Как извлекать уроки в Битрикс24
Облако слов: извлечённые уроки в Битрикс24, lessons learned, разбор полётов, бережливое производство в Битрикс24, непрерывные улучшения, обучение на основе опыта.
Введение
Извлечённые уроки (lessons learned) пожалуй самый мощный и при этом самый недооценённый и мало в реальности используемый инструмент повышения эффективности процессов, систем, проектов.
Люди испокон веков учатся на собственном опыте. Это наверно самый древний метод обучения, но почему люди не очень любят чуть более формально подходить к этому инструменту, чтобы с ещё большей эффективностью обучаться на своём опыте, делиться этим опытом - нам не понятно.
Тем не менее, те организации, компании, которые внедряют в свои практики формализованный подход к извлечённым урокам, добиваются значительных результатов. И это происходит в любых сферах экономики, любых странах - это универсальный способ обучаться, учиться на своих ошибках и двигаться вперёд, не наступая на грабли.
В приложении Извлечённые уроки нам удалось соединить лучшие подходы и практики по управлению извлечёнными уроками и принципы бережливого производства для анализа и поиска корневых причин произошедшего.
Фиксация уроков
Шаблон для фиксации уроков разработан на основе лучших международных и российских практик.
Форма для фиксации урока содержит в себе следующие поля:
Название урока.
Категория - к этому элементу мы вернёмся позже.
Что должно было произойти и Что по факту произошло. Поля, которые позволяют описать ситуацию в формате «как планировали» и «как по факту произошло». Расхождение всегда есть, в лучшую или худшую сторону. Как раз эти расхождения - предмет пристального дальнейшего анализа.
Корневые причины произошедшего. Здесь мы внедрили первопричины согласно принципам бережливого производства. При этом, эти причины можно редактировать или удалить вовсе. Для поиска первопричины рекомендуем использовать технику «5 почему».
Какие уроки можно извлечь. Собственно - уроки на будущее. Если это отрицательный опыт, то водятся рекомендации, которые позволят избежать ошибок в будущем. Если это положительный опыт, то вводятся рекомендации, которые позволят повторить успешный опыт.
Улучшения. Фиксируются меры, которые необходимо предпринять чтобы не допустить подобной ситуации в будущем. Это собственно изменения, которые необходимо реализовать, чтобы не допускать подобную ситуацию в будущем. Эти активности автоматически интегрируются в задачи Битрикса со своими ответственными, сроками.
Какое влияние ситуация произвела на организацию. Здесь происходит оценка экономического эффекта. Это полезный инструмент, который позволяет оценить экономический эффект от реализации изменений на основе уроков.
Поле для дополнительных комментариев.
Поля для указания вовлечённых сторон, дополнительных источников.
К карточке можно прикрепить дополнительные материалы.
Маршруты согласования, категории, доступы
Приложение имеет гибкий механизм согласования уроков. Он подойдёт для любой по масштабам и сложности организационной структуры.
Вручную можно выбрать любых сотрудников для согласования и утверждения урока.
Для того, чтобы постоянно не добавлять сотрудников вручную, имеется возможность создавать маршруты согласования и привязывать их к категориям, субкатегориям. В этом случае, когда сотрудник будет выбирать категорию, приложение автоматически предложит список согласующих. При этом сотрудник сможет его откорректировать вручную.
Интерфейс согласующих очень прост и понятен. Урок можно согласовать или не согласовать и добавить комментарии.
Категории это также инструмент фильтрации уроков в базе уроков. В приложении можно создать любое количество категорий и субкатегорий к ним. Если этого будет недостаточно, то в форме подачи заявки имеется поле для добавления тэгов.
То есть, категория имеет не только функцию фильтрации и более удобного поиска уроков, но и возможность привязки к ним маршрутов согласования уроков.
У категорий есть ещё одна полезная функция - доступы. Категорию можно сделать закрытой и открыть к ней доступ определенным сотрудникам, подразделениям. Соответственно все уроки, подаваемые в данную категорию будут доступны только этим сотрудникам, другие сотрудники не увидят эти уроки.
Создание категории, привязка к ним маршрутов согласования, ограничение доступа происходит в настройках приложения.
Комментирование, оценка, статусы, архивирование
Везде где целесообразно имеется возможность комментировать. Карточку урока сотрудники могут также открыть и прокомментировать. Продвинутая система уведомлений и отслеживания изменений в уроках позволяет быть всегда в курсе изменений.
Урокам можно ставить лайки и дизлайки, уроки имеют различные статусы, также имеется возможность переводить уроки в архив.
Внедрение уроков
Пожалуй самое важное во всей этой истории - это внедрение изменений на основе уроков. Какой смысл собирать уроки, если они не внедряются. Наше приложение интегрировано с Задачами Битрикс 24 и позволяет переводить уроки в задачи, контролировать их внедрение. При смене статуса задачи в Битриксе меняется и статус задачи в уроке в приложении. По одному уроку можно поставить много задач.
Все изменения в задачах также фиксируются в карточке урока.
Отчёты и уведомления
В приложении реализованы следующие виды отчётов:
Общее количество уроков
Активность сотрудников
Активность по отделам
Статус уроков
Количество задач
Задачи урокам - позволяет контролировать сроки задач
Кроме того, в приложении реализована удобная и настраиваемая система уведомлений.
Преимущества приложения
Богатая функциональность. До 95% необходимой функциональности. По многочисленным анализам, сравнениям с аналогами и конкурентами, проводившимися нашими клиентами.
Быстрая поддержка. Поддержка 365/24/7. Решаем вопросы в течении часа.
Дружелюбный интерфейс. Мы открыты для обратной связи — благодаря этому мы постоянно развиваем и совершенствуем наши продукты и делаем их максимально простыми и удобными.
Простота внедрения. Концепция IIY (implement it yourself) . Внедрение наших продуктов настолько просто, что клиенты сами их внедряют.
Интеграция с Битрикс24. Глубокая интеграция с Битрикс24. Задачи, сотрудники, календари, группы и многое другое. Не надо осуществлять никакой интеграции, заводить сотрудников, просто установите приложение и начинайте пользоваться.
Современный стек технологий. Современный стек технологий. Современные технологии разработки (ИИ помогает нашим инженерам в разработке), мобильная версия, безопасная и надёжная архитектура, шифрование данных.
Низкая стоимость. Стоимость владения продуктом ниже любых аналогов в мире.