Автоматизация закупочного процесса - это стратегический шаг, который многие организации считают неизбежным и сложным.
На рынке существует множество вариантов On-Premise инструментов и SaaS платформ для автоматизации закупочного процесса. Выбор подходящего инструмента, который удовлетворит все потребности вашей компании, будет соответствовать ее стандартам и требованиям, а также готов расти вместе с вашей командой, может оказаться сложной задачей. Особенно учитывая динамический характер изменений в области закупок.
Однако один аспект, на который не стоит тратить слишком много времени и внимания, - это выбор между локальным решением и облачной платформой. Перенос закупочных процессов в облако может быть проще, чем кажется, и принесет с собой целый ряд преимуществ.
On-Premise решения для автоматизации
Первым вариантом моделей использования ресурсов для автоматизации являются On-Premise решения. Они обладают богатой историей и давно используются в сфере цифровых закупок. Эти инструменты обычно обеспечивают более расширенную функциональность по сравнению с облачными платформами.
Считается, что одним из сильных преимуществ таких инструментов является полный контроль данных, и возможность постепенного расширения их функциональных возможностей по мере роста компании в соответствии с процессами этой компании без их адаптации и изменений.
Такие решения как правило полностью, адаптируются под задачи заказчика и встраиваются в его процессы. Системы требуют значительного времени для развертывания настройки и адаптации. Любые доработки требуют написания технического задания и дополнительной оплаты за внедрение новых функций.
Следует отметить, что несмотря, на первый взгляд, очевидное преимущество того, что система будет полностью адаптирована конкретно под процессы компании, это не всегда может быть оптимальным, потому что не все процессы действительно оптимизированы и за развитие этих процессов отвечает сама компания, развивая экспертизу внутри или нанимает сторонних специалистов.
Облачные платформы
Другой вариант - это полноценные облачные платформы "от закупок до оплаты". Исторически они предлагали более широкий набор функций, но с меньшей глубиной в каждой области. Однако в последние годы разрыв между этими подходами значительно сократился, и платформы могут успешно конкурировать с передовыми On-Premise решениями.
Важно отметить, что такие платформы могут обеспечить более простую интеграцию и процессы с меньшими затратами. И при добавлении облачных функций интеграция становится еще более удобной. Благодаря резервному копированию, предоставляемым поставщиком облачных решений, вы можете быть уверены в надежности своей системы.
Независимо от выбранного пути, облачные системы предоставляют множество преимуществ, и внедрение такого решения может стать ключом к оптимизации вашего бизнеса.
При этом, несмотря на то, что заказчик не всегда может влиять на процессы, автоматизированные в приложении, SaaS платформы развиваются со счет экспертизы ряда компаний-клиентов и команды, разрабатывающие такие решения, постоянно занимаются тем, что анализируют тренды и опыт конкурентов, в том числе зарубежных. Поэтому новые и оптимизированные функции на таких платформах появляются гораздо быстрее, чем в On-Premise, при этом компании не придется за это платить отдельно.
Почему облачные решения уверенно занимают позиции на рынке?
Еще несколько лет назад многие компании, особенно их ИТ-отделы, были осторожны относительно перехода от локальных систем к облачным. Однако с тех пор большинство компаний оценили удобство, надежность и безопасность облачных инструментов.
Фактически, многие поставщики западных решений перешли к выпуску исключительно облачных версий своих продуктов, а российских постепенно переходят, отказавшись от локальных вариантов. Это обусловлено рядом причин. Поскольку многие проблемы безопасности, которые возникали ранее, были учтены и решены, преимущества облачных вычислений значительно перевешивают возможные недостатки. Рассмотрим эти причины и преимущества облачных решений.
Повышенная эффективность
Первое, на что следует обратить внимание, это новый уровень эффективности, автоматизации и инноваций, который обеспечивает перенос рабочих процессов в облако.
Автоматизированные закупки - это процесс, направленный на автоматизацию повседневных задач для высвобождения времени под более стратегические задачи. Этот процесс зависит от доступа к данным и совместной работы, которые недоступны при использовании локальных инструментов.
Облачное решение предоставляет единую базу данных, которая является единым источником достоверной информации о поставщиках, расходах и контрактах. Более того, все пользователи могут получать доступ к этой информации в режиме реального времени, что обеспечивает полную прозрачность. Это также открывает возможности для расширенного анализа данных, позволяя быстро и легко создавать удобные отчеты для всех пользователей в организации.
В наше время, в условиях быстрого развития технологий, для вашей команды важно иметь доступ к новейшим инструментам и функциям. Локальные решения не могут обеспечить такую же скорость в разработке обновлений, что оставляет вас вне текущих трендов.
Кроме того, совместная работа на облачной платформе намного удобнее и эффективнее. Пользователи могут одновременно работать над одним и тем же контрактным документом или аукционом, процессы утверждения управляются просто, а проблемы с версиями становятся прошлым.
Работа из любой точки мира
Второе важное преимущество облачных платформ заключается в том, что пользователи могут работать из любой точки мира, как будто они находятся в офисе, без необходимости дорогостоящих или сложных VPN-подключений. События 2020 года явно продемонстрировали важность такой гибкости. Организации, использующие облачные решения, могли быстро адаптироваться и продолжать бизнес-процессы в обычном режиме,
Это также означает, что обмен данными и отчетами с пользователями по всему миру становится легким и быстрым. Независимо от того, являются ли они внутренними заинтересованными сторонами, ключевыми партнерами или членами команды, облачная платформа позволяет создавать и делиться отчетами в считанные секунды, минуя процессы экспорта, загрузки и выгрузки данных.
Кроме того, облачные решения предоставляют простые в использовании порталы для ваших поставщиков, которые не зависят от ваших внутренних серверов или систем безопасности. Это означает, что поставщики могут быстро и легко вносить обновления, отвечать на вопросы или уведомлять об изменениях статуса. Таким образом, вы сможете лучше информировать и укреплять свои отношения с поставщиками.
Целостность данных
Целостность и безопасность данных являются приоритетами для многих организаций, особенно для их ИТ-отделов.
Облачные решения обеспечивают целостность данных, и вам не нужно задействовать ИТ-специалистов и заниматься настройкой резервных серверов для создания резервных копий данных. Вместо этого ваш поставщик решений автоматически создает несколько безопасных резервных копий для защиты от потери данных.
У поставщиков облачных услуг также есть команды экспертов по безопасности данных, которые следят за безопасностью вашей информации, а также информации ваших поставщиков, партнеров и клиентов. Если раньше безопасность облачных систем вызывала беспокойство, то сегодня по данным исследований доказано, что 83% технологических лидеров доверяют облачной безопасности больше, чем когда-либо. Поэтому вы можете быть уверены, что ваша информация защищена.
Облако – это будущее
Учитывая все эти преимущества, становится очевидно, что облачные решения являются лучшим выбором, независимо от того, ищете ли вы пакет от одного поставщика или лучшие в своем классе инструменты.
Istock.link предлагает комплексное облачное решение для автоматизации закупочного процесса. Чтобы начать перенос рабочих процессов « в облако, свяжитесь с нами уже сегодня.