Кейс о внедрении цифрового профсоюза в Московский профсоюз работников физической культуры, спорта и туризма
Мы в Агентстве осуществили внедрение Цифрового профсоюза в работу Московского профессионального союза работников физической культуры, спорта и туризма. Это позволило организации не только работать слаженно, но и объединить используемые ресурсы в одном месте для быстрой обработки поступающих обращений и их хранения.
Клиент:
Московский профессиональный союз работников физической культуры, спорта и туризма. В его состав входит около 5 000 членов профсоюза.
Были поставлены следующие задачи:
- Создать единую информационную профсоюзную систему, объединяющую не только сотрудников аппарата и представителей членских организаций, но и удобный инструмент для связи с членами профсоюза. Так же связать сайт организации, социальные сети и мобильное приложение в одну профсоюзную экосистему;
- Создать сайт организации, позволяющий размещать новости, информацию о сервисах, проводить обучение. Сайт должен быть понятен и прост, так как его посещают люли с разным уровнем информированности.
- Разработать мобильное приложение, упрощающее доступ к личному кабинету и сайту;
- Организовать хранение всех данных в одном месте. Так же синхронизировать работу сайта, социальных сетей, мессенджеров, почты, телефонии в профсоюзный Контакт-центр и создать омниканальную систему коммуникаций в профсоюзе с единым центром на основе Битрикс24;
- Оптимизировать и автоматизировать работу аппарата, создать единую инфраструктуру, упрощающую работу для сотрудников аппарата и Председателей членских организаций.
О цифровом профсоюзе
Цифровой профсоюз является экосистемой, которая позволяет в одном месте объединить и сотрудников, и необходимые для работы инструменты, сервисы и технологии. Все уже адаптировано под потребности профсоюзной организации.
Проект разработан под профсоюзную организацию с любым уровнем финансирования. Бюджет никак не влияет на итоговый функционал и не сказывается на качестве последующей работы. От него зависит лишь то, какие решения будут использованы в процессе реализации проекта.
Сам процесс внедрения прошел максимально быстро и легко, так как уже разработана программа внедрения в профсоюзные организации.
Цифровой профсоюз:
- Доступен вне зависимости от размера финансирования. В зависимости от потребностей и бюджета можно подобрать то решение, которое будет отвечать и требованиям, и текущими возможностями.
- Создан на основе отечественных разработок. Все данные хранятся на территории России, что соответствует законодательству РФ.
- При обилии возможностей профсоюзная эко-система остается доступной и понятной
Любая профсоюзная организация может получить единое информационное пространство, которое есть далеко не у всех организаций с многомиллионным бюджетом.
Сайт
Для любой организации важен сайт. Именно он представляет ее в интернете, позволяет распространять информацию и взаимодействовать с аудиторией. В данном случае он является составляющей единого автоматизированного информационного пространства. Все интегрировано с системой управления профсоюзами, созданной на основе Битрикс24.
К системе подключили портал, созданный на WordPress. Данная CMS является доступной для организаций даже с небольшим бюджетом, но обладает всем необходимым функционалом. В создании сайта участвовал проектировщик интерфейсов и использовано большое количество дизайнерских решений.
На сайте представлена информация о профсоюзе, его деятельности, информация о руководстве, о членских организациях, мероприятиях и конкурсах, проводимых профсоюзом, а так же официальные документы.
В разделе Про-клуб размещена информация об обучении, отдыхе, спорте, и специальные предложения для членов профсоюза.
Были разработаны сервисы для:
Членов профсоюза. Сюда входит Электронная приемная, где можно отправить запрос в профсоюз с описанием проблемы. Есть раздел Трудоустройство, где можно найти интересующую вакансию, воспользовавшись поиском и фильтрами. Вакансии постоянно обновляются и проверяются на соответствие трудовым нормативам.
Размещена полезная информация о том, как нужно действовать в ситуации задержки или невыплаты заработной платы, увольнения и нарушения трудовых прав. Полезным раздел будет и для тех, кто только хочет вступить в профсоюз. Здесь есть имеется информация о том,как это сделать и приложены все необходимые документы.
Работодателей. Раздел необходим в первую очередь для информирования работодателей о взаимодействии с профсоюзами и о том, какие все получают преимущества от такого сотрудничества. Важно не только чтобы работники проявляли инициативу, но и чтобы сам работодатель был заинтересован в слаженной и правильной работе всей организации. Для этого приведена подробная информация о том, как создать первичную профсоюзную организацию и есть форма обратной связи.
Профорганизаций. Здесь собрана информация, необходимая для создания и работы профсоюзной организации. Размещены официальные документы, подробная информация по коллективным договорам и доступна форма обратной связи.
На сайт не только можно вручную добавлять материалы, но и настроена возможность сбора контента с других источников (с сайтов центральной профсоюзной газеты «Солидарность», ФНПР, Московской Федерации Профсоюзов, Министерства спорта Российской Федерации). Так что сайт сам служит центром агрегации и доставки к читателям контента.
Мы создали личный кабинет с системой обучения и системой работы с членами профсоюза. Обучение при этом может проводиться как с сайта так и с мобильного приложения. Учебные курсы включают в себя уроки и тестирование, результат обучения можно обсудить на форуме и задать вопросы преподавателям.
Битрикс24 позволяет создавать электронные профсоюзные стенды или сайт для нужд парофсоюза и членских организаций. Здесь также не требуется специальной подготовки и знаний, справится любой пользователь. Инструмент может быть использован для создания страниц для акций, событий или мероприятий.
На основе сайта, личного кабинета и интеграции с Битрикс24 было создано недорогое, но функциональное мобильное приложение. Мобильное приложение позволяет быстро получить всю необходимую информацию, просмотреть новости, зайти в личный кабинет и воспользоваться всеми его возможностями.
Единое рабочее пространство для профсоюзной организации
Система управления профсоюзом создана на основе облачного решения Битрикс24. Облачное решение подходит небольшим организациям и организациям с ограниченным бюджетом. При этом в функционале она не уступает коробочной версии.
Битрикс24 был выбран по нескольким причинам:
- Это система, позволяющая максимально автоматизировать все рабочие процессы и сократить время на их выполнение, разгрузив сотрудников.
- Он позволяет организовать персонифицированный электронный учет членов профсоюза. Есть возможность выстроить серьезную единую информационную профсоюзную "вертикаль".
- Упрощение процесса коммуникации между профсоюзом и его членами. Возможность подключения различных каналов коммуникации, создание рассылок электронных писем и sms-сообщений.
- На основе системы можно организовать электронный документооборот. Помимо организации движения документа сотрудники могут совместно редактировать необходимые документы и вносить правки прямо внутри системы.
Одной из потребностей организации является взаимодействие с членами профсоюза. Для этого необходимо не только настроить каналы коммуникации, но и вести учет. Вся информация о членах профсоюза заносится в карточки, что помогает в дальнейшем их сегментировать или вести информацию о материальной помощи, профзносах и т.д.
Благодаря настроенным стадиям для обращений, настройке уведомления о просроченном статусе стало удобней работать и ответственному и контролировать председателю. Всегда видно какое обращение на каком этапе, приходит уведомление, если обращение находится больше положенного времени на определенной стадии.
Все обращения можно фильтровать по различным параметрам, формировать и выгружать различные отчеты.
Проектная работа
Для того, чтобы добиться слаженной и прозрачной работы необходимо создать среду, в которой работники смогут докладывать о ходе работы, оповещать о возникающих трудностях и отслеживать сроки работы. Это эффективный способ выявить загрузку, определить почему не доделываются дела и в чем чаще всего возникают трудности.
Можно создавать группы и работать над проектами внутри определенного коллектива. Такой подход позволяет создавать рабочие задачи внутри проекта, к которому они относятся. Это очень удобно в ситуациях, когда текущих задач много, а надо просмотреть только те, которые относятся к нужной группе.
Так была распределена нагрузку между ответственными, создана удобная система отслеживания активности в задачах и их сроков. Сотрудники получают возможность контролировать текущие задачи и выстраивать свою работу более удобно.
Мобильное приложение для работы
Битрикс24 - программное обеспечение, которое можно использовать как на рабочем компьютере, так и на домашнем и даже на телефоне. Вне зависимости от ситуации и местонахождения сотрудники могут зайти в систему, начать работать с задачами или общаться с коллегами.
Для сотрудников аппарата, представителей членских организаций и профсоюзного актива доступно внутреннее рабочее приложение, в котором так же доступна работа с задачами, есть чаты и видеозвонки. Поэтому если нет возможности прямо сейчас находиться около компьютера, всегда можно использовать для работы телефон.
Документооборот
Электронный документооборот позволяет хранить файлы и согласовывать документы, основываясь на бизнес-процессах.
В профсоюзной работе в основном необходимо 3 бизнес-процесса: для внутренних документов организации, входящих и исходящих.
В зависимости от типа документа зависит то, к кому и в каком порядке будет попадать документ, а так же какие на каждом этапе необходимо провести операции. Для документов можно настроить важность и крайний срок, что
Такая система позволяет организовать более быстрый и эффективный документооборот и избежать ситуаций с потерей документов или их несвоевременным рассмотрением.
Работа с социальными сетями
Создана система работы с различными социальными сетями, которые использует организация. Настроена синхронизация комментариев и сообщений. Все новые обращения для удобства обработки попадают в Битрикс24.
Контент можно публиковать вручную, но куда удобнее использовать специальные инструменты автопостинга. Мы настроили сервис NovaPress, куда заносятся публикации для различных социальных сетей на определенный период, проставляется дата и время. Тем самым уходит необходимость вручную вносить и публиковать контент на различных площадках, все можно сделать в одном месте и сразу.
Профсоюзный маркетинг
В систему профсоюзного маркетинга входит учет, сегментация членов профсоюза и возможность создавать рассылки, объявления на основе имеющихся данных.
В первую очередь инструменты полезны при работе с членами профсоюза по программе лояльности. Сегментация поможет более персонифицировано работать с различными аудиториями и предлагать актуальную для них информацию — предметные сервисы каждому члену профсоюза индивидуально (путевки, страхование и пр.). Это реализовано при помощи рассылок в социальных сетях, электронной почты, смс-сообщений или информационных звонков.
В дальнейшем данные возможности можно использовать и для работы с членами профсоюза в целях организации системы экстренного оповещения. Так можно оповестить о важном собрании, выбрав любой канал коммуникации. Исходящие коммуникации также хранятся в истории взаимодействия в карточке члена профсоюза.
База знаний
Мы организовали хранение информации, необходимой для работы при помощи Базы знаний. Была внедрена система онбординга для профсоюза, сотрудников аппарата, председателей членских организаций, профактива, профмолодежи и т.д.
Размещена правовая информация, регламенты, процедуры и другие необходимые для работы данные.
Итоги
- Создано пространство для совместной работы, объединившая сотрудников аппарата и представителей членских организаций. Это новый уровень организации рабочего процесса, позволяющий работать слаженно и эффективно.
- Был сделан новый сайт, который так же входит в единую систему Цифрового профсоюза. Он позволяет не только размещать информацию, но и сам является ее генератором за счет подгрузки тематических новостей с других ресурсов. На сайте представлена информация, касающаяся защиты трудовых прав, создания ППО, а так же различные документы. Это позволяет со всех сторон информировать действующих и потенциальных членов профсоюзов, работодателей и сотрудников профсоюзного аппарата и популяризировать профсоюзное движение.
- Разработана как внутренняя система обучения, основанная на Базе знаний, так и обучение внутри личного кабинета на сайте. Таким образом можно автоматизировать не только рабочий процесс, но и процесс обучения.
В итоге Московский профессиональный союз работников физической культуры, спорта и туризма получил систему учета времени сотрудников аппарата, контроля и учета внутренних и внешних коммуникаций, ведения электронного документооборота. Благодаря цифровой системе управления в работу введены регламенты и оптимизируются внутренние процессы. Профсоюз360 представляет собой систему, куда входит единое рабочее пространство, сайт, мобильное приложение, система хранения и документов, внутренние и внешние коммуникации.