гибкость в кастомизации лендинга по сравнению с привычной Tilda. Спойлер: вакансию нам пришлось закрыть раньше запланированного. Когда количество откликов перевалило за 300, мы поняли, что если будем отрабатывать каждый, старт Робопрактики придётся отсрочить.

Всем откликнувшимся на вакансию предлагали записать пятиминутное видео с рассказом о себе, чтобы посмотреть на чёткость и уверенность речи. Видео получились очень разнообразные: люди описывали свой предыдущий опыт, рассказывали о нынешнем месте работы, делились планами и целями на будущее. После этого мы переходили к скорингу полученных резюме и видео.

На подготовку анонсов, вакансии на HeadHunter и запись видео мы заложили две недели. На скоринг — два дня. Параллельно наши PM активно готовились к чтению лекций и проведению воркшопов, составляя подробный план и рекомендации по систематизации учебного материала.

По итогу отобрали 20 человек и распределили их между менторами — каждому по два участника. Ментор не подгонял и не заставлял своего менти выполнять задания, инициатива должна была исходить от практиканта. У ментора и участника были запланированы еженедельные часовые встречи — на разбор домашних заданий и различные советы.

Программу Робопрактики составили таким образом, чтобы научить участников необходимым хард скиллам. И лекции, и воркшопы были направлены на развитие базовых навыков управления проектами.

Коротко расскажем о каждой лекции.

1. Вводная встреча: установка на Робопрактику

Рассказали о том, чем занимается red_mad_robot, познакомили участников с планом Робопрактики и особенностями менторских встреч.

2. Роль менеджера проектов и основные навыки

Рассказали о том, кто такой PM, о его ответственности и задачах в разрезах проекта, команды, продукта, клиента и компании. Отдельный блок посвятили инструментам для планирования, мониторинга, систематизации и коммуникации.

3. Цикл разработки проекта

Кратко рассказали о процессе производства в red_mad_robot, показав ключевые поинты и то, как именно работает РМ на этих этапах. Разобрали, как ставятся проектные цели и как правильно готовить список функциональности.

4. Оценка проекта

Лекция состояла из двух частей. Теоретическая — о целях, видах и способах оценок. Практическая — со сбором требований, составлением фичер-листа, оценкой в часах, буферами и верификацией.

5. Планирование в проекте

Обсудили, что такое план, для чего он нужен, как его построить — и что вообще нужно планировать в проекте.

6. Воркшоп «Планирование и сроки»

Полученную участниками информацию из предыдущей лекции закрепили на практике. Основная задача состояла в том, чтобы построить максимально короткий план проекта с ближайшей датой запуска, при этом соблюдая все ограничения и допущения.

7. Управление бюджетом и финансовая модель проекта

Дали представление о финансовой модели как об инструменте, объяснили, как с ней работать и зачем она нужна менеджеру проектов и компании.

8. Управление рисками проекта

Обсудили психологию рисков, подробно рассмотрели теорию управления рисками, а в конце закрепили информацию через интерактив.

9. Работа с командой

Рассказали о роли РМ в создании эффективной команды и о том, какими софт скиллами он должен для этого обладать. Рассмотрели инструменты, лайфхаки и фреймы, упрощающие жизнь менеджера, а завершили лекцию небольшим воркшопом о создании команды мечты.

10. Работа со стейкхолдерами

Объяснили разницу между стейкхолдерами и ЛПР, рассказали о распределении ответственности по матрице RACI и разобрали, как вовлекать, мониторить и информировать стейкхолдеров.

11. Воркшоп «Управленческие поединки»

Название говорит само за себя. Участники попробовали примерить на себя несколько ролей: от классической и понятной роли PM со стороны исполнителя или менеджера со стороны клиента до нетривиальной роли представителя вендора или главного стейкхолдера со стороны клиента. В ходе поединков участникам пришлось жёстко отстаивать позицию и достигать цели своей роли. В результате воркшопа участники получили приближенный к реальному опыт участия в сложных переговорах, пополнили базу паттернов оппонентов и развили умение строить тактику и стратегию переговоров.

12. Траектория роста менеджера проектов

Рассказали, как РМ выходят на проект и развивают свои скиллы, как вырастают от джуна до сеньора и чем в этом помогает система менторства. Обсудили возможные варианты траектории развития для PM: от Product Owner и менеджера по работе с ключевыми клиентами до лида практики и операционного директора.

В качестве итоговой работы на Робопрактике участники должны были подготовить презентацию с описанием ключевых аспектов проекта — и успешно его защитить.

На выбор им предлагали два дипломных кейса:

Несмотря на то что проекты были тренировочные, основаны они были на реальном опыте red_mad_robot.

Контекст обоих кейсов мы смоделировали таким образом, чтобы они были максимально похожи на реальную вводную информацию о проекте во время встречи с клиентом.

Так, например, о стриминговом маркетплейсе участникам в формате прямой речи рассказывал Игорь — вымышленный операционный директор не менее вымышленной компании «Дельта», которая строит экосистему технологических продуктов. Игорь знакомил практикантов с остальными членами команды «Дельты» и погружал в детали будущей задачи.

Но в любом проекте помимо стороны клиента есть и сторона исполнителя. И здесь на помощь будущим дипломникам приходили реальные проектные менеджеры red_mad_robot. Они погружали участников в контекст клиента, рассказывали о нашем подходе к работе и конкретизировали итоговое задание.

Участники должны были подготовить:

В качестве дополнительного задания нужно было сформулировать ключевые цели в разрезе клиента, стейкхолдеров и нашей компании.

Нагляднее всего о том, как прошла первая Робопрактика PM, могут рассказать её непосредственные участники и менеджеры проектов red_mad_robot, которые её организовывали. Спойлер: кажется, все довольны.

В итоге за полтора месяца Робопрактики нам удалось не только погрузить её участников в теорию и практику проектного менеджмента, но также сильно сплотить команду, систематизировать накопленные знания и получить ценный опыт организации подобных продолжительных мероприятий. Подготовленные лекции и воркшопы в будущем можно будет пересобрать ещё лучше и использовать для второй Робопрактики в следующем году — а делать её действительно хочется, потому что все отзывы участников были исключительно положительными.