Как систематизировать процесс подачи отпусков и избавиться от хаоса в бумагах?
Тяжелая участь любой компании – оформлять отпуска, отгулы и больничные. Отделу кадров приходится непросто: согласование графика отпусков и подготовка сопроводительных документов зачастую энергозатратно и неэффективно. Увязнуть в бумагах не хочется никому – в частности, HR’у, отвечающему сразу за несколько процессов в одной компании.
С появлением облачных сервисов компаниям удалось унять этот бумажный хаос. Вести штатное расписание стало легче – на помощь пришли Google Calendar, Outlook calendar, Apple’s iCloud Calendar и другие. А вот NASA и ООН отказались от облачных носителей и остановились на программе Teamup. В России же вести штатное расписание, заниматься планированием и организацией внутри компании активно начали в программах вроде ЗУП’а. Но есть одна загвоздка.
Каждые из вышеперечисленных программ и приложений устарели, особенно в контексте новых технологических решений и автоматизированных процессов.
Во-первых, функционал программных обеспечений удобен, но не практичен. В отличие от приложений и ботов, срочные правки в расписание невозможно внести через смартфон. Что касается приложений, адаптированных для мобильных девайсов, зачастую их неудобно использовать в силу ограниченного интерфейса.
Во-вторых, в таких условиях единственным «управленцем расписания» становится администратор. Причем вносить даты он должен вручную, тратя уйму времени на чек-ап ошибок и других несоответствий в расписании.
В-третьих, руки сотрудника связаны – он попросту не имеет возможности подавать заявку на отпуск или отгул самостоятельно. Сделать это из дома нельзя, поэтому даты вносятся постфактум.
И, наконец, еще одно – трудности в оперативной координации и согласованности. В некоторых компаниях кадровый учет ведут сразу несколько специалистов, чтобы оптимизировать итак затяжной процесс. Однако в рамках подобных программ риск путаницы заметно увеличивается.
Как вы считаете, необходимо ли компаниям переходить к автоматизации рабочих процессов?