Как грамотно управлять приоритетами

Какие инструменты могут помочь организовать рабочее время, и как правильно коммуницировать с руководством, если выполнение поставленной задачи в установленный срок невозможно, рассказала Надежда Волкова, HR BP, LANTA Talent Solutions.

Каждому сотруднику необходим навык управления временем вне зависимости от занимаемой должности. Руководителям кроме самоорганизации также необходимо распределять время на выполнение задач подчиненными и повышать их продуктивность. Приобрести эти навыки помогает тайм-менеджмент - практическое действие по управлению работой, которое позволяет распоряжаться временем максимально осознанно и повышать свою производительность и эффективность. Важно понимать то, что тайм-менеджмент позволяет расставлять приоритеты не только для выполнения рабочих задач, но и в том числе, для отдыха и восстановления сил.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Возможность успевать больше за тот же промежуток времени. При осознанном планировании фокус остается на приоритетных задачах, и исключает то, что от них будет отвлекать.

Граница между рабочим и личным временем. Это не о том, чтобы выжать максимальную продуктивность из каждой секунды, а о том, как распределять задачи по рабочим дням и сосредоточиться на важном и срочном, а также отложить несрочные задачи на следующий день и разделить рабочее и личное.

Снижение уровня стресса. Ощущение постоянной нехватки времени без осознанного управления им может привести к выгоранию. Тайм-менеджмент помогает правильно расставить приоритеты и сократить риск тревожности за возможность их выполнения.

Повышение продуктивности. Грамотное распределение времени, в том числе, придает уверенности в том, что всё идет по плану, и это неизбежно вносит вклад в финальный результат.

Отказ от вредных привычек. В планировании времени элементарно нет опций для вредных привычек, которые мешают эффективной работе. В конечном итоге от них проще отказаться и повысить свою продуктивность.

Как расставить приоритеты

Существует несколько эффективных стратегий управления временем, рассмотрим каждую из них подробнее:

Ограничение по времени. Стратегия, при которой вы ориентированы на выполнение работы в ограниченных временных рамках. Она очень эффективна в случае, когда неизвестно сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи. В этом случае большие задачи разбиваются на более мелкие и определяются разумные сроки для выполнения каждой из них.

Блокирование времени. Этот подход очень похож на стратегию ограничения, но при этом время для выполнения определенной задачи блокируется в календаре. Это разбивает неделю на промежутки, в рамках которых можно работать с коллегами, отвлекаться на перерывы или даже заниматься спортом. Процесс работы становится более динамичным, и фокус более глубоким за счет высокой степени концентрации.

Метод помидора. Он поощряет частые перерывы, которые способствуют поддержанию мотивации и активности мозга. Для этого метода необходимо расставить приоритеты и использовать таймер с уведомлениями через определенные промежутки времени. Начать можно с установки таймера на 25 минут, в течение которых не отвлекаться ни на что, в том числе на коллег. Далее сделать перерыв на 5 минут, который желательно посвятить физической активности. После повторения периода активности и отдыха четыре раза нужно сделать большой перерыв на 20-30 минут.

Метод поедания лягушки. Призывает решать крупные высокоприоритетные задачи в начале рабочего дня, а затем приступать к мелким и рутинным.

Правило 80/20. Этот подход предполагает решение мелких задач в первую очередь, чтобы в первой половине дня было мотивирующее ощущение завершенности множества дел. Оно возникает вследствие того, что 80% рабочих задач решено за 20% времени, и далее 20% оставшихся задач за 80% рабочего дня.

Как коммуницировать с руководством

Если выполнение задачи в установленный срок никак невозможно, никогда не нужно об этом говорить напрямую. Руководитель может посчитать вас слабым специалистом, которому не хватает опыта и знаний, что может плохо отразится на вашей карьере в будущем. Чтобы дать руководителю понять, что поручение находится за рамками возможного, нужно сделать это тонко и убедительно.

Необходимо переспрашивать руководителя, чтобы он проговорил больше деталей и конкретики, и сделал задачу более понятной. В этот момент его самого может посетить осознание, что выполнение задачи в указанный срок действительно невозможно, и она может быть скорректирована. Это также хорошо работает, когда задача ставится по ходу брифа по другой задаче, и детализация может играть критическую роль для достижения результата.

Побуждайте руководителя ранжировать задачи, если их источник в его лице не имеет границ, фиксируйте договоренности в протоколах совещаний, чтобы далее ссылаться на достигнутые договоренности.

Также можно попросить руководителя контролировать выполнение задачи и помогать вам её решать. Это позволит продемонстрировать необходимость увеличения сроков выполнения задачи и избежать ошибок.

В случае, если невыполнимость задачи связана с недостатком человеческих ресурсов, обсудите возможность привлечения дополнительных специалистов. При этом в диалоге нужно вооружиться данными и аргументами, которые существенно подкрепят вашу позицию.

Кроме всего перечисленного, необходимо говорить о проблеме выполнения задачи не когда она уже сорвана, а когда она устанавливается к исполнению. В случае, если срыв уже произошел, можно попросить у руководителя совета, установить новый срок, и выполнить задачу до конца.