Битрикс24 для профсоюза: почему это работает. Опыт внедрения системы в ОППО АО "Черномортранснефть"

Кейс о том, почему Битрикс24 - не только для бизнеса. Далее мы подробно расскажем о том, зачем профсоюзам нужна цифровизация и как мы внедряли Цифровой профсоюз в деятельность ОППО АО "Черномортранснефть»

Клиент: Объединённая профсоюзная первичная организация АО "Черномортранснефть" представляет собой объединение, в которое входит 26 первичных профсоюзных организации.

Организации необходимо осуществлять рассылки, информировать большое количество людей, систематизированно собирать и хранить всю информацию в одном сервисе.

Главной задачей стала оптимизация работы профсоюзной организации. Чтобы это осуществить необходимо создать единую систему, где есть возможность для совместной работы сотрудников аппарата, профсоюзных активистов, представителей членских организаций и все необходимые для этого инструменты. Помимо этого нужно организовать централизованную систему по работе с профсоюзным маркетингом, необходимую для мотивации профсоюзного членства и усиления роли профсоюза в обществе.

Все это возможно в рамках внедрения программы Цифрового профсоюза, представляющего собой единую экосистему для профсоюзных организаций ее членов.

Раньше у организации был документооборот основанный на разрозненных сервисах, отсутствие чёткой системы хранения и обработки получаемой информации, не централизованная система коммуникации. Старый подход был уже привычен для большей части коллектива, но он значительно снижал эффективность и затруднял развитие организации.

Для достижения поставленной было необходимо:

Чтобы процесс внедрения прошёл максимально легко и быстро мы разработали проект цифровизации таким образом, чтобы его можно было подстроить под организацию с любым уровнем, от ППО до Федерации или отраслевого комитета.

После выявления потребностей и возможностей организации мы приступили к планированию внедрения. Определили то, какие будут использоваться технологии и как можно максимально оптимизировать систему под нужды именно данной первичной организации.

2. Подобран максимально подходящий под задачи организации тариф Битрикс24 и зарегистрирован портал, приглашены сотрудники и создана структура организации;

3. Разработаны роли и настроены права доступа для всех групп пользователей;

4. Загружены базы данных членов профсоюза и членских организаций;

5. Настроены источники обращений и созданы регламенты по работе с ними в цифровой среде;

6. Настроен профсоюзный Контакт-центр и к нему подключены все внешние коммуникации, сайт, социальные сети, мессенджеры;

7. Подключена и настроена телефония, а так же почта;

8. Разработана стратегия для профсоюзного маркетинга, созданы сегменты для информирования, разработаны маркетинговые воронки и настроена автоматизация;

9. Настроен документооборот, загружены шаблоны документов;

10. Организовано и проведено выездное обучение.

Настройка системы. Мы добавили на портал председателей первичных организаций и тем самым создали единую для всех сеть внутренних коммуникации. В состав объединения входит 26 первичных организаций и необходимо было организовать работу так, чтобы можно было работать и передавать информацию всем членам этих организаций посредством Контакт-центра и профсоюзного маркетинга.

Были настроены права доступа для того, чтобы разграничить доступ сотрудников как к информации, так и к инструментам функциям Битрикс24. Это позволит сохранить конфиденциальную информацию и создать для каждого удобную среду, где будет только то, что необходимо для работы конкретному сотруднику.

Проектная работа. Удобнее всего превращать все рабочие дела в зафиксированные задачи. Мы настроили работу с проектами и задачами, чтобы сотрудники могли ставить задачи, подзадачи, создавать чек-листы, ставить сроки исполнения по задачам, назначать дополнительно сотрудников, выполняющих или наблюдающих за работой, а так же осуществлять контроль за исполнением.

Данные членов профсоюза. Мы перенесли базы данных членов профсоюза и данные членских организаций, настроили карточки учета, формат отображения необходимых данных. Вся информация уже загружена в систему, сотрудники аппарата или другие представители ППО могут сразу же быстро найти нужную карточку члена профсоюза или членской организации, просмотреть данные и начать с ними работать.

Подключение внешних каналов коммуникации. Для профсоюзных организаций очень важно быть ближе к существующим и потенциальным членам профсоюза. А значит, нужно вовремя обрабатывать все обращения и обратную связь. Эту задачу решает профсоюзный контакт-центр в Битрикс24. Входящие сообщения сразу же попадают в систему и фиксируются в карточках. При необходимости работник может также ответить не выходя из Битрикс24.

Мы подключили телефонию, почту и другие источники обращений, которые использует организация. История взаимодействия с членом профсоюза всегда сохраняется и может быть доступна для просмотра при необходимости.

Для того, чтобы каждый день проверять каждый канал и при этом успевать отвечать на звонки может потребоваться много времени. Отвлекаясь, можно что-то не заметить или забыть. Когда все обрабатывается в одном месте, уходит необходимость постоянно заходить на разные сайты, в мессенджеры или на почту. Профсоюз360 объединяет сотрудников аппарата и членов профсоюзов, позволяя максимально просто и эффективно обмениваться информацией и организовывать слаженную работу профсоюзной организации.

Были настроены источники обращений и стадии для их обработки. Чтобы в дальнейшем все, что попадает или заносится в CRM было готово к дальнейшей работе, а стадии соответствовали рабочему процессу организации. Все входящие коммуникации поступают в специальный раздел и распределяются между сотрудниками. Подключен модуль СRМ-маркетинг и через него реализован механизм касаний с членами профсоюза посредством маркетинговых воронок.

Заполнение документов и их обработка может занимать много времени. Особенно, если в данный момент на всех сотрудников идёт высокая нагрузка и есть дела, которые нужно сделать здесь и сейчас. Какое же есть решение?

Во-первых, мы создали шаблоны документов. Это значит, что в систему уже загружены специальные шаблоны необходимых документов, куда автоматически будет заноситься вся необходимая информация из CRM. Таким образом можно автоматически генерировать новые документы и не тратить время на поиск нужной информации и ее внесение в документ.

Во-вторых, мы настроили Бизнес-процессы для заявлений на отпуск, командировки для аппарата и различные Бизнес-процессы для членов профсоюза, автоматизировав таким образом работу с заявлениями на выдачу помощи или на детскую оздоровительную компанию. Больше нет необходимости вручную писать заявления и ждать, пока их подпишут. Сотрудник может просто выбрать нужный ему процесс, внести данные и отправить его. А дальше система направит обращение к нужному специалисту для обработки или согласования.

В-третьих, было настроено отслеживание документов. Все входящие и исходящие документы фиксируются и всегда можно знать, что документ точно не ушёл в никуда и не потерялся.

Каждый процесс мы настроили так, чтобы документ проходил через определенных сотрудников, которые должны или ознакомиться с документом, или принять какое-то решение. Весь этот процесс максимально прозрачен и в любой момент можно узнать на какой стадии находится документ и у кого.

В случае бумажного документооборота все это отследить практически невозможно и приходится постоянно обращаться к коллегам и спрашивать у кого сейчас находится документ. Отсутствие систематизации данного процесса приводит к тому, что документы часто задерживаются, не обрабатываются в срок или теряются.

Онбординг сотрудников. База знаний позволяет не только хранить информацию, но и организовывать обучение новых сотрудников. Мы создали систему онбординга прямо внутри Битрикс24. Чем это удобно? Вся информация была заранее отсортирована и обработана, чтобы можно было быстро получить ответ на вопрос, а не искать его среди большого количества информации о функционале, который на данный момент не используется.

Теперь сотрудник, приступая к работе, может узнать всю необходимую информацию самостоятельно, не обращаясь постоянно к коллегам за помощью. Это существенно снижает нагрузку как на сотрудников, так и позволяет ввести новых сотрудников в курс дела намного быстрее и эффективнее.

Обучение по работе с Битрикс24. Чтобы сотрудники могли в полной мере использовать функционал Битрикс24 и понимали, какие для них есть преимущества работы в системе, мы провели выездное обучение. Обучение длилось 3 дня и в нем приняли участие председатели ППО и сотрудники аппарата.

Сначала был сделан обзор всего функционала Битрикс24 для того, чтобы помочь председателям и сотрудникам в общих чертах понять, как работает система и что в ней есть. Затем мы подробно описали необходимые для работы инструменты, разбив их по блокам: Задачи и Проекты, Календарь, CRM-маркетинг, коммуникации внутри профсоюза с помощью чатов, живой ленты, работа с обращениями, работа с карточками членов профсоюза, работа с сайтами.

Чтобы закрепить полученные знания, участники обучения создали электронные профсоюзные стенды при помощи инструмента Сайты.

Была разработана маркетинговая стратегия для увеличения профсоюзного членства и повышения профсоюзной мотивации в рамках которой внедрены инструменты для работы, такие как:

Тематические сайты (лендинги) и электронные профсоюзные профсоюзные стенды. Этот инструмент полезен для того, что бы проинформировать людей об акции и мероприятии или донести оперативную информацию до каждого члена профсоюза. Преимущество такого подхода в том, что с помощью Битрикс24 любой из представителей профсоюзной организации может создать такой сайт или профсоюзный стенд за пару часов, не обладая навыками программиста или разработчика.

Так в профсоюзе был создан лендинг для Дня донора https://donor-day.bitrix24.site/ . На нем есть вся необходимая информация, адреса и форма записи. Форма записи помогает в дополнительном учёте членов профсоюза, автоматизации контроля записавшихся и упрощения записи на мероприятие. Раньше запись осуществлялась через председателя ППО. Так же все ППО создали себе сами электронные стенды и самостоятельно их поддерживают.

Система онлайн-информирования. Подготовлены системы рассылок с помощью Битрикс24. Рассылки удобны, когда нужно поздравить с праздником, сообщить о предстоящих мероприятиях или экстренно собрать членов профсоюза для активных действий. При можно не только делать информационную рассылку по электронной почте, но и сообщать об акциях через sms-рассылку или допустим поздравлять через аудиозвонок с помощью робота или позвонить от лица Председателя, чем организация активно и пользуется.

Использование автоворонок и сегментов. Новые способы доставки контента теперь доступны и в профсоюзах. Сегментация членов профсоюза в Битрикс24 позволяет достичь того, что можно адресно доставлять информацию тому, кому она будет интересна. Кому нужен детский отдых, увидят в сети информацию о нем, кому нужен спорт, увидят информацию о спорте, причем увидят ее там, где привыкли общаться. В Фейсбуке, Вконтакте, в Инстаграм или на любимом новостном сайте. Используя инструменты таргетирования теперь можно показывать все что нужно и именно тому, кому это больше всего необходимо. Так же выстраивая автоматические воронки отображения нужного контента запланированные на определенный сегмент и в определенное время, можно получить нужный профсоюзу результат. Например увеличить лояльность члена профсоюза.

Мы перенесли в Битрикс24 все необходимые для работы данные и документы, а также настроили систему исходя из уже существующего распорядка работы. Таким образом сотрудники просто продолжили работать как и раньше, но в новом пространстве. При этом сократилось время на обработку документов, приём и обработку обращений и создание различных рассылок.

Были настроены инструменты профсоюзного маркетинга, позволяющие более полно и профессионально взаимодействовать с членами профсоюза. Сюда входят различные рассылки, и персонализированные сообщения, и звонки.

Оптимизирована работа с входящими обращениям. Теперь нет необходимости вручную мониторить страницы организации, ведь все входящие сообщения сразу поступают и фиксируются в системе.

Система обучения новых сотрудников и обучение по работе с Битрикс24 позволяет максимально повысить эффективность работы и сократить время ввода сотрудников в курс дела. Новый сотрудник может начать входить в курс работы уже начиная с первых дней, постепенно расширяя список выполняемых задач, так как все регламенты, инструкции и правила уже прописаны.

Профсоюз получил онлайн-пространство для совместной работы аппарата ППО и членских организаций в рамках которого:

У многих организаций уже есть сложившиеся принципы работы и не всегда нужно изобретать что-то кардинально новое, чтобы повысить эффективность. В этой ситуации прежде всего необходимо проанализировать работу и подумать о том, а как же можно усовершенствовать то, что уже существует. Ведь многие инновации хороши в проектах, но в реальности сотрудникам становится слишком сложно со всем этим работать, что наоборот тормозит процесс.

Нововведения эффективны тогда, когда уже существует прочная база. В случае внедрения Цифрового профсоюза необходимо, чтобы все сотрудники прошли обучение и освоились в системе. Тогда станет ясно, что еще нужно добавить и в каком направлении двигаться дальше.

#ЦифровойПрофсоюз #Профсоюз360 #ЦифровыеПрофсоюзы #ЭлектронныйПрофсоюз #DomovoyPro #ПрофсоюзныйМаркетинг