С ЧЕГО НАЧАТЬ РАЗРАБОТКУ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ, И КАКАЯ ОНА БЫВАЕТ?
Цель любой организации - удовлетворить потребности, которые невозможно удовлетворить в одиночку. Систематизация бизнеса, в свою очередь, упрощает управление организацией. Четкое деление ответственности позволяет руководителям контролировать выполнение задач и поддерживать соответствующий уровень производительности. Кроме того, систематизация позволяет быстро адаптироваться к новым условиям и изменениям на рынке.
С чего начать выстраивание успешной организации бизнеса, и для чего нужна системность? Сегодня, я как руководитель консалтингового агентства «KOPEIKIN consulting», вам об этом расскажу.
С ЧЕГО НАЧАТЬ!
Чтобы создать эффективную организацию, в первую очередь, нужно показать цепочку создания прибавочной стоимости. Она – важная составляющая для подготовки организационной структуры по следующим причинам:
- позволяет более точно определить цель и основные функции деятельности организации;
- помогает выявить последовательность операций и процессов;
- способствует нахождению ресурсов и компетенций для каждой стадии процесса.
В целом, цепочка создания прибавочной стоимости нужна для оптимизации организационной структуры, улучшения бизнес-процессов и повышения конкурентоспособности организации.
Здесь стоит учесть, что даже в схематичном виде, организация иллюзорна и абстрактна, не имеет конкретной физической формы, неосязаема. Это совокупность людей, процессов, идей и целей, которые объединяются для достижения определенных результатов. Организация не является штаб-квартирой, заводом или логотипом компании, она лишь включает в себя все эти элементы. Но может быть представлена зданиями, инфраструктурой и оборудованием, также включает в себя коммуникацию и культуру, которые существуют между сотрудниками.
Несмотря на то, что организация невидима, её влияние и результаты работы - реальны. Эффективное управление организацией требует ясного видения и стратегии со стороны руководства. Все это делает организацию осязаемой и значимой.
Что, если мне не нужна организационная структура? Просто хочется, чтобы все знали свои обязанности и выполняли требуемые задачи.
Следует помнить, что создание организационной структуры позволяет определить иерархическую структуру организации, распределить функции и ответственности между сотрудниками, создать четкие задачи и обязанности для каждого уровня и подразделения. Без структуры не будет порядка, соответственно, и достигнутой цели. К слову, специалисты консалтинговой компании могут разработать систему управления задачами, которая позволит сотрудникам компании лучше понимать свои обязанности и ответственность.
«98% ошибок и неудач в достижении цели вызваны строением организационной системы, а не человеческим фактором исполнителя.»
Эдвард Деминг – основатель процессного подхода.
Наилучший способ показать саму организационную структуру - классическая организационная схема с блоками и линиями.
Организационная схема формируется поэтапно в соответствии с ее стратегическими целями, отраженными в миссии и планах. Схема определяет и отображает внутреннюю и внешнюю динамику компании, а также взаимоотношения в ней.
ГЛАВНОЕ: установление источников дохода, обусловленных конкретными стратегическими целями. Эти источники дохода – зелёные блоки структуры вашей компании.
ИСТОЧНИК - самый нижний уровень отслеживания прибыли. Все сотрудники компании должны осознавать, что без этих источников не было бы бизнеса. Поэтому структура должна быть построена так, чтобы эти источники были надежно защищены. Конечно, чем больше зеленых блоков, тем лучше. Если источников дохода мало, бизнес будет более уязвимым, а если зеленый блок только один, то компания, вероятно, находится в очень опасном положении!
ЦВЕТА КАК ОРИЕНТИР В СИСТЕМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА
Зеленые блоки на организационной схеме - центры продвижения в области привлечения внешних клиентов (центры прибыли), которые занимаются продажами продуктов или услуг по рыночным ценам. Зеленый блок может быть рынком (например, Северная Европа) или категорией продукта (например, прохладительные напитки). Чем «зеленее» организация, тем лучше. Это значит, что в ней больше источников дохода и большее количество сотрудников задействованы в получении прибыли для компании. В конечном счете все услуги «оплачиваются» зелеными блоками.
Желтые блоки отражают услуги внутри организации в условиях нулевой прибыли. Это система общих служб: закупка, снабжение, уборка, питание и техническое обслуживание разного рода.
Красные блоки - центры издержек, в которых невозможно или затруднительно отслеживать себестоимость продукта. Обычно это администрация или бухгалтерия. Красным обязательно должны быть отмечены отделы контроля: отдел управления и т.п.
Оформление очень важно, но следует изучить и выбор определенного вида организации, который зависит от целей, стратегии и особенностей бизнеса. Разберём несколько видов структурирования и их последовательность изменений.
ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ КОМПАНИИ
Развитие организационного ориентирования структуры компании можно разделить на следящие этапы:
Этап 1. Функциональная организация с процессной ответственностью.
Этап 2. Матричная организация как двоичная структура с функциональной и процессной организацией.
Этап 3. Процессно-ориентированная организация.
1. Функционально-ориентированная организация
Функционально-ориентированная организация - это структура, в которой подразделения разделены на отделы или функциональные группы в соответствии с их специализацией. Каждый отдел в функционально-ориентированной организации специализируется в своей области и имеет свои цели, задачи и обязанности.
Особенности:
- Строгая вертикальная иерархия управления;
- Жесткое разделение труда, сгруппированное в соответствии со спецификой выполняемых действий;
- Управление, ориентированное на выполнение однородных действий.
Преимущества:
1. Специализация: каждый отдел имеет возможность сосредоточиться на своей функциональной области.
2. Ясность и стабильность: структура облегчает определение ролей и ответственности в организации, что уменьшает возможность конфликтов и путаницы.
3. Обмен знаниями и опытом: отделы могут обмениваться знаниями и опытом в пределах своей функциональной области, что способствует совершенствованию и развитию.
Недостатки:
Функционально-ориентированная организация может также иметь и некоторые минусы, включая ограниченную коммуникацию и сотрудничество между отделами, отсутствие гибкости в решении комплексных задач. Это также может быть Противоречие между функциональными отделами и процессами организации
В целом, выбор функционально-ориентированной организационной структуры зависит от целей, потребностей и характеристик конкретной организации. В любом случае, организационная структура и системность в бизнесе способствуют его более эффективному и гибкому функционированию, повышают координацию и уровень коммуникации и позволяют более эффективно использовать ресурсы.
2. Матричная организация
В этой форме организации сосуществуют и взаимодействуют между собой функциональные и процессно-ориентированные подходы. Ответственный за процесс предоставляет цели работы с учётом данных от ответственных за функции или подразделения.
Особенности:
- Двойная подчиненность: сотрудники отчитываются как перед руководителями проектов, так и перед руководителями функциональных подразделений.
- Интеграция различных компетенций: в рамках матричной организации сотрудники могут использовать свои специализированные знания и опыт в разных проектах.
Преимущества:
1. Лучшее использование экспертизы: разделение сотрудников на функциональные области и проекты позволяет максимально использовать их специализированные знания и навыки.
2. Сокращение времени на разработку и внедрение проектов: благодаря ускоренному принятию решений и связанной с этим быстрой реализации проектов.
Недостатки:
1. Двойственность руководства: двойная подчиненность может привести к конфликтам между руководителями проектов и функциональными руководителями.
2. Сложность координации: в матричной организации требуется высокий уровень коммуникации и согласования между сотрудниками, что может затруднять принятие решений и выполнение задач.
3. Увеличение охвата: в матричной организации сотрудники могут быть задействованы в нескольких проектах одновременно, что может привести к перегрузке и снижению производительности.
В целом, матричная организация является эффективным способом управления проектами и использования ресурсов, но требует от руководства и сотрудников высокой гибкости, коммуникации и координации. Я не поклонник матричных организаций, но это моя, ни на чем не основанная, личная нелюбовь.
3. Процессно-ориентированная организация
Эта структура - наиболее “продвинутое” направление процессного подхода, где все бизнес-процессы организации рассматриваются как ключевые элементы в достижении целей и обеспечении успеха.
Особенности:
- Функциональное структурирование предприятия устраняется. Общая ответственность находится у ответственного за процесс.
- С ростом организационной зрелости компании функциональный подход постепенно изменяется на процессный подход
Преимущества:
1. Улучшение операционной эффективности: оптимизация бизнес-процессов позволяет сократить время выполнения задач, улучшить управление и контроль, повысить производительность и снизить издержки.
2. Адаптивность и гибкость: процессно-ориентированная организация легко адаптируется к изменениям в бизнес-среде и способна быстро реагировать на новые требования и возможности.
3. Улучшение коммуникации и сотрудничества: горизонтальная структура способствует коммуникации и сотрудничеству между различными отделами и функциями, что повышает эффективность работы и обмен знаниями.
Недостатки:
1. Сложность внедрения: переход к процессно-ориентированной организации может быть сложным и требовать значительных изменений в культуре и структуре организации.
2. Необходимость обучения и развития персонала: процессно-ориентированная организация требует обучения сотрудников новым процессам и методам работы, что может повлечь дополнительные затраты на обучение и требовать времени для выпуска сотрудников на курсы и тренинги.
В целом, процессно-ориентированная организация имеет множество преимуществ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ:
Значимость построения организационной структуры и описания бизнес-процессов определяется стремлением эффективно реализовывать цели компании. Мы убедились в этом, рассматривая схематичный способ визуализации бизнеса, а также виды структурирования процессов. Если есть желание расти, развиваться, и повышать прибыль - делегирование и систематизация - просто необходимы.
В этом может помочь консалтинг, который позволяет получить доступ к экспертным знаниям и опыту, обеспечить объективный взгляд, сэкономить время и ресурсы, а также, улучшить рентабельность.
В прошлой статье я освещал тему 7 типовых организационных кризисов, справиться с которыми своей компании можно за счёт систематизации бизнеса. В ней раскрыты основные существующие внутренние кризисы, о которых многие предприниматели даже не задумываются, и эффективные способы их решения. Ссылка на статью: https://vc.ru/u/2056469-ilya-kopeykin/997297-7-tipovyh-organizacionnyh-krizisov-biznesa
Также, из своего личного опыта я, кандидат технических наук, доцент, руководитель консалтингового агентства KOPEIKIN consulting, в телеграмм канале делюсь информацией о систематизации бизнеса. Чтобы избежать ошибок в этой сфере, подписывайтесь, и будьте в курсе тенденций структурирования и налаживания бизнеса! https://t.me/KOPEIKINconsulting