Сопроводительное письмо кандидата — на что обратить внимание?
В результате проведенного в 2021 году исследования социально-психологического сервиса ResumeLab, в ходе которого было опрошено 200 высококлассных HR-специалистов, выяснилось занимательное обстоятельство – для настоящих профессионалов в сфере подбора персонала, наличие оригинального и грамотно составленного сопроводительного письма является действительно значимым, а порой, неотъемлемым условием при отборе перспективных кандидатов на вакантные позиции.
Следовательно, возникает жизненно важный вопрос – какой подход стоит применять HR-специалисту в ситуации анализа сопроводительных писем и на какие ключевые особенности следует обратить пристальное внимание, чтобы процесс подбора новых сотрудников был максимально успешным и продуктивным?
Быстрая проверка сопроводительных писем:
Когда вы пишете сопроводительное письмо, важно учесть несколько важных факторов.
- нужно определить, адресовано ли письмо конкретному человеку или компании, или оно написано в общем виде.
- необходимо убедиться, что письмо отвечает требованиям, указанным в вакансии.
- наличие орфографических и грамматических ошибок. Также важно указать, какую ценность вы можете принести компании. Если резюме уже было предоставлено, проверьте, повторяет ли письмо его содержание или представляет новую информацию о вас.
Будет замечательно, если в письме будет звучать страсть и энтузиазм, а не написано сухим деловым стилем.
- Стратегия по составлению письма может быть оговорена в вакансии.
Например, компания может запросить какую-то конкретную информацию от кандидата, чтобы был список необходимых блоков, например, количество пройденных курсов или проектов. Это поможет как вам, так и соискателям.
- Также компания может установить ограничения на размер блоков, чтобы унифицировать письма и делать их более лаконичными.
Например, компания может запросить 2 абзаца с 3 предложениями в каждом абзаце. Иногда компании просят начать письмо с кодового слова или фразы, чтобы отсеять кандидатов, которые просто массово отсылают письма, не читая вакансию. Такая процедура поможет вам начать рассмотрение резюме только тех кандидатов, которые сделали усилие прочитать вакансию и проявляют интерес к ней.
Введение требований к сопроводительному письму имеет свою значимость из нескольких причин.
- Во-первых, это помогает упростить работу специалистов по персоналу. Разработка мини-шаблона из требований облегчает ориентацию сотрудникам HR при большом количестве откликов на вакансию, которых может быть от 100 до 200.
- Во-вторых, сопроводительные письма фильтруют автоматичных кандидатов. Метод использования кодовых слов позволяет сэкономить время на прочтении писем. Взаимодействие с претендентами, которые четко понимают свои обязанности, оказывается гораздо более эффективным.
- В-третьих, эти письма показывают, как человек воспринимает поставленные задачи. Внимательное отношение сотрудников к требованиям значительно упрощает реализацию различных проектов. Ведь если на самом начальном этапе кандидат не может серьезно подойти к простым требованиям, нет никаких гарантий, что он будет ответственно относиться к трудовым задачам в дальнейшем.
- В-четвертых, сопроводительные письма демонстрируют инициативность и исполнительность. Хорошо, если претендент может предлагать свои собственные решения, но есть ситуации, когда от него требуется просто четко выполнять поставленную задачу.
Что обычно отпугивает HR-специалиста:
Ошибки
Орфографические и грамматические ошибки могут значительно напугать HR-специалиста. В хоть большинство профессий не требуют филологического образования, отсутствие ошибок покажет, что кандидат потратил много времени на составление письма и действительно заинтересован в вакансии.
Структурированность текста
Хорошо, если весь текст разбит на небольшие и структурированные абзацы. Это покажет, что кандидат умеет формулировать и доносить свои мысли. Если вакансия предполагает общение с большим коллективом, такой подход может стать дополнительным преимуществом.
Неподходящий тон письма
По тону письма HR-специалист может судить о соискателе и его понимании цели работы. Например, в банке не стоит писать в неподходящем стиле, а для креативной должности в digital-агентстве сухое письмо будет плохим показателем креативности. Конечно, не стоит делать окончательных выводов только на основе тона письма, так как это субъективное мнение. Однако, это отличная возможность лучше понять соискателя и сформировать более полное впечатление о нем
Сопроводительные письма
Кандидаты, которые действительно заинтересованы, могут посвятить несколько часов времени, чтобы составить этот документ. Он должен выражать их внимание и стремление занять данную вакансию, а HR-специалист, проверяя письмо, должен найти в нем ответы на самые важные вопросы, которые касаются потенциального сотрудника.
К сожалению, многие соискатели относятся к сопроводительному письму как к требованию HR, чему-то, что просто нужно приложить к резюме. И если письмо просто приложено, это автоматически повышает шансы на получение работы. Вам нужно быть внимательными к таким хитрым соискателям.
Все это можно понять по содержанию письма.
- Раскрыл ли кандидат свой опыт работы и причины, по которым он хочет попасть в нашу компанию?
- Почему его опыт будет полезен нам?
В идеале, письмо должно быть максимально персонализированным для нашей компании. Если мы чувствуем, что под текстом скрывается мысль "Мне все равно, вы не прочитаете это письмо, и я даже не буду стараться", то это достаточно веская причина отправить соискателя в конец списка кандидатов, которые откликнулись на объявление.
Что с фактами?
Будьте бдительны, если вам попадется размытое изложение.
Например: "Я имел дело с животными, поэтому решил стать ветеринаром у вас"
В данном примере намного важнее было бы получить от соискателя более составную информацию:
- С какими конкретно животными он работал?
- Какие обязанности в этой работе исполнял?
- Какие знания у него накопились?
- Существовал ли какой-то план или график по уходу, и удалось ли ему успешно его осуществить?
Иными словами, если соискатель способен подробно описать свои цели и задачи на предыдущих проектах, это является признаком его компетентности. Это означает, что он реально прошел этот путь, способен его осознать, извлек полезный опыт и сможет применить новые знания в вашей компании.
Сопроводительные письма кандидатов
Насколько они полезны для HR?
Сопроводительные письма кандидатов, хоть и не являются основным инструментом HR при работе с соискателями, могут быть очень полезными. Они помогают оценить, насколько кандидат заинтересован во вступлении в нашу команду.
Кроме того, в сопроводительном письме могут быть представлены интересные факты о человеке, которые не нашли отражения в резюме. Иногда они позволяют увидеть потенциал кандидата, о котором он, возможно, даже сам не задумывался.
Мы не должны пренебрегать сопроводительными письмами, так, как это делают многие HR. Даже если у нас поступило много откликов и все они выглядят должным образом оформленными, мы должны хотя бы взглянуть на эти письма.
Возможно, это поможет нам обнаружить уникального специалиста или избежать найма некомпетентного сотрудника.
Отличный подход конечно, на рынке эфемерных 2000 вакансий, подходящих по "моему" профилю, из них, допустим, 500 соответствуют искомой заработной плате и обязанностям, вот сейчас я буду сидеть и во все 500 компаний писать персонализированное эссе по несколько часов на тему "почему я хочу работать именно у вас", еще потом наверное выполню тестовое задание, пройду несколько этапов собеседований, чтобы в итоге предпочтение отдали другому кандидату из эфемерных 1000 откликнувшихся. И на сколько подобных эссе у ищущего работу компетентного сотрудника хватит запала после отказов? 10? 20?