Электронная подпись. Что изменится после 1 сентября 2023-го и немножко дайджест для бизнеса

Собрали ответы на самые частые вопросы по новому порядку выдачи сертификатов, который начнет действовать совсем скоро.

Раньше директор получал электронную подпись, и все сотрудники спокойно подписывали документы его именем. Даже если гендир улетел в командировку в Майями.

Теперь подпись защищена от копирования. Например, руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель использует Рутокен с сертификатом, чтобы подписать контракт в своем ноутбуке. Бухгалтер уже не сможет отправить отчет, специалист по тендерам не сможет войти на портал по торгам — сейчас каждому нужна своя отдельная электронная подпись.

С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП за электронной подписью должны обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам (согласно поправкам к Федеральному закону № 63-ФЗ).

Для оформления директор должен лично прийти к доверенному лицу ФНС или в налоговую. Квалифицированная подпись — это цифровой вид собственноручной подписи, поэтому подтверждение личности руководителя сотрудниками удостоверяющего центра — обязательное условие.

Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности, буквально файл в формате xml. Где указывают кто кому и какие полномочия доверяет. Директор компании подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью и теперь у сотрудника появляется право подписывать документы организации. Например, бухгалтер когда будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит эту МЧД к пакету подписанных документов.

С 1 сентября 2023 года. Если сроки снова не перенесут.

Еще в конце 2021 года Госдума объявила, что начиная с 1 января 2023 года все сотрудники должны будут в обязательном порядке перейти на новые правила работы с сертификатами. А именно: получить электронную подпись на себя как на физическое лицо, потом получить от директора машиночитаемую доверенность (МЧД).

Но переходный период затянулся.

Основная проблема — госорганы не готовы были принимать новый вид МЧД и обеспечивать бесперебойный доступ к порталам и сервисам. В начале 2023 года только ФНС и ФСС принимали отчеты с подписью физлица.

В результате Минцифры перенесли срок обязательного перехода на машиночитаемые доверенности (МЧД) на 1 сентября 2023 года.

До последнего времени у сотрудников был выбор. Либо работать «по старинке», либо работать по новым правилам: заменить свою подпись на подпись физлица (без указания данных юрлица) и прикладывать к ней электронную (машиночитаемую) доверенность. А теперь мы все должны будем работать по новым правилам.

Если подпись физического лица уже есть (могли получить при покупке недвижимость или оформлении загранпаспорта на госуслугах и так далее), то новая не потребуется.

Что такое сертификат физлица? Он подтверждает, какой именно человек подписал документ. Из личных данных указываются ФИО и email, при этом в документе не прописывается, где человек работает.

Например, бухгалтер может работать одновременно в 3 разных фирмах. Это значит ему нужна только одна своя электронная подпись. И в дополнение к ней 3 разных МЧД от работодателей, чтобы можно было подписывать документы от лица этих конкретных организаций.

Еще больше ответов на вопросы об электронных подписях — в еженедельной рассылке «Бухгалтерские новости для бизнеса».