Вместо тысячи документов: как перейти на ЭДО в сжатые сроки в IT-компании?

Существует распространенный стереотип, что работа бухгалтера неизменно связана с кучей бумаг и документации. Перед глазами сразу встает картина с большим количеством архивных документов, стеллажей макулатуры и отчетных актов.

Однако время не стоит на месте, автоматизация и цифровизация процессов давно проникли и в бухгалтерскую сферу, поэтому сейчас типичный образ бухгалтера постепенно исчезает, а тысячи бумаг заменяют электронные аналоги документов.

О работе финансового директора в IT-компании, трансформации всех процессов и внедрении ЭДО, рассказала Елена Свиридова.

Несмотря на то, что Платёжный сервис А3 является технологичной, современной IT-компанией, в ней не всегда был электронный документооборот. Масштабный переход на ЭДО мы решили совершить во время начала пандемии, когда возникла необходимость упрощения всех рутинных процессов и перехода на цифровой формат.

Процесс перехода на ЭДО был разбит на несколько этапов:

Процесс перехода на ЭДО в компании проходил в 2 этапа.

Первый процесс мы запускали в ноябре 2020 года. Он коснулся финансово-экономического направления и прошел относительно безболезненно.

Для текущих партнеров было разработано соглашение о переходе на ЭДО, которое включало следующие пункты:

Второй этап коснулся кадрового документооборота.

Он был намного сложнее и трудозатратнее. На этом этапе необходимо было изменить привычное видение сотрудников и помочь им адаптироваться к новым изменениям.

Мы запустили в тестовом режиме 1С Личный кабинет (ЛК) сотрудника. В течение месяца мы оказывали техническую поддержку сотрудникам, до момента полного введения в эксплуатацию данного продукта.

Основные преимущества при внедрении ЛК сотрудника:

Переход на ЭДО неизбежен в любой компании, будь это IT-cфера или какая-то другая. Это этап развития всех процессов внутри компании и упрощение всех коммуникаций между отделами.

Ранее, чтобы подписать один документ, требовалась непосредственно обратиться и получить подпись десятка человек. Теперь этот процесс можно оптимизировать с помощью ЭДО и сократить время подписания документов.

Очевидные преимущества ЭДО:

После внедрения ЭДО количество входящих и исходящих документов возросло в несколько раз.

Сейчас, в разрезе всей документации за месяц, в нашей компании проходит:

— около 83% всех исходящих документов, из них 75% это только реализация;

— около 95% входящих документов в ЭДО, из них 85 % это акты, ТН, СФ;

— около 98 % документов в КЭДО.

Однако, в некоторых ситуациях уйти от бумажной отчетности невозможно. Исходя из законов ЦБ, некоторые операции возможны только в бумажном виде.

Например, работа с кассой. По законам ЦБ, мы должны распечатать, подписать, издать приказ, провести инвентаризацию и подшить к делу бумажную версию.

Приказы об увольнении тоже подписываются только собственноручно. Это единственный документ, который нельзя перевести на КЭДО по трудовому кодексу.

Все наши партнеры, с кем мы работаем по ЭДО, подписывают договоры за 2-3 дня. А с теми, кто до сих пор работает по-старинке, процесс занимает до нескольких недель. Однако в большинстве случаев, примерно 90% новых договоров с партнерами заключаются по ЭДО.

Крупные банки-партнеры также сами заинтересованы обмениваться документами по ЭДО для ускорения бизнес-процессов между компаниями. Поэтому большинство из них сотрудничают с нами именно по этой схеме.

Сейчас переход на ЭДО не является чем-то сверхъестественным. Многие компании заинтересованы в оптимизации процессов своих сотрудников. Однако и здесь есть человеческий фактор: кто-то из руководителей может следовать прежним правилам и продолжать работать по привычным схемам.

Исходя из нашего опыта, самое главное — желание и мотивация. Не только руководитель, но и сотрудники должны понимать, насколько это облегчит процессы и упростит жизнь компании в целом.

Переход на ЭДО и КЭДО — это необходимый процесс развития любой развивающейся компании в нынешних реалиях, который станет бустом к росту и развитию.

А чтобы этот процесс перехода прошел гладко и безболезненно, в нем должны быть заинтересованы все участники: от руководителя до сотрудников.Только такая синергия поможет грамотно и понятно адаптироваться к новым переменам.