Внедрение Цифрового профсоюза в Межрегиональный профессиональный союз работников транспортной безопасности
Первичные профсоюзные организации работают со взносами от членов профсоюза, которые помогают организации осуществлять ее деятельность. Сюда входит помощь членам профсоюза, защита их прав, организация обучения и мероприятий и другие нужды. И эти взносы необходимо учитывать, а чем их больше, тем сложнее это делать стандартными методами. Система для учета взносов должна позволять быстро фильтровать информацию и находить нужное.
Внедряя Цифровой профсоюз, мы уделили большое внимание системе учета взносов и автоматизации процессов в Межрегиональном профессиональном союзе работников транспортной безопасности, где организовывался централизованный учет в рамках всех ППО.
ЦЕЛЬ
Полностью автоматизировать работу аппарата, а также учет членов профсоюза и увеличить количество членов профсоюза к концу 2021 года.
ЗАДАЧИ
- разработать процесс, который позволяет быстро сверять членские взносы за определенный период времени и видеть кто оплатил или наоборот не оплатил взнос;
- автоматизировать работу аппарата;
- организовать электронный учет членов профсоюза, синхронизировать его с 1C;
- создать инструмент управления и анализа для руководства;
- организовать работу как с существующими, так и с потенциальным членами профсоюза;
- организовать работу с профоргами ТОП и ППО в части проведения собраний и своевременного избрания делегатов на съезды;
- организовать внутренний документооборот (регистрация, направление писем исполнителям, отметка исполнений)
НАЧАЛЬНЫЙ ЭТАП
Для того, чтобы провести правильное внедрение, нужно основательно подготовиться. Поэтому сначала мы провели брифинг, определили основные цели внедрения, как работает организация сейчас и какие проблемы в работе существуют.
В качестве основы для внедрения мы выбрали облачное решение Битрикс24, которое не только наиболее доступно, но и обладает понятным и простым интерфейсом.
В начале внедрения мы настроили структуру организации, нужные поля и пригласили сотрудников. Для 5 категорий пользователей были настроены права доступа. Теперь каждая категория видит и работает с той информацией, которая соответствует его должности.
УЧЕТ ЧЛЕНСКИХ ВЗНОСОВ
Главная задача, которую перед нами поставил клиент - разработать процесс, в котором будет возможность сверять членские взносы всех членов профсоюза за определенный период времени. Нужно, чтобы можно было быстро отфильтровать данные, увидеть кто оплатил взнос, а кто нет.
Изначально мы решили за основу взять бизнес-процессы и на основе них построить всю дальнейшую работу со взносами. Но тут возникла проблема - бизнес-процессы не позволяют обрабатывать и удобно представлять такое количество информации. В месяц обрабатывается около 100 взносов. Было решено использовать другое решение для разработки процесса, который позволил бы обрабатывать и предоставлять данные вне зависимости от их количества.
Так мы начали разрабатывать скрипт по обработке файла и загрузке обработанных данных на портал как сделки. На основе данных в файле создаются сделки, куда подгружается контакт по ИНН, указанном в файле. По каждому члену профсоюза можно увидеть сумму платежа и дату. При необходимости можно отфильтровать всю базу членов профсоюза и выгрузить именно тех, кто не оплатил взнос. Также можно фильтровать тех, кто оплатил взносы в нужный период, посмотреть, когда был первый или последний взнос во вкладке “Сделки”.
ПРОФСОЮЗНЫЙ МАРКЕТИНГ
Для профсоюзных организаций очень важна информационная составляющая. Необходимо информировать всех действующих членов профсоюза, а также других заинтересованных лиц о новостях и мероприятиях, используя при этом различные каналы. Для этого уже используется не только сайт, но и электронные письма, а также рассылки в социальных сетях.
Организация до внедрения использовала в качестве приложения для телефонии Mango Office поэтому мы настроили Битрикс24 для того, чтобы все правильно работало. В дальнейшем для телефонии можно настроить информационные аудио-звонки.
Сейчас у многих есть страницы в социальных сетях, где удобно не только читать новости, но и общаться. Поэтому мы настроили возможность отправки сообщений как через социальные сети, так и через мессенджеры. Если пользователь сам начал диалог, то в дальнейшем он сможет получать информационные сообщения прямо в переписке там, где ему удобно.
Это помогает организации ускорить доставку контента и охватить большее количество людей. Кто-то предпочитает получать информацию через электронную почту, кому-то удобно получать sms, кто-то как раз с большей вероятностью прочтет сообщение в социальной сети. Использование всех этих каналов позволяет быть на одной волне со всеми членами профсоюза и находить к каждому свой эффективный подход.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Мы создали скрипт обработки документов, который позволяет быстро фильтровать и просматривать данные по членским взносам. Ответственный всегда может быстро посмотреть данные, увидеть кто и когда оплатил взносы, а кто нет.
На основе технического задания все внутренние процессы были оцифрованы и максимально автоматизированы. Настроены бизнес-процессы для счетов на оплату, заявлений на отпуск и командировку, выплат материальной помощи и выдачи денежных средств.
Для исходящих документов настроен электронный документооборот.
Были настроены бизнес-процессы для счетов на оплату, заявления на отпуск, заявления на командировку, выплат материальной помощи и выдачи денежных средств. Организован электронный документооборот для исходящих документов. Сотрудники могут проконтролировать движение и обработку документов и быстро совершить с ними нужные действия.
Электронный учет членов профсоюза синхронизирован с 1C, что позволит быстро обмениваться данными между Битрикс24 и 1C. Также были настроены бизнес-процессы для автоматизации работы сотрудников аппарата.
Мы настроили группы и задачи для того, чтобы можно было осуществлять проектную работу и быстро отслеживать эффективность. Работа в группах позволяет держать под контролем сроки и ход работы, а также упрощает процесс коммуникации между сотрудниками, работающими над одной задачей. Для отслеживания эффективности источников трафика мы подключили их к Битрикс24 и настроили utm-метки.
Созданная цифровая среда позволяет работать вместе вне зависимости от местонахождения сотрудников. Можно не только обмениваться сообщениями и комментариями, но и совершать простые и видеозвонки.
За счет объединения всех источников коммуникации в одном месте оптимизируется время работы. Больше не нужно постоянно проверять сообщения и комментарии в социальных сетях или вручную настраивать рассылки. Все это можно сделать с Битрикс24 и сохранить историю коммуникации в системе.
Внедрение Цифрового профсоюза помогает организации увеличить лояльность. Ведь увеличивается скорость обработки обращений, скорость доставки контента и в целом организация начинает более свободно и эффективно пользоваться различными каналами.