Как провести инвентаризацию в магазине с терминалом сбора данных

Поставщик привез в магазин 1 000 товаров, за месяц было продано 500, и собственник бизнеса надеется, что по итогам торговли на складе осталось примерно столько же. Но в реальной жизни так не бывает. Сотрудники ошиблись при приемке — возникла пересортица. Часть товаров потерялась при размещении и хранении. Что-то испортилось, что-то бесследно пропало. В итоге фактический остаток не совпадает с цифрами из «товароучетки».

Инвентаризация помогает обнаружить расхождения и не допустить их в будущем. Сегодня мы расскажем, как максимально упростить и ускорить этот процесс, используя терминалы сбора данных.

Некоторые продавцы продолжают проводить инвентаризацию по бумажным описям. Сотрудники магазина тратят несколько дней, чтобы посчитать остатки. Мешают друг другу, двигают коробки и вручную заполняют описи. Потом нужно перенести все эти цифры в «товароучетку» или вбить в Excel. Это сильно тормозит процессы торговли. Усталость, невнимательность, спешка и другие факторы делают свое дело. Как правило, реальный остаток по результатам проведения инвентаризации не совпадает с информацией из учетной программы. Возникают недостачи и пересортица.

С помощью терминала сбора данных (ТСД) проводить инвентаризацию на небольшом складе и в рознице можно за пару–тройку часов, не останавливая другие процессы торговли.

ТСД — это ручной мини-компьютер с сенсорным экраном, встроенным 2D-сканером, емким аккумулятором, процессором, оперативной и flash-памятью. Работает только в паре со специальным приложением, например таким, как DataMobile.

Терминал помогает автоматизировать основные операции на складе и в магазине, где требуется учет по штрихкодам. ТСД используют для приемки новых партий, контроля списаний, сбора и отгрузки заказов. Во время проведения инвентаризации работник склада просто сканирует штрихкоды с товаров. А устройство автоматически выполняет сверку, показывает расхождения плановых и фактических цифр. Остается только выгрузить заполненный документ с ТСД в товароучетную программу.

Чтобы терминал сбора данных приносил пользу, нужно правильно его внедрить и организовать систему учета. Предлагаем пошаговую инструкцию, как это сделать в розничной торговле:

На завершающем этапе остается настроить обмен информацией (офлайн или онлайн), выгрузить номенклатуру из «товароучетки» на терминал, и можно приступать к проведению инвентаризации.

ПО DataMobile — это мобильный софт отечественной разработки для складского учета, розничной торговли и логистики. Совместим с любыми ТСД и планшетами на ОС Android. Без проблем интегрируется с «1С», «ДАЛИОН» и другими популярными программами учета.

Терминал сбора данных с приложением DataMobile превращается в настоящий мини-ПК, на котором можно:

Когда вы выгружаете информацию с ТСД, табличные части документов в «1С» заполняются автоматически. Вам не нужно вводить цифры вручную, а значит, вероятность ошибок сводится к нулю.

Если в розничном магазине есть сигареты, обувь, текстиль или «молочка», к приложению нужно подключить дополнительный программный модуль Маркировка. Он работает в одном интерфейсе с DataMobile, помогая вести торговлю и учет в рознице по правилам «Честного ЗНАКа».

С помощью софта можно полностью автоматизировать основные складские процессы: приемку, перемещения, сбор заказов, отгрузку и др. Но сегодня мы остановимся на инвентаризации и расскажем, как она проводится при помощи DataMobile.

Ревизия с DataMobile проводится двумя способами: по фактическому остатку или по заданию из «1С». Рассмотрим подробнее каждый вариант, начнем с первого.

После интеграции с DataMobile в товароучетной программе появляется дополнительный раздел — «АРМ диспетчера». Здесь вы будете создавать задания, отправлять их на ТСД и выгружать документы с терминала.

Перед началом работы нужно настроить шаблон инвентаризации. По нему в дальнейшем будут обрабатываться все документы учета, связанные с этим бизнес-процессом.

В шаблоне инвентаризации необходимо отметить галочкой «Разрешено создание документа на ТСД». Работа настраивается под конкретные задачи. Например, вы можете разрешить ввод нового товара прямо на терминале.

Теперь остается выгрузить настроенный шаблон на терминал сбора данных. Для этого перейдите на вкладку «Терминалы», выберите устройство из списка и нажмите кнопку «Выгрузить».

Теперь сотрудник магазина прямо на ТСД может создать документ инвентаризации по заданному шаблону. Для этого необходимо авторизоваться в приложении, перейти в раздел «Инвентаризация» и выбрать команду «Добавить новый».

Система предложит начать сканирование штрихкодов.

Пользователь ТСД начинает по очереди считывать этикетки со всех товаров на складе (или в торговом зале). Программа автоматически подсчитывает фактические остатки по каждой позиции и отображает их на экране терминала.

Если на полке 100 одинаковых продуктов, необязательно «пропикивать» их все. Можно ввести количество вручную.

Когда вы «прошлись» по всем товарам, можете завершить работу с документом и отправить его в программу учета. Для этого нажмите кнопку «Выгрузить».

Пользователь «1С» вносит документ в базу, и количество товаров автоматически обновляется по фактическому остатку.

Теперь представим, что нам нужно пересчитать не все товары в магазине, а только определенные продукты в одном отделе. Для частичной «ревизии» можно создать задание с конкретным списком позиций и выгрузить его на ТСД.

Для этого откройте вкладку «Документы», нажмите «Создать» и выберите готовую ведомость для пересчета товаров. Для выгрузки на терминал нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Чтобы работник розничного магазина не смог «подогнать» цифры под плановое значение, «ревизия» проводится без указания учетных остатков. Для этого откройте карточку обмена с ТСД и отметьте в настройках «Не отображать остатки».

Сотрудник магазина переходит в раздел «Инвентаризация» в приложении и открывает появившийся там новый документ. Дальше все стандартно. Нужно сканировать штрихкоды с товаров, которые есть в списке. А приложение будет показывать фактический и плановый (если это предусмотрено настройками) остаток. Прямо в процессе «ревизии» вы можете отследить расхождения. Если их нет, строка выделяется зеленым.

По завершении работы опись выгружается в «1С». Теперь в табличной части документа, кроме учетных значений, появится еще и фактический остаток.

Бухгалтеру остается оформить результаты «ревизии», оприходовать излишки и списать недостачи.

Мы подберем подходящий ТСД для склада и торговли, установим на него приложение, обучим сотрудников основным операциям в программе и настроим все процессы таким образом, чтобы максимально упростить работу и повысить точность учета.