Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами
Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.
Уже вышла статья с шаблонами для рекрутинга и HR.
Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».
Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.
Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях приветствуется.
CRM
Когда к нам приходит потенциальный клиент, первым делом мы оцениваем выгоду от сотрудничества с ним. Бывает, что проект интересный, но с нашими ставками исполнителей мы можем сделать его только себе в убыток. Таких клиентов мы отсеиваем с помощью чеклиста и передаём партнёрам.
Наш менеджер проверяет проект по чеклисту. Если лид соответствует всем пунктам — это наш клиент.
Список контактных лиц в компаниях, связанных с Ratio. Здесь мы храним ссылки на партнёров и заказчиков, а также делаем пометки — кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.
Список всех компаний, которые с нами сотрудничают. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких она с нами отношениях (партнёр или заказчик). База связана со списком сотрудников и архивом проектов: если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.
Шаблон документа, который мы показываем клиенту на созвоне до подписания договора. В основном там расписывается формат работы над проектом.
Управление проектами
База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.
В управлении проектами база сотрудников нужна, чтобы отмечать ответственных в карточках.
Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новый проект, мы дублируем страницу-шаблон.
У Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но мы обнаружили баг: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому Notion выдаёт ошибку при создании страницы. При этом через Duplicate шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились.
После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона более 20 чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам.
Шаблоном удобно пользоваться, потому что он сам создаёт документы и чеклисты — не нужно искать их в базе, чтобы скопировать.
Файлы разделены по этапам и создаются только после нажатия кнопки, так что можно добавлять их по необходимости. Допустим, мы сделали дизайн, а потом проект был заморожен — в этом случае чеклисты на разработку не нужны и в карточке проекта их не будет.
Также во время работы я сворачиваю завершённые этапы, чтобы не мешали.
Чтобы кнопки с чеклистам начали работать, вам придётся скопировать шаблон в свой Notion. Но мы создали пример проекта, чтобы вы сразу могли взглянуть на документы.
Обратите внимание на вложенные страницы в верхней части шаблона. устаревшая информация о проекте отправляется в Архив, договорённости с клиентом фиксируются в Созвонах, а разработчики заполняют файлы Документация и Технический долг.
На остальных документах остановимся подробнее.
Канбан-доска, на которой видны основные этапы развития проекта. При копировании шаблона автоматически создаются типичные страницы, которые нужны практически каждому сайту.
После запуска проекта команда собирается на созвон и рефлексирует: что было хорошо, что не очень, на что обратить внимание в следующий раз. Результаты заносим в этот документ.
Здесь тестировщики описывают баги, чтобы потом разрабы могли их исправить.
Подписывайтесь на Telegram-канал
Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.