Бронирование рабочих мест в действии: кейс компании 2ГИС

После спада пандемии многие компании перешли на гибридный формат работы. Это когда часть сотрудников работает в офисе, часть удалённо, и порой это одни и те же люди. В зависимости от задач и загрузки они сами решают: остаться сегодня дома или приехать в офис.

В результате команда работает так, как ей удобно, а компания экономит бюджет на аренде. Не нужно снимать гигантское помещение, которое вместит все 100% сотрудников.

Но есть сложность. Как организовать работу так, чтобы сотрудники посещали офис равномерно и всем всегда хватало рабочих мест? Ведь может случиться, что в понедельник нагрянут 100 человек и им будет негде сесть, а во вторник придут всего пятеро.

Именно такую проблему мы помогли решить питерскому офису компании 2ГИС.

В 2020 году в Санкт-Петербурге открылся новый офис компании 2ГИС: 21 место в оупенспейсе, 8 мест в кабинете и 4 переговорки для брифингов и созвонов. Команда быстро росла, и когда количество сотрудников перевалило за 80, оказалось, что рабочих мест для всех не хватает — даже с учётом удалёнки.

На одно место претендовали одновременно до четырёх человек.

В первое время заполняемостью офиса занималась администратор Екатерина. Помимо своих основных задач, она вела таблицу с доступными рабочими местами.

Приезжая в офис, сотрудники обрушивались на неё с вопросами: «Где мне сесть? А завтра прийти можно? А какая загруженность на неделю?».

Такой подход отнимал много времени, сил и иногда приводил к ошибкам, потому что одному человеку сложно уследить за всеми процессами в офисе.

Тогда в 2ГИС стали искать автоматизированное решение — систему, которая позволит сотрудникам бронировать места самостоятельно и видеть, кто из коллег в какое время планирует быть в офисе. Во-первых, это разгрузило бы администратора. А во-вторых, упростило бы планирование встреч. Договариваться о встрече в мессенджере долго и муторно. Другое дело, когда можно зайти в систему бронирования рабочих мест, узнать, кто находится в офисе в определенный день, пригласить на встречу или забронировать рабочее место рядом.

На российском рынке несколько систем бронирования рабочих мест. Чтобы не принимать решение поспешно, коллеги из 2ГИС составили список задач, с которыми должен справляться сервис, и для теста выбрали три, которые предоставляют софт в тестовом режиме — в том числе нас. За месяц бесплатного использования можно оценить все функции сервиса, протестировать новые стратегии посещения офиса, собрать аналитику.

Команде 2ГИС было важно, чтобы сервис справлялся с такими задачами:

Когда в 2ГИС собрали фидбэк от сотрудников, оказалось, что софт UnSpot для команды удобнее всего.

Перед стартом работ мы вместе с командой 2ГИС создали чат в телеграме, где Денис задавал вопросы, а мы консультировали (и продолжаем консультировать) его по внедрению нашего софта. Чтобы удобно было отслеживать статусы обращений, договорились создать доску в Трелло.

По нашим советам команда 2ГИС детально прописала функции программы и составила подробные инструкции для сотрудников.

На изучение инструкций ушло три дня, затем систему запустили в работу.

Сейчас в питерском офисе 2ГИС на четырёх человек приходится одно рабочее место. Но, планируя графики заранее, сотрудники без проблем умещаются в одном офисе. Больше того: компания продолжает увеличивать штат, а переезжать в более крупное помещение ещё долго не потребуется.

А ещё благодаря автоматическому бронированию рабочих мест удалось разгрузить администратора Екатерину. Теперь ей не приходится каждый день отвечать на одни и те же вопросы — сотрудники сами решают все вопросы с размещением в офисе.

Сейчас многие крупные компании, например, Google, Twitter и Netflix планируют возвращать сотрудников в офис. Да, удалёнка даёт нам больше свободного времени: не нужно собираться, ехать в офис и обратно. Но в онлайне теряется живое общение, чувство общности, работа становится слишком формальной и заточенной на решение текущих задач, а не на создание нового.

Поэтому в наших реалиях гибридный офис становится оптимальным компромиссом между полной удалёнкой и работой из офиса. Главное — удобно организовать работу.

Тем, кто тоже задумывается о внедрении системы бронирования рабочих мест в своей компании, мы даём бесплатный доступ к системе UnSpot. Вы сможете тестировать все возможности сервиса в течение одного месяца.