Учёт рабочего времени сотрудников: кому и для чего нужны журналы, табели и сводные графики

Что объединяет нефтяную корпорацию, медицинский центр и магазин одежды? Они анализируют, сколько часов отработали их сотрудники. Без учета рабочего времени и контроля доступа в офис нельзя рассчитывать зарплату, узнавать о переработках, быть уверенным в безопасности и считать рентабельность.

В предыдущей статье я рассказывал, что учет времени вели еще в древности с помощью солнечных часов. А потом и будильников в виде фитилей с шариками, которые падали в чашу и издавали звон, когда фитиль догорал.

В этой статье разберем, как сегодня предприятия управляют временем сотрудников, как это регулирует закон и какие есть устройства для тайм-трекинга. Статья будет полезна предпринимателям, которые хотят понять, какую систему учета и контроля времени им внедрить в своей компании и надо ли оно вообще.

Рабочее время — это принятый в компании распорядок. Он показывает, когда начинается и заканчивается рабочий день, сколько длятся перерывы, выходные, праздники. Так сотрудник понимает, сколько у него есть времени на работу и может распределить свои задачи.

Например, в перевозках рабочее время водителя за рулем считают по тахографу. Он учитывает и отображает скорость движения, пройденный путь, режим труда и отдыха водителя. С его помощью работодатель может оценить эффективность водителя.

На заводах или складах высчитывают время, которое прошло между валидациями карточки на проходной в начале и в конце смены. Похожая схема и в офисах, где используют биометрические системы.

Компании учитывают не только пребывание сотрудников на рабочем месте. С помощью софта для совместной работы, тайм-трекеров руководители и сами работники отслеживают свою активность и эффективность в течение рабочего дня.

Правовая сторона вопроса:

Во-первых, нужно соблюдать трудовое законодательство. В России работодатель по закону обязан фиксировать время и следить за количеством отработанных часов. Это прописано в статье 91 ТК, в ней также есть ссылки на образцы табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13.

Во-вторых, это позволяет правильно рассчитывать зарплату. С учетом отработанного времени работодатель считает, сколько он реально тратит.

Плюс ко всему графики учета рабочего времени гарантируют права сотрудника, что он вовремя получит зарплату и все надбавки за переработку. Если ему где-то недоплатили, или возникают другие спорные вопросы, то при при проверке контролирующими органами (Трудовая инспекция, налоговая служба, ФСС) табель учета времени — первый документ, который проверяют. Поэтому его так важно вести.

Практичная сторона вопроса:

Системы контроля и учета доступа и рабочего времени помогают собственнику или топ-менеджеру:

Если дополнительно анализировать качество учтенного времени с помощью программного обеспечения, то можно:

Чем грозит отсутствие системы контроля рабочего времени?

Индивидуальный предприниматель или маленькая фирма сразу почувствуют на себе минусы хаотичного графика. Сначала сотрудники и собственник выгорят, потом нарушат договоренности, клиент и партнеры посыпят претензиями, прибыль растает и бизнес придется закрывать.

В крупной организации картина еще хуже: претензий и проблем будет в разы больше. И недовольные сотрудники пойдут разбираться в суд: тут переработал, там недоплатили. Кстати, в России судьи чаще всего встают на их сторону. Только в первой половине прошлого года работники выиграли около 70 тысяч дел против работодателей.

Контроль и учет рабочего времени сотрудников внедряют по-разному в зависимости от масштаба и направления деятельности компании. Можно:

Остановимся на основных и более распространенных.

Турникеты с карточками — самый распространенный формат. Его можно встретить в офисе с ресепшеном или проходной. Как это работает?

В классической версии турникетов сотрудники прикладывают карточки к считывателю, когда приходят на работу и уходят с нее. Некоторые компании идут дальше и внедряют более дорогие разновидности — сканеры для распознавания лиц, вход по отпечатку пальца.

В любой установке считыватель интегрируется с софтом (ERP, 1С: ЗУП), который анализирует, сколько часов и минут сотрудник провел на работе. Также софт создает отчеты, рассчитывает зарплату на основе статистики.

Этот способ учета рабочего времени сотрудников ведет свою историю от табельных систем фабрик и заводов XIX-XX века. И он все еще актуален.

Хотя хитрые сотрудники легко обманывают подобные устройства. Не редкость, когда работник остается дома, занимается своими делами, но просит услужливого коллегу приложить карточку к турникету или магнитному считывателю. Чтобы это не происходило, к турникетам приставляют охранника или вахтера для контроля. А это дополнительные расходы для компании. Биометрическую установку таким способом обмануть нельзя.

По сути, и та, и другая системы отмечают только находится сотрудник в офисе или нет, но не показывают больше никаких качественных или более детальных показателей.

Способ ведения графика рабочего времени для любителей ретро. По форме копирует табели из статьи 91 ТК.

До сих пор встречаются серьезные фирмы, которые используют журнал для учета сотрудников. За ним закрепляется ответственный, который потом делает «сводный отчет». Во-первых, тратит время на то, что давно можно автоматизировать и отдать программе. Во-вторых, человеческий фактор никто не отменял: при переносе данных из журнала в таблицу можно ошибиться или «выручить» коллегу и дописать ему дни, в которые он отсутствовал.

Таблицы Excel или Google Sheets (таймшиты) визуально повторяют бумажные журналы, но функционал у них шире. Например, для должностей с гибким или скользящим графиком таймшиты автоматически выдают суммированный учет рабочего времени.

Таймшиты вы заполняете вручную, так появляются лишние вкладки и огромные списки, которые можно проматывать хоть до конца рабочего дня. Потом обнаружить, что функций не хватает, и создавать дополнительные таблицы.

Практичны ли таблицы? Это негибкий инструмент — как и в бумажном журнале — и он подойдет не всем бизнесам. Легко представить его в магазине с несколькими работниками и сменным графиком.

Камерами в рабочем пространстве давно никого не удивить. С их помощью работодатель обеспечивает безопасность в офисе, на объекте, например, складе. В случае чего запись с камер можно использовать как доказательства в решении проблем на рабочем месте.

Турникеты, биометрические установки, журналы, табели, электронные таблицы, частично видеонаблюдение не решают проблему нецелевого использования времени в отличии от следующей системы.

Софт для таск-трекинга сейчас внедрили многие бизнесы, а для диджитал-компаний это уже классика. ПО для управления проектами сильно упрощает жизнь руководителя и команды. Все в курсе, кто чем занят, на какой задаче застрял, сколько успел сделать в течение дня, сколько часов отработал. При этом никто не стоит над душой и не донимает работников микроменеджментом. Бухгалтер одним кликом смотрит отчет по сотруднику и рассчитывает зарплату, если у него оплата по часам.

Обмануть такую систему сложнее, отчеты покажут активность сотрудника, а скриншоты экрана помогут вычислить использовал сотрудник кликер или работал. Разумеется, человек может забыть включить трекер в начале рабочего дня или не отследить какую-то задачу, но это скорее вопрос привычки.

Удобно для удаленных и распределенных команд, которые могут трекать рабочее время и сами оставаться в тонусе без отвлечений на неважные задачи.

У мониторинга времени с помощью программного обеспечения есть свои преимущества — в первую очередь, это возможность анализировать качество потраченного времени, а не только количество. Также:

Предложений на рынке много и при выборе нужно учитывать:

Какой выбрать софт для учета времени? Одной команде важнее оценивать эффективность работников, второй — автоматически рассчитывать зарплату, а у третьей в приоритете, чтобы задачки отображались в разных форматах. В Shtab мы собрали эти функции плюс трекер рабочего времени, календари, диаграммы, Telegram-бот, аналитику и все, что нужно для проджект-менеджмента.

Когда бизнес вкладывается в систему контроля и учета рабочего времени, он инвестирует в безопасность и повышает стандарт эффективности. С этого и начинается грамотный тайм-менеджмент в компании.