Нужен ли малому бизнесу процесс бюджетирования?
Короткий ответ: нужен.
Давайте разбираться по порядку. Что вообще такое "бюджетирование"?
Бюджетирование (или процесс составления бюджета/финансового плана) - это создание плана того, как вы будете распределять и управлять своими финансовыми ресурсами. Он включает в себя оценку ваших доходов и расходов за определенный период, обычно за год, и установление различных финансовых целей.
Проще говоря, бюджетирование помогает компаниям ответить на следующие вопросы:
- Какая ожидается выручка?
- Сколько денег стоит заложить на постоянные и переменные расходы? Как их распределить по департаментам/продуктам/проектам и проч.?
- Какую прибыль хочет получить компания?
Помимо этого бюджетирование также полезно тем, что позволяет сравнить фактические данные (расходы/доходы) с цифрами, которые были запланированы, провести соответствующий анализ ("Почему расходы на рекламу в 3 раза выше бюджета?") и найти, если есть, слабые места во внутренних процессах компании.
Резюмируем:
Бюджетировать - это хорошо, потому что оно помогает правильно выставить финансовые цели, грамотно распределить бюджет по проектам и проконтролировать фактические расходы.
Всем ли нужно бюджетировать?
Представьте человека, который каждый день ходит на работу, имеет бесконечное количество хобби, покупает себе разные вещи, обеспечивает семью, но понятия не имеет ни сколько он/она зарабатывает, ни сколько тратит. Звучит достаточно хаотично, да?
Такой подход вполне может и оправдать себя, но ведь может получится так, что завтра понадобится оплатить, например, учебу детям, а денег нет.
Теперь давайте переключим наше внимание на бизнес: представьте такой же хаос в бюджете компании - неожиданное отсутствие денег (как в примере выше) - это в первую очередь дорога к закрытию компании и к безработице, как минимум, сразу нескольких человек.
Поэтому, отвечая на вопрос из заголовка, если вы/ваша компания хотите минимизировать финансовые риски - бюджетируйте.
С чего начать?
"Бюджеты", "финансовое планирование" и "финансовые KPI" обычно ассоциируются с долгими и сложными процессами сбора и утверждения бюджетов в крупных компаниях. Поэтому очень часто предприниматели, малый и средний бизнес "даже не хочет с этим заморачиваться", или, в лучшем случае передает какой-то кусок на аутсорс.
На самом деле все просто: если у вас совсем маленький бизнес и вы не хотите заморачиваться, начните хотя бы с того, что нарисуйте свой финансовый план "хоть на салфетке". Сделайте табличку 5-7 строчками (выручка, переменные расходы, постоянные расходы, прибыль, налоги и т.д.) и прикиньте, какие суммы будут стоять в каждой строчке в каждом месяце. По прошествию месяца сравнивайте, где ваш прогноз разошелся с фактом, и старайтесь понять почему. Со временем, постепенно, детализируйте бюджет (добавляйте группы расходов, делайте бюджет по продуктам, и проч.).
Ниже я оставлю ссылку на подкаст, который очень рекомендую послушать всем, кто боится финансов и бюджетов.
В компаниях чуть побольше можно также начать со сбора простых табличек, но уже прибавив такую активность, как "защита бюджета". Встречайтесь с командой с периодичностью в месяц/квартал/год и разбирайте, почему на этот проект нужно будет столько денег, почему здесь выручка ниже плана и т.д. Это здорово мотивирует всех быть более ответственными с расходами и более точными с планами.
Помимо любимых Google Docs и Excel сейчас есть большое количество доступных по цене приложений для ведения финансового учета. Эти приложения в большинстве своем хороши для анализа фактических поступлений и расходов. Для составления бюджетов и финансовых планов, кажется, для малого бизнеса все еще лучше пользоваться Excel и аналогами.
На сегодня все. Если у вас есть какие-либо вопросы по внедрению финансового планирования в вашей компании или вы хотите поделиться своим опытом, обязательно оставляйте комментарий ниже. Кроме того, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую, нажав кнопку "Написать" в правом верхнем углу.
На десерт пример базовой таблички для бюджета.