Автоматизация графика отпусков в 1С
Делаем клиентов счастливыми, помогая автоматизировать рутинные кадровые процессы. Фича этого года: “Планирование отпусков в два клика. Работа с отпусками в течение года”.
Всем привет! Меня зовут Екатерина Александрова, я продакт менеджер решения WiseAdvice: EmplDocs. Начали с разработки продукта для себя, а теперь активно привлекаем партнеров для подключения нашего решения. С чего всё начиналось, подробно описано в статье.
Сегодня поговорим про планирование отпусков. Почему возникает столько вопросов, в таком на первый взгляд простом процессе. После СustDev’a клиентов мы нашли решение этой сложной задаче.
Почему это важно?
По закону работодатель обязан утвердить график отпусков за 2 недели до конца года, когда у всех самая жара дедлайнов. А кадровику нужно успеть ознакомить сотрудников с утвержденным графиком и проверить корректность заполнения.
Трудоемкость процесса в том, что все отпуска в графике должны быть распланированы строго на календарный год в зависимости от вида отпуска, в календарных днях, исключая праздничные. Также программа должна учитывать, что один из периодов отпусков должен быть не менее 14 дней.
Как процесс выглядит со стороны кадровика. Всё начинается с 1С.
Кадровик инициирует процесс планирования графика отпусков в 1С.
В настройках планирования указывает год планирования и периоды в который:
- сотрудник сможет запланировать отпуска;
- руководитель принять решение по согласованию или отклонить, указав причину.
Также доступна опция “Вариант расчета дней для планирования”. Кадровый специалист может выбрать с учетом какого количества дней сотрудник будет планировать свой график отпусков:
- из расчета дней ежегодного отпуска (например, на 28 дней) с обязательным распределением без остатка;
- или сотрудники распределяют отпуска с учетом остатков, накопленных за предыдущие годы.
Опция, которой не хватало всем — “Автоматическое включение согласованных периодов в график отпусков”.
После запуска процесса планирования, кадровику останется только наблюдать за процессом, т к все согласованные плановые отпуска сотрудников будут автоматически включены в график отпусков в 1С.
Начинаем планирование.
Сотрудник заходит в личный кабинет EmplDocs и планирует периоды предстоящих отпусков.
Планирование выполняется с учетом вида отпуска и срабатывает три вида контроля:
- один из периодов планирования должен быть не менее 14 дней (ТК РФ ст. 125);
- периоды отпусков не должны пересекаться;
- распланировать нужно все дни отпуска с учетом остатка, который накопится до 31 декабря будущего года.
После выбора периодов, сотрудник отправляет график на согласование руководителю.
В интерфейсе графика отпусков сотрудник также сможет ознакомиться со всеми запланированными периодами отпусков своих коллег.
Руководителю остается только согласовать.
Руководитель получает уведомление о необходимости согласовать отпуска своих подчиненных.
Открывает график отпусков в EmplDocs и в интерфейсе планирования согласует или отклоняет заявки сотрудников. При отклонении заявки руководитель обязательно указывает причину такого решения.
Отклоненные заявки отправляются обратно сотрудникам с просьбой изменить даты планируемого отпуска.
После согласования заявки руководителем все запланированные отпуска автоматически загружаются в кадровый документ “График отпусков” в 1С.
Продолжаем работу с графиком отпусков. Подтверждения и переносы.
В течении года система 1С автоматически будет напоминать сотрудникам о запланированных отпусках за 14 дней (решается настройками) до начала отпуска.
Сотруднику останется только подтвердить или перенести отпуска на необходимые даты. Сможет ли сотрудник повторно перенести период ранее “перенесенного” отпуска, также решается настройками системы.
Подтвержденные отпуска, в которые сотрудник фактически сходил, также отображаются в интерфейсе графика отпусков.
Итоги
Автоматизировав кадровый процесс по работе с графиком отпусков:
- сотрудники получили удобный интерфейс для планирования и отслеживания своих отпусков;
- руководитель — интерфейс для принятия решений и контроля пересечений отпусков своей команды;
- кадровые специалисты — инструмент для отслеживания статусов заполнения графика отпусков;
- все участники процесса — сокращение времени на заполнение.
Наглядный пример автоматизации функционала показал, что даже такие трудоемкие кадровые процессы как «график отпусков» можно автоматизировать. Может и не в два клика, но в три уж точно : )
Если вам интересно посмотреть демо версию EmplDocs, можно связаться с нами на странице партнеров. У нас есть специальные условия для франчайзи 1С и системных интеграторов.
Илон не ходит в отпуск, ему не надо)
Как тебе такое, @Илон Маск?