Кейс по внедрению Битрикс24 в рамках программы Цифровой профсоюз в Федерацию профсоюзов Оренбуржья

В начале 2020 года к нам в Агентство обратилась Федерация профсоюзов Оренбуржья для внедрения Цифрового профсоюза.

Федерация профсоюзов Оренбуржья насчитывает 20 областных и 2700 первичных профсоюзных организаций. Она является самой крупной общественной организацией региона. Всего в состав входит около 254 000 членов профсоюза.

• Создать единое цифровое профсоюзное пространство, отвечающее всем потребностям крупной организации.

• Организовать систему документооборота, позволяющую максимально быстро обрабатывать документы.

• Обеспечить возможность быстрой коммуникации не только между сотрудниками, но и между профсоюзом и его членами.

• Максимально автоматизировать процессы для повышения эффективности работы организации.

• Собрать в единой системе федерацию профсоюзов, обкомы, координационные советы и первичные профсоюзные организации для более слаженной и быстрой работы.

1. Подготовка портала. Установка коробочкой версии Битрикс24, настройка базового функционала и внесение структуры организации.

2. Работа с сотрудниками. Приглашение на портал сотрудников, помощь в установке десктопного и мобильного приложения.

3. Настройка системы. Оптимизация и настройка карточек, фильтров, шаблонов, аналитики и номенклатуры. Настройка календарей, документооборота и ролей доступа к информации в Битрикс24.

4. Настройка коммуникации. Подключение телефонии, настройка записи телефонных разговоров, подключение корпоративного электронного адреса, подключение к CRM электронных адресов сотрудников аппарата, установка виджета на сайт. Подключение каналов коммуникаций, социальных сетей и мессенджеров.

5. Автоматизация бизнес-процессов. Перенос базы действующих номеров держателей карт «ПрофДИСКОНТ» для автоматической отправки SMS-сообщений, настройка автоматической рассылки сообщений профактиву, СМИ, потенциальным партнерам ПрофДИСКОНТА.

6. Обучение персонала. Инструктаж по функционалу Битрикс24 как во время внедрения, так и обучение после.

Внедрение Цифрового профсоюза было реализовано при помощи коробочной версии Битрикс24, которая позволяет создать рабочую среду для крупной организации и максимально настроить весь функционал под специфические нужды. Была установлена виртуальная машина BitrixVM и настроен удаленный сервер.

При выполнении каждого вида работ система проходила тестирование для того, чтобы выявить проблемы и нерабочие решения. Это позволяет в конечном итоге получить максимально эффективную рабочую систему, а не исправлять возникающие проблемы уже во время работы клиента.

После того, как были проведены базовые настройки мы пригласили сотрудников. Так же мы в удаленном режиме помогли им скачать и настроить необходимые для работы приложения.

Так как у профсоюзной организации свои особенности, отличные от бизнеса, то необходимо было учесть это при настройке Битрикс24. Исходя из специфики работы организации мы настроили:

• карточки учета членских профсоюзных организаций;

• карточки учета членов профсоюза;

• карточки обращений;

• типовые фильтры.

Здесь необходимо было учесть не только потребности, но и то, что система должна оставаться простой и понятной для всех работников. Поэтому мы старались максимально адаптировать все под профсоюзную работу и убрать лишнее.

Так как система одна, а организация большая, становится вопрос о разграничении доступа к информации. Это нужно не только для того, чтобы сохранить конфиденциальность важных данных, но и чтобы все смогли сконцентрироваться на своих делах. Проанализировав работу организации и ее структуру мы распределили права доступа следующим образом:

• Администратор может выдавать права и заниматься редактированием прав.

• Председатель и заместитель могут писать резолюции и просматривать отчеты. Так же они имеют доступ ко всему, что расположено и на более низких правах доступа.

• Исполнители могут ставить отметки об исполнении задач, оставлять комментарии, заполнять отчеты там, где они являются исполнителями.

Так что теперь каждая группа пользователей имеет доступ к определенным функциям и файлам исходя от ее роли в организации.

Организация активно использует различные списки в работе. При помощи Битрикс24 мы реализовали универсальные списки, позволяющие вести учет документации, архивов или организовывать работу с членами профсоюзов.

В качестве наглядного примера здесь можно привести список награждения членов профсоюза. Мы заранее настроили поля, в которых отражается:

1. год награждения;

2. ФИО;

3. место работы и должность;

4. отрасль;

5. наименование награды;

6. денежный подарок;

7. обоснование.

При необходимости все отфильтрованные результаты можно выгрузить в таблицу Excel.

Что касается внутренних коммуникаций, то сотрудники могут общаться между собой полностью внутри системы. Для этого можно использовать чаты, видео или аудио звонки, писать сообщения в живой ленте или оставлять комментарии в задачах в ходе работы. Причем это хороший способ строить коммуникацию не только во время удаленной работы, но и находясь в одном офисе. Все потому, что в течение рабочего дня все равно возникает необходимость написать кому-то сообщение или отправить документ. В этому случае все останется в системе и не потеряется.

Помимо этого был настроен календарь, куда были внесены дни рождения председателей ФНПР, ЦК, аппарата ФПО, членских организаций и рабочие события. События из общего календаря можно внести в личный и синхронизировать с календарем на телефоне или компьютере.

Внешние коммуникации представлены интегрированной телефонией, корпоративной электронной почтой, онлайн чатом на сайте и социальными сетями, подключенными к Битрикс24.

Все это позволяет быстро реагировать на входящие обращения и своевременно их обрабатывать. Все входящие и исходящие звонки или письма фиксируются в системе, что позволяет при необходимости обратиться к материалам.

• Телефония. Была интегрирована телефония от провайдера Дом.ru, а все входящие и исходящие звонки фиксируются.

• Социальные сети. Так как постоянно следить за комментариями и сообщениями сразу на нескольких площадках довольно сложно и неудобно, то оптимальнее всего подключить их к открытым линиям в Битрикс24. Таким образом все обращения будут попадать в систему, где сотрудник быстро ответить на сообщение из любой социальной сети.

• Виджет на сайте. Заходя на сайт у человека могут возникнуть вопросы и далеко не все готовы сразу же звонить по номеру, указанному на сайте или писать письма. Именно для таких случаев устанавливаются онлайн-чаты. А синхронизация виджета с системой позволит так же отвечать на все сообщения прямо из системы.

• Корпоративная почта. Подключение почты позволяет не только хранить и отвечать на сообщения из системы, но и создавать рассылки.

Внедрение электронного документооборота позволяет уйти от старых методов обработки документов, когда каждый входящий документ обрабатывался вручную и затем ждал своей очереди на рассмотрения, где нередко мог потеряться. В крупной организации с большой циркуляцией документов такой подход становится не просто затруднительным, но и нежизнеспособным.

Чтобы сделать обработку документов проще, удобнее и быстрее была разработана схема движения документов, в зависимости от их типа и назначения. Всего в организации есть три типа документов: внутренние, входящие и исходящие.

Для организации электронного документооборота было настроено три бизнес-процесса.

1. Внутренние документы: документы проходят регистрацию секретарем, где заполняется название, дата поступления, дата, номер, описание документа и прикрепление вложений. Затем документ попадает к председателю и приходит уведомление о поступлении документа. Председатель же или подписывает документ, или отклоняет, от чего зависит его дальнейший путь. В случае одобрения документа, то он дальше попадает к секретарю, который решает есть ли необходимость уведомлять сотрудников, если да, то документ поступает к сотрудникам для ознакомления.

2. Входящие документы: документ попадает к секретарю, который заполняет название, дату поступления, отправителя, номер, дату, а также описание документа, способ его получения и прикрепляет необходимые файлы. После этого документ приходит к Председателю и появляется уведомление о получении документа. Председатель пишет резолюцию, указывает дату, срок и приоритет для документа. Также он назначает того, к кому дальше должен прийти документ. В этом случае возможно два варианта: документ поступает непосредственно к исполнителю или же к заместителю Председателя. В первом случае исполнитель при получении документа может сразу же приступить к исполнению и в конце отмечает в системе, что работа завершена и обработка документа завершена. Если же документ попадает сначала к заместителю Председателя, то он назначает исполнителей, и документ идет дальше.

3. Исходящие документы: документ также проходит регистрацию, заполнение названия, даты, присвоение номера и описание документа с прикреплением файлов. Затем документ попадает к секретарю, а в Живой ленте появляется уведомление. Секретарь проверяет документ и затем отправляет его к председателю. Председатель же может как утвердить документ, так и отклонить его. Потом документ возвращается к секретарю, который в случае выбирает способ дальнейшей отправки документа получателю.

Так же были настроены типовые шаблоны для документов. У документов указывается дата поступления, регистрационный номер с указанием носителя, отправитель, дата и номер документа и его краткое содержание.

У каждого документа можно указать его приоритет и сроки. Это поможет в первую очередь обрабатывать те документы, которые являются более приоритетными и одновременно постепенно обрабатывать остальные. Таким образом решается проблема задержки сроков или становления документов недействительными еще до их рассмотрения.

Так как организация большая и требует очень быстрой работы, необходимо было максимально автоматизировать происходящие в ней процессы. В этом случае сотрудники освобождаются от работы, которую система может сделать за них.

В начале был автоматизирован отдел кадров. Для этого мы настроили учет рабочего времени и график отсутствий. Это позволяет каждому сотруднику самому отмечать время начала и конца работы, а так же отмечать перерывы. Рабочий процесс становится прозрачнее, а работники ответственнее начинают подходить к планированию времени, ведь в системе будет видно кто начал работать не вовремя.

Важной частью работы организации является коммуникация с членами профсоюзов. Для этого в начале были адаптированы карточки контактов, созданы дополнительные поля и затем загружены контакты. Так участники программы «ПрофДИСКОНТ», профактив, СМИ и другие целевые аудитории, чьи контакты занесены в систему будут получать автоматические e-mail и sms-рассылки.

В период самоизоляции организация смогла без потерь перейти на удаленную работу. При этом даже находясь дома работники имеют доступ ко всей необходимой информации и документам, а система позволяет организовать единое рабочее пространство для всех сотрудников, находящихся сейчас вне офиса.

Вне зависимости от того, работает ли организация в стандартном режиме или в удаленном, цифровая система помогает сделать процесс работы более упорядоченным и прозрачным. Большую роль здесь играет возможность следить за работой каждого сотрудника: от того, какие задачи он сейчас выполняет и до времени, когда он начал и закончил рабочий день.

Фиксирование задач в системе помогает работать эффективнее. Обычно сотрудники просто запоминали список текущих дел или записывали каждый в свое место. Теперь же каждый работник может увидеть то, что ему необходимо сделать, в какие сроки и какие есть комментарии от коллег. Это помогает и сэкономить время, и разгрузить память, которая до того была забита списком дел на день, а не решением рабочих задач.

#ЦифровойПрофсоюз#Профсоюз360#ЦифровыеПрофсоюзы#ЭлектронныйПрофсоюз#DomovoyPro#ПрофсоюзныйМаркетинг